Die Mail aus Florida ist da. Ihre LLC ist eingetragen, mit Dokumentnummer und Datum. Ein kleiner Moment zum Freuen. Und dann, ziemlich schnell, die Frage: Und jetzt?
Die meisten Anbieter, die Gründungen abwickeln, hören genau hier auf. Dabei fängt die eigentliche Arbeit erst an. Wer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz eine Florida LLC führt, muss nach der Gründung eine Handvoll Dinge in der richtigen Reihenfolge erledigen. Keines davon ist schwer. Aber wer eines vergisst, merkt es oft erst, wenn ein Brief mit einer Gebühr kommt.
Hier ist die Reihenfolge, wie wir sie sehen. Jeder Schritt verweist auf einen ausführlicheren Ratgeber. Und wie bei allem, was wir schreiben: allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Ein paar Begriffe, bevor es losgeht
- LLC: die amerikanische Gesellschaftsform, die Sie gegründet haben. Grob vergleichbar mit einer GmbH, steuerlich aber ganz anders behandelt.
- Sunbiz: das Online-Firmenregister des Bundesstaats Florida. Dort steht Ihre LLC, und dort reichen Sie später den Jahresbericht ein.
- IRS: die Bundessteuerbehörde der USA, quasi das US-Finanzamt.
- EIN: die Steuernummer Ihrer Firma beim IRS.
- Registered Agent: eine Person oder Firma in Florida, die für Ihre LLC offizielle Zustellungen annimmt, etwa eine Klage. Ohne Registered Agent gibt es keine LLC in Florida.
Schritt 1: Unterlagen sichern und den Eintrag prüfen
Laden Sie die Articles of Organization herunter, also die Gründungsurkunde Ihrer LLC, und legen Sie sie zusammen mit der Dokumentnummer ab. Sie werden beides öfter brauchen, als Sie denken.
Schauen Sie sich dann Ihren Eintrag auf Sunbiz an. Alles, was dort steht, kann jeder sehen: Hauptsitz, Postanschrift, Registered Agent, Manager. Sogar E-Mail-Adressen behandelt Florida als öffentlich, wie die Division of Corporations schreibt. Steht dort Ihre Privatadresse und Sie wollen das nicht, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, darüber nachzudenken. Was in welches Feld gehört, erklärt Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida.
Schritt 2: die EIN beantragen
Ohne EIN geht fast nichts. Keine Bank, kein Zahlungsanbieter, keine Steuererklärung. Sie beantragen sie mit dem Formular SS-4.
Gründer ohne Wohnsitz und ohne Hauptbüro in den USA können das nicht online erledigen. Es bleiben Telefon, Fax und Post, so steht es auf der EIN-Seite des IRS. Per Telefon geht es am schnellsten, per Fax dauert es etwa vier Werktage, per Post etwa vier Wochen.
Die wichtigste Entscheidung dabei ist die Postanschrift in Zeile 4a. Dorthin schickt der IRS das CP575, den Brief, der Ihre EIN bestätigt. Welche Adresse in welche Zeile gehört, steht Schritt für Schritt in SS-4 Formular: welche Adresse gehört wohin?
Prima Offices beantragt keine EIN für Sie. Das machen Sie selbst oder mit einem Steuerberater.
Schritt 3: eine Postanschrift, an der Post wirklich gelesen wird
Das ist der Schritt, den die meisten unterschätzen. Ihre LLC bekommt Post. Vom IRS, vom Bundesstaat Florida, manchmal von Banken. Die Frage ist nur, ob jemand sie liest.
Sie haben grob drei Möglichkeiten. Eine Adresse zu Hause ist erlaubt, aber Briefe aus den USA sind dann Wochen unterwegs. Ein Bekannter in den USA funktioniert, solange er da ist und Lust hat. Oder Sie nehmen eine Geschäftsadresse in den USA, an der jemand die Post annimmt und Ihnen zeigt. In Florida darf die Postanschrift einer LLC sogar ein Postfach sein. Eine Geschäftsadresse ist dafür also kein Problem. Mehr dazu in Kann ich ein virtuelles Büro als Adresse meiner LLC in Florida nutzen?
