Datenschutzerklärung

Zusammenfassung

• Wir erheben, was wir brauchen, um unsere Leistungen zu erbringen, Ihre Identität so zu prüfen, wie der USPS es verlangt, und unser Geschäft zu führen.
• Wenn wir Ihre Post bearbeiten, sehen wir die Außenseite jeder Sendung und den Inhalt der Sendungen, die wir für Sie scannen sollen.
• Dienstleister wie Innbocks, Stripe, Cloudflare, Meta (WhatsApp) und Anthropic unterstützen uns und dürfen Ihre Daten nur nutzen, um Leistungen für uns zu erbringen.
• Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.
• Sie können Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Manche Unterlagen, etwa das USPS-Formular 1583, müssen wir gesetzlich aufbewahren.
• Fragen: legal@primaoffices.com

Wer wir sind

Prima Services LLC, eine Limited Liability Company nach dem Recht des Bundesstaats Florida, tätig unter dem Namen Prima Offices („Prima Offices“, „wir“, „uns“), 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137, ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich (der „Verantwortliche“). Diese Erklärung gilt, wenn Sie primaoffices.com besuchen, unsere Leistungen für virtuelles Büro, Post, Telefonnummer, Besprechungsräume und WhatsApp nutzen oder Kontakt mit uns aufnehmen. Diese Erklärung beschreibt, was wir mit Ihren Daten tun, und ist kein Vertrag, dem Sie zustimmen müssen.

Datenschutzkontakt: legal@primaoffices.com. Unser Datenschutzkontakt ist zugleich die für den Schutz personenbezogener Daten zuständige Person für Québec und unser Datenschutzbeauftragter („encarregado“) für Brasilien und antwortet auf Englisch, Spanisch und Portugiesisch.

Daten, die Sie uns geben

• Kontodaten: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefon- und WhatsApp-Nummer, Rechnungsadresse, bevorzugte Sprache und Anmeldedaten.
• Identitätsprüfung und USPS-Formular 1583: die Angaben, die das Formular für Sie und jeden Empfänger verlangt, sowie Kopien von zwei Ausweisdokumenten für jede unterzeichnende Person, etwa Reisepass, Führerschein oder Personalausweis. Außerdem erhalten wir den Nachweis über Ihre Online-Beglaubigung.
• Zahlungsdaten: Kartendaten erhebt unser Zahlungsdienstleister Stripe. Wir sehen nur eingeschränkte Angaben wie den Kartentyp und die letzten vier Ziffern, nicht die vollständige Kartennummer.
• Daten für Scheckeinreichungen: wenn Ihr Tarif die Einreichung von Schecks enthält, die Bank- und Kontodaten, die Sie uns für Einzahlungen nennen.
• Anweisungen und Nachrichten: Ihre Anweisungen zur Post, Ihre Einstellungen für die Anrufweiterleitung, Buchungen und alles, was Sie uns per E-Mail, WhatsApp, Telefon oder über Ihr Konto senden.
• Was erforderlich ist: Der USPS verlangt das Formular 1583 und die beiden Ausweisdokumente, bevor wir Post für Sie annehmen können. Ohne sie können wir den Postservice also nicht erbringen. Ihre Kontodaten brauchen wir, um Ihr Konto zu führen und Ihnen Rechnungen zu stellen. Alles andere ist freiwillig. Unser Anbieter für Online-Beglaubigungen zeichnet die Unterzeichnung per Video auf und bewahrt die Aufzeichnung auf, wie es das Notarrecht verlangt.

