Política de privacidad

Resumen

• Recopilamos lo necesario para prestar nuestros servicios, verificar la identidad como exige el USPS y operar nuestro negocio.
• Gestionar su correo implica ver el exterior de cada pieza y el contenido de las que usted nos pide escanear.
• Proveedores como Innbocks, Stripe, Cloudflare, Meta (WhatsApp) y Anthropic nos ayudan y solo pueden usar su información para prestarnos servicios.
• No vendemos su información personal.
• Puede pedirnos acceder, corregir o eliminar su información. Algunos registros, como el Formulario 1583 del USPS, debemos conservarlos por ley.
• Preguntas: legal@primaoffices.com

Quiénes somos

Prima Services LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Florida que opera como Prima Offices ("Prima Offices" o "nosotros"), 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137. Esta política aplica cuando usted visita primaoffices.com, usa nuestros servicios de oficina virtual, correo, atención telefónica, salas y WhatsApp, o se comunica con nosotros. Forma parte de nuestros Términos de servicio.

Información que usted nos da

• Datos de la cuenta: nombre, nombre de la empresa, correo electrónico, teléfono y número de WhatsApp, dirección de facturación, idioma preferido y datos de acceso.
• Verificación de identidad y Formulario 1583 del USPS: la información que exige el formulario para usted y cada destinatario, y copias de dos identificaciones de cada persona que firma, como pasaporte, licencia de conducir o documento nacional de identidad. También recibimos el registro de su notarización en línea.
• Información de pago: los datos de la tarjeta los recopila nuestro procesador de pagos, Stripe. Vemos datos limitados, como el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos, no el número completo.
• Datos para depósito de cheques: si usa este servicio, los datos bancarios y de cuenta que nos indique para los depósitos.
• Instrucciones y mensajes: sus instrucciones sobre el correo, sus preferencias de atención telefónica, sus reservas y todo lo que nos envíe por correo electrónico, WhatsApp, teléfono o desde su cuenta.

Información que recopilamos al prestar los servicios

• Información del correo: de cada pieza registramos y fotografiamos el exterior, incluidos nombres y direcciones de remitente y destinatario, matasellos y números de seguimiento.
• Contenido del correo: cuando nos pide abrir y escanear una pieza, creamos una imagen de su contenido, que puede incluir información financiera, legal, médica u otra información sensible. También vemos el contenido cuando debemos revisar una pieza dañada o sospechosa.
• Conversaciones de WhatsApp: los mensajes que envía a nuestro número de WhatsApp, nuestras respuestas y su nombre de perfil de WhatsApp.
• Información de llamadas: en la atención telefónica, nombres y números de quienes llaman, horarios y los mensajes tomados.
• Visitas: nombres, horarios y reservas cuando usted o sus invitados visitan el edificio.
• Actividad de la cuenta: solicitudes para escanear, reenviar o destruir correo, con fecha y hora.

Información recopilada en nuestro sitio web

• Información del dispositivo y de uso: nuestro proveedor de alojamiento, Cloudflare, recibe información técnica como la dirección IP, el navegador y las páginas solicitadas, para entregar y proteger el sitio.
• Etiquetas de campañas: si llega desde un anuncio o un enlace etiquetado, el sitio guarda esas etiquetas (por ejemplo, etiquetas UTM o identificadores de clic de Google y Meta) en el almacenamiento local de su navegador, para saber qué campaña lo trajo y pasarlas a nuestra página de registro.
• Preferencias: el sitio recuerda en el almacenamiento local si cerró la sugerencia de idioma.
• Analítica: podemos usar PostHog para entender cómo se usa el sitio. No usamos píxeles publicitarios; si los agregamos, actualizaremos antes esta política.

Nuestro asistente de WhatsApp

Cuando escribe a nuestro número de WhatsApp, puede responderle un asistente de inteligencia artificial. Funciona con Claude, un modelo de Anthropic. Sus mensajes y nuestras respuestas se envían a Anthropic para generar las respuestas y se guardan en nuestros sistemas en Cloudflare. Los miembros de nuestro equipo pueden leer la conversación y responderle personalmente. No envíe números de identificación, contraseñas, números de tarjeta ni datos bancarios por WhatsApp.

Cómo usamos la información

• Para prestar los servicios: gestionar su cuenta, manejar su correo según sus instrucciones, atender llamadas y mensajes, gestionar reservas, depositar cheques y emitir comprobantes de dirección.
• Para cumplir con el USPS y la ley: verificar la identidad, conservar los registros del Formulario 1583, revisar listas de sanciones y responder al Servicio de Inspección Postal de EE. UU. y a procesos legales válidos.
• Para facturarle, incluidas renovaciones, reembolsos, pagos fallidos y contracargos.
• Para comunicarnos con usted: avisos de correo, mensajes de servicio y facturación, avisos sobre nuestros términos o esta política, y respuestas a sus preguntas.
• Para proteger a las personas y los servicios: prevenir fraudes y usos indebidos, revisar piezas sospechosas y proteger a nuestro personal, clientes y edificio.
• Para mejorar el sitio y los servicios, y entender qué campañas nos traen clientes.
• Para promocionar nuestros servicios cuando usted lo haya aceptado o la ley lo permita. Puede darse de baja en cualquier momento.
• Para hacer valer nuestros derechos, cobrar montos adeudados y presentar o defender reclamos legales.