Entscheiden Sie sich für eine Geschäftsadresse, verlangt die US-Post vorher das PS Form 1583. Mit diesem Formular erlauben Sie einem Unternehmen, Post für Sie anzunehmen. Sie brauchen zwei Ausweisdokumente, und Ihre Unterschrift muss bestätigt werden, entweder per Video vom Postannahmedienst oder von einem Notar mit Zulassung in den USA. Ein Notar in Deutschland reicht nicht. Wie das genau geht, steht in USPS Form 1583 ausfüllen.
Und warum gerade die Briefe vom IRS so wichtig sind, erklärt IRS-Post im Ausland empfangen.
Schritt 4: den Registered Agent nicht vergessen
Ihren Registered Agent haben Sie bei der Gründung schon benannt. Er bleibt. Und er bleibt eine eigene Sache.
Das Gesetz verlangt in Abschnitt 605.0113 ein Büro in Florida unter einer Straßenadresse in Florida. Nach Abschnitt 48.091 muss es an Werktagen mindestens von 10 bis 12 Uhr besetzt sein. Ein virtuelles Büro, das Post annimmt, ist kein Registered Agent. Prima Offices bietet diesen Service nicht an. Sie brauchen also beides: einen Registered Agent für offizielle Zustellungen und eine Postanschrift für alles andere.
Prüfen Sie einmal im Jahr, ob Ihr Registered Agent noch bezahlt ist. Ein Agent, der wegfällt, ist ein Problem, das man nicht bemerkt, bis es zu spät ist.
Schritt 5: Bankkonto und Zahlungsanbieter
Mit der EIN in der Hand geht es zur Bank. Und hier gibt es die meisten Enttäuschungen.
Banken und Zahlungsanbieter wollen die Adresse, an der Ihr Geschäft tatsächlich stattfindet. Mercury etwa lehnt virtuelle Adressen als Firmenadresse ab, akzeptiert für Kunden im Ausland aber eine überprüfbare internationale Adresse. Wise nimmt eine Wohnadresse. Stripe will den physischen Ort Ihrer Geschäftstätigkeit und blockiert für einige Produkte Adressen von Postdiensten. Keine Adresse garantiert Ihnen ein Konto.
Unser Rat: Geben Sie dort die Adresse an, von der aus Sie wirklich arbeiten, auch wenn sie in Bremen oder Basel liegt. Die Details zu Mercury, Stripe, Wise, Shopify Payments, PayPal und Amazon stehen in US-Geschäftskonto der LLC: welche Adresse?
Schritt 6: Website und Impressum
Verkaufen Sie mit Ihrer LLC an Kunden in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, stellt sich schnell die Frage nach dem Impressum. Welche Adresse gehört da hinein? Die Antwort ist umstrittener, als man denkt. Wir haben sie in Impressum mit US-LLC: welche Adresse gehört hinein? aufgeschrieben, mit dem Hinweis, dass hier ein Anwalt in Ihrem Land das letzte Wort haben sollte.
Schritt 7: das Form 5472 auf dem Schirm haben
Gehört Ihre LLC nur Ihnen und leben Sie außerhalb der USA, muss die LLC jedes Jahr das Form 5472 beim IRS einreichen, zusammen mit einem vereinfachten Form 1120. Fällig ist es am Abgabetermin des Form 1120, bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also am 15. April. Elektronisch einreichen lässt es sich nicht, nur per Fax oder Post. Das steht in der Anleitung zum Form 5472.
Der Grund, warum wir das hier erwähnen, ist die Strafe. Laut IRS kostet ein versäumtes Formular $25.000 pro Jahr. Fehlt es 90 Tage nach einer Aufforderung des IRS immer noch, kommen pro 30 Tage weitere $25.000 dazu. Diese Aufforderung kommt per Post. Sie sehen, warum Schritt 3 so wichtig ist.
Wie Sie das Formular ausfüllen, ist eine Frage für einen CPA, einen in den USA zugelassenen Steuerberater. Und weil Sie in Deutschland, Österreich oder der Schweiz leben, gehört auch Ihr Steuerberater zu Hause an den Tisch.