Daten, die wir bei der Erbringung der Leistungen erheben

• Angaben zur Post: Für jede Sendung erfassen und fotografieren wir die Außenseite, einschließlich Namen und Adressen von Absender und Empfänger, Poststempeln und Sendungsnummern.
• Inhalt der Post: Wenn Sie uns bitten, eine Sendung zu öffnen und zu scannen, erstellen wir ein Bild des Inhalts, der finanzielle, rechtliche, medizinische oder andere sensible Informationen enthalten kann. Diesen Inhalt nutzen wir nur, um Ihnen den gewünschten Scan bereitzustellen, und niemals für etwas anderes. Den Inhalt sehen wir auch, wenn wir eine beschädigte oder verdächtige Sendung prüfen müssen.
• WhatsApp-Unterhaltungen: Nachrichten, die Sie an unsere WhatsApp-Nummer senden, unsere Antworten und Ihr WhatsApp-Profilname.
• Anrufdaten: für Ihre Nummer in Miami die Nummern der Anrufer, Zeitpunkt und Dauer der Anrufe sowie Sprachnachrichten, die Anrufer hinterlassen.
• Besuche: Namen, Besuchszeiten und Buchungen, wenn Sie oder Ihre Gäste das Gebäude besuchen.
• Kontoaktivität: Aufträge zum Scannen, Weiterleiten oder Schreddern von Post, mit Datum und Uhrzeit.

Daten, die auf unserer Website erhoben werden

• Geräte- und Nutzungsdaten: Unser Hosting-Anbieter Cloudflare erhält technische Informationen wie IP-Adresse, Browser und aufgerufene Seiten, um die Website auszuliefern und zu schützen.
• Kampagnen-Tags: Wenn Sie über eine Anzeige oder einen markierten Link kommen, speichert die Website diese Tags (zum Beispiel UTM-Tags oder Klick-IDs von Google und Meta) im lokalen Speicher Ihres Browsers. So wissen wir, welche Kampagne Sie zu uns gebracht hat, und können die Tags an unsere Anmeldeseite übergeben.
• Einstellungen: Die Website merkt sich im lokalen Speicher, ob Sie den Sprachhinweis geschlossen haben, und Ihre Datenschutz-Entscheidung.
• Analyse und Werbung: Wir nutzen Google Analytics, das Meta-Pixel und Microsoft Clarity, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, welche Seiten und Anzeigen Besucher bringen und wie wir die Website verbessern können. Clarity zeichnet auf, wie Besucher scrollen und klicken, wobei Textfelder maskiert werden. Diese Tools verwenden Cookies und erhalten Ihre IP-Adresse, Angaben zu Gerät und Browser sowie die Seiten, die Sie besuchen, und die Schaltflächen, die Sie anklicken. Google und Meta können diese Informationen nutzen, um unsere Anzeigen zu messen und unsere Anzeigen Personen zu zeigen, die die Website besucht haben.
• Ihre Wahlmöglichkeiten: Wenn Sie sich außerhalb der Vereinigten Staaten befinden, wird keines dieser Tools geladen, bis Sie auf „Akzeptieren“ klicken. In den Vereinigten Staaten sind sie standardmäßig aktiv, und jeder kann sie ausschalten. Wenn Ihr Browser ein Global-Privacy-Control-Signal sendet, behandeln wir es wie „Ablehnen“. Jeder kann seine Entscheidung jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ unten auf jeder Seite ändern. Auch die Datenschutzeinstellungen Ihres Browsers und Werbeblocker wirken.
• Schrift und Karten: Unsere Schrift wird von unserer eigenen Website ausgeliefert. Die Karte auf unserer Adressseite wird erst dann von Google geladen, wenn Sie klicken, um sie anzuzeigen.

Unsere WhatsApp-Assistentin

Wenn Sie unserer WhatsApp-Nummer schreiben, kann Nina, unsere KI-Assistentin, antworten, und sie sagt Ihnen in ihrer ersten Nachricht, dass sie eine KI ist. Nina basiert auf Claude, einem Modell von Anthropic. Ihre Nachrichten und unsere Antworten werden an Anthropic übermittelt, um Antworten und kurze Zusammenfassungen für unser Team zu erzeugen, und Anthropic verarbeitet sie als unser Dienstleister. Nach seinen gewerblichen Bedingungen nutzt Anthropic sie nicht, um seine Modelle zu trainieren. Unterhaltungen werden in unseren Systemen bei Cloudflare gespeichert, und Mitglieder unseres Teams können sie lesen und selbst antworten. Wir löschen Unterhaltungen 12 Monate nach der letzten Nachricht. Senden Sie über WhatsApp keine Ausweisnummern, Passwörter, Kartennummern oder Bankdaten.

