Politique de confidentialité

Résumé

• Nous collectons ce dont nous avons besoin pour fournir nos services, vérifier l'identité comme l'exige l'USPS et faire fonctionner notre activité.
• Gérer votre courrier signifie que nous voyons l'extérieur de chaque envoi, ainsi que le contenu des envois que vous nous demandez de numériser.
• Des prestataires tels qu'Innbocks, Stripe, Cloudflare, Meta (WhatsApp) et Anthropic nous aident, et ne peuvent utiliser vos informations que pour nous fournir leurs services.
• Nous ne vendons pas vos informations personnelles.
• Vous pouvez nous demander d'accéder à vos informations, de les corriger ou de les supprimer. Certains documents, comme le formulaire USPS 1583, doivent être conservés en vertu de la loi.
• Questions : legal@primaoffices.com

Qui nous sommes

Prima Services LLC, une société à responsabilité limitée (limited liability company) de Floride exerçant sous le nom de Prima Offices ("Prima Offices", "nous"), 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137, est responsable de vos informations personnelles (le "responsable du traitement"). Cette politique s'applique lorsque vous visitez primaoffices.com, utilisez nos services de bureau virtuel, de courrier, de numéro de téléphone, d'espaces de réunion et de WhatsApp, ou nous contactez. Elle explique ce que nous faisons de vos informations. Ce n'est pas un contrat que vous devez accepter.

Contact pour la confidentialité : legal@primaoffices.com. Notre contact pour la confidentialité est aussi notre personne responsable de la protection des renseignements personnels pour le Québec et notre délégué à la protection des données ("encarregado") pour le Brésil, et il répond en anglais, en espagnol et en portugais.

Les informations que vous nous fournissez

• Informations de compte : nom, nom de la société, e-mail, numéro de téléphone et de WhatsApp, adresse de facturation, langue préférée et identifiants de connexion.
• Vérification d'identité et formulaire USPS 1583 : les informations exigées par le formulaire pour vous et pour chaque destinataire, ainsi que des copies de deux pièces d'identité pour chaque signataire, par exemple un passeport, un permis de conduire ou une carte d'identité nationale. Nous recevons aussi le procès-verbal de votre notarisation en ligne.
• Informations de paiement : les données de carte sont collectées par notre prestataire de paiement, Stripe. Nous ne voyons que des informations limitées, comme le type de carte et les quatre derniers chiffres, et jamais le numéro complet.
• Informations pour les dépôts de chèques : si votre formule inclut les dépôts de chèques, les coordonnées bancaires que vous nous indiquez pour les dépôts.
• Instructions et messages : vos instructions concernant le courrier, vos réglages de renvoi d'appel, vos réservations et tout ce que vous nous envoyez par e-mail, WhatsApp, téléphone ou depuis votre compte.
• Ce qui est obligatoire : l'USPS exige le formulaire 1583 et les deux pièces d'identité avant que nous puissions recevoir du courrier pour vous, si bien que sans eux nous ne pouvons pas fournir le service de courrier. Les informations de votre compte sont nécessaires pour gérer votre compte et vous facturer. Tout le reste est facultatif. Notre prestataire de notarisation en ligne enregistre la signature par vidéo et conserve l'enregistrement comme l'exige la réglementation applicable aux notaires.

Les informations que nous collectons en fournissant les services

• Informations sur le courrier : pour chaque envoi, nous enregistrons et photographions l'extérieur, y compris les noms et adresses de l'expéditeur et du destinataire, les cachets de la poste et les numéros de suivi.
• Contenu du courrier : lorsque vous nous demandez d'ouvrir et de numériser un envoi, nous créons une image de son contenu, qui peut comporter des informations financières, juridiques, médicales ou d'autres informations sensibles. Nous n'utilisons ce contenu que pour vous fournir la numérisation demandée, et jamais à d'autres fins. Nous voyons aussi le contenu lorsque nous devons inspecter un envoi endommagé ou suspect.
• Conversations WhatsApp : les messages que vous envoyez à notre numéro WhatsApp, nos réponses et le nom de votre profil WhatsApp.
• Informations sur les appels : pour votre numéro à Miami, le numéro des appelants, l'heure et la durée des appels, et les messages vocaux laissés par les appelants.
• Visites : les noms, les heures de visite et les réservations lorsque vous ou vos invités venez dans l'immeuble.
• Activité du compte : les demandes de numérisation, de réexpédition ou de destruction du courrier, avec leur date et leur heure.