Schritt 8: der Jahresbericht in Florida
Jede LLC in Florida reicht jedes Jahr einen Jahresbericht (Annual Report) bei Sunbiz ein. Auch wenn sich nichts geändert hat. Das geht online mit Kreditkarte, wie die Anleitung von Sunbiz erklärt.
- Wann: zwischen dem 1. Januar und dem 1. Mai.
- Was es kostet: $138,75, Stand Oktober 2026.
- Wenn Sie zu spät sind: Nach dem 1. Mai kommt eine Verspätungsgebühr von $400 dazu, die nicht erlassen werden kann. Daran erinnert der Secretary of State von Florida.
- Wenn gar nichts kommt: Liegt der Bericht bis zum dritten Freitag im September nicht vor, wird die LLC am vierten Freitag von Amts wegen aufgelöst. Eine Wiederherstellung ist möglich, kostet laut Sunbiz aber $100 plus $138,75 für jedes fehlende Jahr.
Der Jahresbericht ist übrigens der günstigste Moment, Hauptsitz oder Postanschrift zu ändern. Tragen Sie sich den 1. Januar am besten jetzt schon in den Kalender ein. Ehrlich, $400 für einen vergessenen Termin tun weh.
Was der Bericht abfragt und wie Sie ihn in fünf Minuten einreichen, steht in Florida LLC: Jahresbericht bis 1. Mai einreichen.
Und was ist mit dem BOI-Bericht?
Vielleicht haben Sie von der Meldung an FinCEN gelesen, der US-Behörde gegen Finanzkriminalität. Gemeint ist der sogenannte BOI-Bericht über die wirtschaftlich Berechtigten. Viele ältere Artikel sagen, jede LLC müsse ihn einreichen.
Das ist überholt. In den USA gegründete Gesellschaften sind seit März 2025 befreit, und eine endgültige Regel vom August 2026 hat das dauerhaft festgeschrieben. Melden müssen nur noch im Ausland gegründete Gesellschaften, die in einem US-Bundesstaat registriert sind. Ihre Florida LLC gehört nicht dazu.
Wenn sich etwas ändert
Umzug, neue Mitgründerin, andere Adresse. Denken Sie dann an zwei Stellen, die nichts voneinander wissen:
- Sunbiz: Hauptsitz und Postanschrift ändern Sie mit dem Jahresbericht oder mit einem geänderten Jahresbericht, der $50 kostet.
- IRS: neue Postanschrift, neuer Geschäftsort oder neue verantwortliche Person melden Sie mit dem Form 8822-B. Eine neue verantwortliche Person innerhalb von 60 Tagen.
Was Sie bei Sunbiz ändern, kommt beim IRS nicht von selbst an. Das vergessen viele.
Ihre Liste zum Abhaken
- Gründungsurkunde und Dokumentnummer ablegen, Sunbiz-Eintrag prüfen.
- EIN mit dem SS-4 beantragen, Postanschrift in Zeile 4a bewusst wählen.
- Eine Postanschrift einrichten, an der Post gelesen wird, und das Form 1583 erledigen.
- Registered Agent bezahlt halten.
- Bankkonto mit Ihrer echten Geschäftsadresse eröffnen.
- Impressum klären, wenn Sie an Kunden im deutschsprachigen Raum verkaufen.
- Form 5472 mit einem CPA besprechen.
- Jahresbericht zwischen 1. Januar und 1. Mai einreichen.
Wo Prima Offices ins Spiel kommt
Wir übernehmen einen dieser Schritte, und den richtig: die Post. Am 2125 Biscayne Boulevard in Miami nimmt unser Team Ihre Briefe an, fotografiert jeden Umschlag noch am Tag der Erfassung und scannt behördliche Post kostenlos. Ihre Adresse lautet „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer. Das Form 1583 erledigen Sie online, die Beglaubigung ist in jedem Tarif enthalten. Die Tarife Adresse, Business und Executive beginnen bei $39 im Monat, alle Details stehen auf der Preisseite. Wie die Adresse aussieht und wo sie liegt, zeigt die Seite zur Adresse.
Registered Agent, Gründung, Bankkonto, Steuern: Das alles machen wir nicht. Und wir sagen es lieber jetzt als später.