Wie wir Daten nutzen

• Um die Leistungen zu erbringen: Ihr Konto verwalten, Ihre Post nach Ihren Anweisungen bearbeiten, Anrufe weiterleiten, Nachrichten beantworten, Buchungen verwalten, Schecks einreichen und Unterlagen zum Adressnachweis bereitstellen.
• Um Vorgaben des USPS und gesetzliche Pflichten zu erfüllen: Identität prüfen, Unterlagen zum Formular 1583 aufbewahren, Sanktionslisten abgleichen und auf Anfragen des U.S. Postal Inspection Service und auf rechtmäßige behördliche oder gerichtliche Anordnungen reagieren.
• Um Ihnen Rechnungen zu stellen, einschließlich Verlängerungen, Erstattungen, fehlgeschlagener Zahlungen und Rückbuchungen.
• Um mit Ihnen zu kommunizieren: Benachrichtigungen zur Post, Service- und Abrechnungsnachrichten, Hinweise zu unseren Bedingungen oder dieser Erklärung und Antworten auf Ihre Fragen.
• Um Menschen und die Leistungen zu schützen: Betrug und Missbrauch verhindern, verdächtige Sendungen prüfen und unser Personal, unsere Kunden und das Gebäude schützen.
• Um die Website und die Leistungen zu verbessern und zu verstehen, welche Kampagnen uns Kunden bringen.
• Um für unsere Leistungen zu werben, soweit Sie zugestimmt haben oder das Gesetz es erlaubt. Sie können jederzeit widersprechen.
• Um unsere Rechte durchzusetzen, offene Beträge einzuziehen und Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

Rechtsgrundlagen

Wenn das Recht Ihres Landes von uns eine Rechtsgrundlage verlangt (zum Beispiel die DSGVO im Europäischen Wirtschaftsraum, die UK GDPR, das Schweizer Recht oder das brasilianische LGPD), stützen wir uns auf Folgendes:

• Vertrag: um Ihr Konto einzurichten, Sie zu prüfen, Ihre Post zu bearbeiten, Ihre Anrufe weiterzuleiten, Ihnen Rechnungen zu stellen und Ihnen Kontonachrichten zu senden. Die Prüfung und die Unterlagen zum Formular 1583 gehören dazu, weil die Regeln des U.S. Postal Service sie zur Voraussetzung für den Postservice machen, den Sie beauftragen.
• Berechtigte Interessen: um US-Gesetze einzuhalten, die für uns gelten (Regeln des USPS, Sanktionen, Steuern und rechtliche Verfahren), um Betrug und Missbrauch zu verhindern, um unser Gebäude und unsere Systeme zu schützen, um Personen zu antworten, die uns schreiben, um unsere Website und unsere Leistungen zu verbessern und um unseren Kunden E-Mails zu ähnlichen Leistungen zu senden (Sie können jederzeit widersprechen).
• Einwilligung: für Analyse- und Werbetools außerhalb der Vereinigten Staaten und für Werbung per SMS oder WhatsApp. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die bis dahin erfolgte Verarbeitung berührt.
• Rechtliche Verpflichtung: wenn ein Gesetz Ihres eigenen Landes etwas von uns verlangt (in Brasilien Artikel 7, II des LGPD).