Les informations collectées sur notre site web

• Informations sur l'appareil et l'utilisation : notre hébergeur, Cloudflare, reçoit des informations techniques comme l'adresse IP, le navigateur et les pages demandées, afin de diffuser et de protéger le site.
• Balises de campagnes publicitaires : si vous arrivez depuis une publicité ou un lien balisé, le site enregistre ces balises (par exemple des balises UTM ou des identifiants de clic Google et Meta) dans le stockage local de votre navigateur, afin que nous sachions quelle campagne vous a amené et puissions les transmettre à notre page d'inscription.
• Préférences : le site retient dans le stockage local si vous avez fermé la suggestion de langue, ainsi que votre choix de confidentialité.
• Mesure d'audience et publicité : nous utilisons Google Analytics, le pixel Meta et Microsoft Clarity pour comprendre comment le site est utilisé, quelles pages et quelles publicités attirent des visiteurs, et comment améliorer le site. Clarity enregistre la façon dont les visiteurs font défiler les pages et cliquent, en masquant les champs de texte. Ces outils utilisent des cookies et reçoivent votre adresse IP, des informations sur votre appareil et votre navigateur, ainsi que les pages que vous consultez et les boutons sur lesquels vous cliquez. Google et Meta peuvent utiliser ces informations pour mesurer nos publicités et pour montrer nos publicités aux personnes qui ont visité le site.
• Vos choix : si vous êtes en dehors des États-Unis, aucun de ces outils ne se charge tant que vous n'avez pas cliqué sur "Accepter". Aux États-Unis, ils sont activés par défaut, et chacun peut les désactiver. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control, nous le traitons comme un "Refuser". Chacun peut modifier son choix à tout moment avec "Choix de confidentialité" en bas de chaque page. Les paramètres de confidentialité de votre navigateur et les bloqueurs de publicité fonctionnent aussi.
• Polices et plan : notre police de caractères est servie depuis notre propre site. Le plan de notre page consacrée à l'adresse ne se charge depuis Google que lorsque vous cliquez pour l'afficher.

Notre assistant WhatsApp

Lorsque vous écrivez à notre numéro WhatsApp, Nina, notre assistante d'IA, peut vous répondre, et elle vous indique qu'elle est une IA dès son premier message. Elle fonctionne avec Claude, un modèle fourni par Anthropic. Vos messages et nos réponses sont envoyés à Anthropic pour générer les réponses et de courts résumés destinés à notre équipe, et Anthropic les traite en tant que prestataire pour notre compte. Conformément à ses conditions commerciales, Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Les conversations sont conservées dans nos systèmes chez Cloudflare, et les membres de notre équipe peuvent les lire et vous répondre personnellement. Nous supprimons les conversations 12 mois après le dernier message. N'envoyez pas de numéros d'identification, de mots de passe, de numéros de carte ni de coordonnées bancaires sur WhatsApp.

Comment nous utilisons les informations

• Pour fournir les services : gérer votre compte, traiter votre courrier selon vos instructions, renvoyer les appels, répondre aux messages, gérer les réservations, déposer les chèques et fournir les documents servant de justificatif d'adresse.
• Pour respecter les exigences de l'USPS et de la loi : vérifier l'identité, conserver les formulaires 1583, consulter les listes de sanctions et répondre au U.S. Postal Inspection Service ainsi qu'aux procédures judiciaires valables.
• Pour vous facturer, y compris les renouvellements, les remboursements, les paiements refusés et les rétrofacturations.
• Pour communiquer avec vous : notifications de courrier, messages concernant le service et la facturation, avis concernant nos conditions ou cette politique, et réponses à vos questions.
• Pour assurer la sécurité des personnes et des services : prévenir la fraude et les abus, inspecter les envois suspects et protéger notre personnel, nos clients et l'immeuble.
• Pour améliorer le site et les services, et comprendre quelles campagnes nous amènent des clients.
• Pour promouvoir nos services lorsque vous l'avez accepté ou que la loi le permet. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
• Pour faire valoir nos droits, recouvrer les sommes dues et établir ou défendre des droits en justice.