Cómo compartimos la información

Con proveedores que procesan información por cuenta nuestra, bajo contratos que limitan su uso:

• Innbocks, la plataforma que opera su cuenta, registra su correo y guarda escaneos, identificaciones y registros del Formulario 1583
• Stripe, para procesar pagos
• Cloudflare, para alojar y proteger el sitio, reenviar correos electrónicos y guardar las conversaciones de WhatsApp
• Meta, para entregar los mensajes de WhatsApp
• Anthropic, para generar las respuestas de nuestro asistente de WhatsApp
• Nuestro proveedor de notarización en línea, nuestros proveedores de telefonía y atención de llamadas, y nuestro proveedor de correo electrónico
• Asesores profesionales, como abogados y contadores, con obligaciones de confidencialidad

USPS y autoridades: entregamos los registros del Formulario 1583 al USPS como exigen sus normas y cooperamos con el Servicio de Inspección Postal de EE. UU. Compartimos información con autoridades o tribunales cuando lo exige un proceso legal válido, o cuando creemos de buena fe que es necesario para prevenir un fraude o proteger la seguridad de alguien.

Según sus instrucciones: con transportistas cuando nos pide reenviar correo (incluida información aduanera), con su banco cuando nos pide depositar cheques y con quien nos pida enviar documentos.

Transferencias de negocio: si participamos en una fusión, adquisición o venta de todo o parte de nuestro negocio, la información puede transferirse como parte de esa operación, sujeta a esta política.

No vendemos información personal ni la compartimos con terceros para su propio marketing.

Servicios de terceros en el sitio

Google Fonts proporciona nuestra tipografía, Google Maps muestra el mapa de nuestra página de dirección y los botones de WhatsApp lo llevan a WhatsApp. Estos servicios reciben su dirección IP y pueden usar sus propias cookies según sus propias políticas de privacidad.

Cuánto tiempo conservamos la información

• Formulario 1583 del USPS e identificaciones: mientras su servicio esté activo y el tiempo que exija el USPS después.
• Fotos y escaneos del correo: mientras su cuenta esté activa y hasta 90 días después de que termine el servicio, para que pueda descargarlos.
• Correo físico: según nuestros Términos de servicio, en general hasta 30 días después de avisarle.
• Registros de cuenta, facturación y depósito de cheques: 7 años después de la operación, por razones fiscales y contables.
• Conversaciones de WhatsApp, mensajes y registros de llamadas: 12 meses.
• Analítica del sitio: hasta 12 meses.
• Otras comunicaciones con nosotros: hasta 3 años después de que termine su servicio, o más si es necesario por una disputa.

Cómo protegemos la información

Usamos medidas razonables administrativas, técnicas y físicas, como conexiones cifradas, acceso limitado al personal y los proveedores que lo necesitan, correo físico guardado en un área segura y destrucción segura de documentos. Ningún sistema es totalmente seguro. Si una filtración de datos afecta su información, le avisaremos a usted y a las autoridades como exija la ley.

Usuarios internacionales

Estamos en Estados Unidos y guardamos y procesamos la información en Estados Unidos y en otros países donde operan nuestros proveedores. Si usted está fuera de Estados Unidos, su información se transferirá a Estados Unidos, donde las leyes de protección de datos pueden ser distintas de las suyas. Cuando la ley lo exige, aplicamos garantías adecuadas para estas transferencias.

Sus opciones y derechos

Viva donde viva, puede pedirnos acceder, corregir o eliminar su información, y puede dejar de recibir mensajes promocionales en cualquier momento (enlace para darse de baja, responder STOP a los mensajes de texto, o avisarnos por WhatsApp o correo electrónico). Escriba a legal@primaoffices.com desde el correo de su cuenta. Verificaremos su identidad y responderemos en un plazo de 30 días. Algunas solicitudes pueden afectar los servicios; por ejemplo, no podemos recibir correo a su nombre sin los registros del Formulario 1583. No recibirá un trato distinto por ejercer sus derechos.

Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza: Prima Services LLC es el responsable del tratamiento. Nos basamos en el contrato, las obligaciones legales, el interés legítimo y, cuando corresponde, el consentimiento. También puede oponerse al tratamiento o limitarlo, solicitar la portabilidad y presentar una queja ante su autoridad de protección de datos.

Brasil: tiene los derechos de la LGPD (Ley n.º 13.709/2018), incluidos la confirmación del tratamiento, el acceso, la corrección, la anonimización o eliminación, la portabilidad, la información sobre con quién compartimos datos y el retiro del consentimiento. Puede presentar una queja ante la ANPD.

Canadá: puede acceder a su información, corregirla y retirar su consentimiento según la PIPEDA, y presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá.

Estados de EE. UU.: cuando una ley estatal de privacidad nos aplique, respetaremos los derechos que otorga.

Por ahora, nuestro sitio no responde a las señales "Do Not Track".

Información de otras personas y menores

Si nos da información de otras personas, como otros destinatarios de su cuenta, confirma que está autorizado y que les informó sobre esta política. Nuestros servicios son para adultos y empresas; no recopilamos a sabiendas información de menores de 18 años.

Cambios e idioma

Podemos actualizar esta política y publicaremos la nueva versión con una nueva fecha. Ante cambios importantes, avisaremos por correo electrónico a los titulares de cuenta al menos 30 días antes de que entren en vigor. Esta política está disponible en inglés, español y portugués; si las versiones difieren, prevalece la versión en inglés, salvo que la ley local exija otra cosa.

Contacto

Prima Services LLC, que opera como Prima Offices, 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137. legal@primaoffices.com