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Wie wir Daten weitergeben

An Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, auf Grundlage von Verträgen, die ihre Nutzung der Daten beschränken:

• Innbocks, die Plattform, auf der Ihr Konto läuft, die Ihre Post erfasst und Scans, Ausweise und Unterlagen zum Formular 1583 speichert
• Stripe, zur Zahlungsabwicklung
• Cloudflare, um die Website zu hosten und zu schützen, E-Mails weiterzuleiten und WhatsApp-Unterhaltungen zu speichern
• Meta, um WhatsApp-Nachrichten zuzustellen
• Anthropic, um Antworten unserer WhatsApp-Assistentin zu erzeugen
• Google, Meta und Microsoft, für Website-Analyse und Anzeigenmessung wie oben beschrieben
• Unser Anbieter für Online-Beglaubigungen, unser Telefonanbieter und unser E-Mail-Anbieter
• Externe Berater wie Rechtsanwälte und Steuerberater, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind

USPS und Behörden: Wir stellen dem USPS Unterlagen zum Formular 1583 bereit, wie es seine Regeln verlangen, und arbeiten mit dem U.S. Postal Inspection Service zusammen. Wir geben Daten an Strafverfolgungsbehörden oder Gerichte weiter, wenn eine rechtmäßige Anordnung dies verlangt oder wenn wir in gutem Glauben annehmen, dass dies nötig ist, um Betrug zu verhindern oder die Sicherheit einer Person zu schützen. Der USPS nutzt die Angaben aus dem Formular 1583 nach seinen eigenen Regeln und dem Datenschutzhinweis, der auf dem Formular abgedruckt ist.

Auf Ihre Anweisung: an Zusteller, wenn Sie uns bitten, Post weiterzuleiten (einschließlich Zollangaben), an Ihre Bank, wenn Sie uns bitten, Schecks einzureichen, und an alle, denen wir in Ihrem Auftrag Dokumente senden sollen.

Unternehmensübertragungen: Wenn wir an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf unseres Geschäfts ganz oder teilweise beteiligt sind, können Daten im Rahmen dieser Transaktion übertragen werden, vorbehaltlich dieser Erklärung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Abgesehen von den oben beschriebenen Analyse- und Werbetools auf der Website geben wir sie nicht an Dritte für deren eigene Werbezwecke weiter.

Dienste Dritter auf der Website

Wenn Sie klicken, um die Karte auf unserer Adressseite anzuzeigen, lädt Google Maps sie. WhatsApp-Schaltflächen führen Sie zu WhatsApp. Diese Dienste erhalten dann Ihre IP-Adresse und können nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen eigene Cookies setzen.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• USPS-Formular 1583 und Ausweisdokumente: solange Ihr Service aktiv ist, und danach so lange, wie der USPS es verlangt und noch Ansprüche geltend gemacht werden könnten.
• Fotos und Scans der Post: solange Ihr Konto aktiv ist und bis zu 90 Tage nach dem Ende Ihres Service, damit Sie sie herunterladen können.
• Physische Post: wie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen beschrieben, in der Regel bis zu 30 Tage nach unserer Benachrichtigung.
• Konto-, Abrechnungs- und Scheckunterlagen: 7 Jahre nach dem Vorgang, für Steuer- und Buchhaltungszwecke.
• WhatsApp-Unterhaltungen, Sprachnachrichten und Anrufprotokolle: 12 Monate nach der letzten Nachricht bzw. dem letzten Anruf, danach werden sie gelöscht.
• Website-Analyse: bis zu 12 Monate.
• Sonstige Kommunikation mit uns: bis zu 3 Jahre nach dem Ende Ihres Service, oder länger, wenn dies für eine Streitigkeit nötig ist.

Wie wir Daten schützen

Wir treffen angemessene organisatorische, technische und physische Schutzmaßnahmen, darunter verschlüsselte Verbindungen, Zugriff nur für das Personal und die Dienstleister, die ihn brauchen, Aufbewahrung der physischen Post in einem gesicherten Bereich und sicheres Schreddern. Kein System ist vollkommen sicher. Wenn eine Datenpanne Ihre Daten betrifft, benachrichtigen wir Sie und die Behörden, wie es das Gesetz verlangt.