Bases juridiques

Lorsque la loi de votre pays exige que nous disposions d'une base juridique (par exemple le RGPD dans l'Espace économique européen, le RGPD du Royaume-Uni, le droit suisse ou la LGPD au Brésil), nous nous fondons sur les bases suivantes :

• Contrat : pour ouvrir votre compte, vérifier votre identité, traiter votre courrier, renvoyer vos appels, vous facturer et vous envoyer les messages relatifs à votre compte. La vérification et les formulaires 1583 en font partie, car les règles du service postal des États-Unis (U.S. Postal Service) en font une condition du service de courrier que vous demandez.
• Intérêts légitimes : pour respecter les lois américaines qui s'appliquent à nous (règles de l'USPS, sanctions, fiscalité et procédures judiciaires), prévenir la fraude et les abus, assurer la sécurité de notre immeuble et de nos systèmes, répondre aux personnes qui nous écrivent, améliorer notre site et nos services, et envoyer à nos clients des e-mails sur des services similaires (vous pouvez vous y opposer à tout moment).
• Consentement : pour les outils de mesure d'audience et de publicité en dehors des États-Unis, et pour le marketing par SMS ou WhatsApp. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause ce que nous avons fait auparavant.
• Obligation légale : lorsqu'une loi de votre propre pays nous impose une obligation (au Brésil, l'article 7, II, de la LGPD).

Nous ne prenons à votre sujet aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques ou des effets similaires importants.

Comment nous partageons les informations

Avec les prestataires qui traitent des informations pour notre compte, dans le cadre de contrats qui en limitent l'utilisation :

• Innbocks, la plateforme qui fait fonctionner votre compte, enregistre votre courrier et conserve les numérisations, les pièces d'identité et les formulaires 1583
• Stripe, pour traiter les paiements
• Cloudflare, pour héberger et protéger le site, transférer les e-mails et conserver les conversations WhatsApp
• Meta, pour acheminer les messages WhatsApp
• Anthropic, pour générer les réponses de notre assistant WhatsApp
• Google, Meta et Microsoft, pour la mesure d'audience du site et la mesure publicitaire, comme décrit ci-dessus
• Notre prestataire de notarisation en ligne, notre prestataire de téléphonie et notre prestataire de messagerie électronique
• Des conseillers professionnels, comme des avocats et des comptables, tenus à des obligations de confidentialité

USPS et autorités : nous fournissons les formulaires 1583 à l'USPS comme ses règles l'exigent et coopérons avec le U.S. Postal Inspection Service. Nous partageons des informations avec les forces de l'ordre ou les tribunaux lorsqu'une procédure judiciaire valable l'exige, ou lorsque nous estimons de bonne foi que c'est nécessaire pour prévenir une fraude ou protéger la sécurité d'une personne. L'USPS utilise les informations du formulaire 1583 selon ses propres règles et l'avis de confidentialité imprimé sur le formulaire.

Sur vos instructions : avec les transporteurs lorsque vous nous demandez de réexpédier du courrier (y compris les informations douanières), avec votre banque lorsque vous nous demandez de déposer des chèques, et avec toute personne à qui vous nous demandez d'envoyer des documents.

Transferts d'activité : si nous sommes concernés par une fusion, une acquisition ou la vente de tout ou partie de notre activité, les informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération, sous réserve de cette politique.

Nous ne vendons pas d'informations personnelles. En dehors des outils de mesure d'audience et de publicité décrits ci-dessus, nous ne les partageons pas avec des tiers pour leur propre marketing.

Services tiers sur le site

Si vous cliquez pour afficher le plan sur notre page consacrée à l'adresse, c'est Google Maps qui le charge. Les boutons WhatsApp vous mènent vers WhatsApp. Ces services reçoivent alors votre adresse IP et peuvent déposer leurs propres cookies, selon leurs propres politiques de confidentialité.

Combien de temps nous conservons les informations

• Formulaire USPS 1583 et pièces d'identité : tant que votre service est actif, puis aussi longtemps que l'USPS l'exige et qu'une réclamation peut encore être introduite.
• Photos et numérisations du courrier : tant que votre compte est actif et jusqu'à 90 jours après la fin de votre service, pour que vous puissiez les télécharger.
• Courrier physique : comme décrit dans nos Conditions générales de service, en général jusqu'à 30 jours après notre notification.
• Dossiers de compte, de facturation et de dépôts de chèques : 7 ans après l'opération, à des fins fiscales et comptables.
• Conversations WhatsApp, messages vocaux et journaux d'appels : 12 mois après le dernier message ou appel, puis ils sont supprimés.
• Mesure d'audience du site : jusqu'à 12 mois.
• Autres échanges avec nous : jusqu'à 3 ans après la fin de votre service, ou plus longtemps si nécessaire en cas de litige.

Comment nous protégeons les informations

Nous appliquons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables, notamment des connexions chiffrées, un accès limité au personnel et aux prestataires qui en ont besoin, la conservation du courrier physique dans une zone sécurisée et une destruction sécurisée. Aucun système n'est totalement sûr. Si une violation de données concerne vos informations, nous vous en informerons, ainsi que les autorités, comme la loi l'exige.

Utilisateurs internationaux

Nous sommes établis aux États-Unis. Lorsque vous vous inscrivez ou nous écrivez depuis un autre pays, vous nous envoyez directement vos informations aux États-Unis. Nos principaux prestataires les traitent aussi aux États-Unis, et parfois dans d'autres pays, dans le cadre de contrats qui les obligent à les protéger. Les lois sur la protection des données aux États-Unis peuvent différer de celles de votre pays. Lorsque la loi de votre pays exige une garantie particulière pour les transferts, comme les clauses contractuelles types approuvées dans l'Union européenne ou au Brésil, nous l'appliquons.

Vos choix et vos droits

Où que vous viviez, vous pouvez nous demander d'accéder à vos informations, de les corriger ou de les supprimer, et vous pouvez arrêter les messages marketing à tout moment (lien de désinscription, réponse STOP aux SMS, ou en nous le disant sur WhatsApp ou par e-mail). Écrivez à legal@primaoffices.com depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous vérifierons votre identité et répondrons dans un délai de 30 jours, ou plus tôt lorsque la loi l'exige. Certaines demandes ont une incidence sur les services. Par exemple, nous ne pouvons pas recevoir de courrier pour vous sans les formulaires 1583, et nous conservons ce que la loi nous oblige à conserver. Vous ne serez pas traité différemment parce que vous exercez vos droits.

Espace économique européen, Royaume-Uni et Suisse : vous pouvez aussi demander la limitation du traitement, demander une copie portable de vos données, vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes (et, dans tous les cas, à la prospection directe), retirer votre consentement à tout moment et introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données du pays où vous vivez ou travaillez.

Brésil : en vertu de la LGPD (loi n° 13.709/2018), vous pouvez demander la confirmation que nous traitons vos données, l'accès, la rectification, l'anonymisation, le blocage ou la suppression des données inutiles, la portabilité, des informations sur les personnes avec qui nous les partageons et sur la possibilité de refuser votre consentement, et vous pouvez retirer votre consentement. Nous apporterons une réponse complète à une demande d'accès dans un délai de 15 jours. Vous pouvez contacter notre encarregado (voir "Qui nous sommes") et introduire une réclamation auprès de l'ANPD.

Canada et Québec : vous pouvez accéder à vos informations, les corriger et retirer votre consentement, et porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information.

Mexique, Colombie, Argentine et reste de l'Amérique latine : vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition (au Mexique, les droits "ARCO") en écrivant à legal@primaoffices.com, et introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays.

États américains : lorsqu'une loi d'un État sur la protection de la vie privée s'applique à nous, nous respecterons les droits qu'elle prévoit. Notre site traite un signal Global Privacy Control comme une demande de désactivation (opt-out). Il ne répond pas aux signaux "Do Not Track", que la plupart des navigateurs n'envoient plus.

Informations concernant d'autres personnes et les mineurs

Si vous nous fournissez des informations sur d'autres personnes, comme d'autres destinataires de votre compte, vous confirmez que vous y êtes autorisé et que vous les avez informées de cette politique. Nos services s'adressent aux adultes et aux entreprises ; nous ne collectons pas sciemment d'informations auprès de personnes de moins de 18 ans.

Modifications et langue

Nous pouvons mettre à jour cette politique et publierons la nouvelle version avec une nouvelle date. En cas de modification importante, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Cette politique est rédigée en anglais et proposée en traduction, notamment en espagnol, en portugais, en français, en italien et en allemand. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise prévaut, sauf lorsque la loi locale en dispose autrement.

Nous contacter

Prima Services LLC, qui exerce sous le nom de Prima Offices, 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137. legal@primaoffices.com