Nutzer außerhalb der USA

Wir haben unseren Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn Sie sich aus einem anderen Land anmelden oder uns schreiben, senden Sie Ihre Daten direkt an uns in den Vereinigten Staaten. Unsere wichtigsten Dienstleister verarbeiten sie ebenfalls in den Vereinigten Staaten und manchmal in anderen Ländern, auf Grundlage von Verträgen, die sie zum Schutz der Daten verpflichten. Die Datenschutzgesetze der Vereinigten Staaten können sich von denen Ihres Landes unterscheiden. Wenn das Recht Ihres Landes für Übermittlungen eine bestimmte Garantie verlangt, etwa in der Europäischen Union oder in Brasilien genehmigte Standardvertragsklauseln, setzen wir sie ein.

Ihre Wahlmöglichkeiten und Rechte

Unabhängig davon, wo Sie leben, können Sie Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen und Werbenachrichten jederzeit abbestellen (über den Abmeldelink, mit der Antwort STOP auf SMS oder mit einer Nachricht an uns per WhatsApp oder E-Mail). Schreiben Sie an legal@primaoffices.com, und zwar von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Wir prüfen Ihre Identität und antworten innerhalb von 30 Tagen oder früher, wo das Gesetz es verlangt. Manche Anfragen wirken sich auf die Leistungen aus. Zum Beispiel können wir ohne Unterlagen zum Formular 1583 keine Post für Sie annehmen, und wir bewahren auf, was wir gesetzlich aufbewahren müssen. Wenn Sie Ihre Rechte ausüben, werden Sie deshalb nicht anders behandelt.

Europäischer Wirtschaftsraum, Vereinigtes Königreich und Schweiz: Sie können außerdem die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, eine übertragbare Kopie Ihrer Daten anfordern, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen (und der Direktwerbung immer), Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren.

Brasilien: Nach dem LGPD (Gesetz Nr. 13.709/2018) können Sie die Bestätigung verlangen, dass wir Ihre Daten verarbeiten, außerdem Auskunft, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung nicht erforderlicher Daten, Datenübertragbarkeit sowie Informationen darüber, an wen wir sie weitergeben und dass Sie eine Einwilligung verweigern können. Sie können Ihre Einwilligung auch widerrufen. Auf eine Auskunftsanfrage antworten wir innerhalb von 15 Tagen vollständig. Sie können sich an unseren encarregado wenden (siehe „Wer wir sind“) und sich bei der ANPD beschweren.

Kanada und Québec: Sie können auf Ihre Daten zugreifen, sie berichtigen lassen und Ihre Einwilligung widerrufen und sich beim Office of the Privacy Commissioner of Canada oder, in Québec, bei der Commission d'accès à l'information beschweren.

Mexiko, Kolumbien, Argentinien und das übrige Lateinamerika: Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch (in Mexiko die „ARCO“-Rechte) ausüben, indem Sie an legal@primaoffices.com schreiben, und sich bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren.

US-Bundesstaaten: Wenn ein Datenschutzgesetz eines Bundesstaats auf uns anwendbar ist, gewähren wir die Rechte, die es vorsieht. Unsere Website behandelt ein Global-Privacy-Control-Signal als Widerspruch (Opt-out). Auf „Do Not Track“, das die meisten Browser nicht mehr senden, reagiert sie nicht.

Daten anderer Personen und Kinder

Wenn Sie uns Daten über andere Personen geben, etwa über weitere Empfänger in Ihrem Konto, bestätigen Sie, dass Sie dazu berechtigt sind und diese Personen über diese Erklärung informiert haben. Unsere Leistungen richten sich an Erwachsene und Unternehmen, und wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.

Änderungen und Sprache

Wir können diese Erklärung aktualisieren und veröffentlichen die neue Fassung mit einem neuen Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten per E-Mail. Diese Erklärung ist auf Englisch verfasst und wird in Übersetzungen bereitgestellt, darunter auf Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Italienisch und Deutsch. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen ist die englische Fassung maßgeblich, sofern das örtliche Recht nichts anderes vorschreibt.

Kontakt

Prima Services LLC, tätig unter dem Namen Prima Offices, 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137. legal@primaoffices.com