Informativa sulla privacy

In sintesi

• Raccogliamo ciò che ci serve per fornire i nostri servizi, per verificare l'identità come richiesto dall'USPS e per gestire la nostra attività.
• Gestire la Sua posta significa che vediamo l'esterno di ogni articolo e il contenuto degli articoli che ci chiede di scansionare.
• Ci aiutano fornitori di servizi come Innbocks, Stripe, Cloudflare, Meta (WhatsApp) e Anthropic, che possono usare i Suoi dati solo per fornire servizi a noi.
• Non vendiamo i Suoi dati personali.
• Può chiederci di accedere ai Suoi dati, di correggerli o di cancellarli. Alcuni documenti, come il Modulo 1583 dell'USPS, siamo tenuti per legge a conservarli.
• Domande: legal@primaoffices.com

Chi siamo

Prima Services LLC, una società a responsabilità limitata della Florida che opera con il nome commerciale Prima Offices ("Prima Offices" o "noi"), 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137, è responsabile dei Suoi dati personali (il "titolare del trattamento"). Questa informativa si applica quando visita primaoffices.com, usa i nostri servizi di ufficio virtuale, posta, numero di telefono, spazi per riunioni e WhatsApp, o ci contatta. Spiega cosa facciamo con i Suoi dati. Non è un contratto che Lei debba accettare.

Contatto per la privacy: legal@primaoffices.com. Il nostro contatto per la privacy è anche la persona responsabile della protezione delle informazioni personali per il Québec e il nostro responsabile della protezione dei dati ("encarregado") per il Brasile, e risponde in inglese, spagnolo e portoghese.

Dati che ci fornisce

• Dati dell'account: nome, ragione sociale, email, numero di telefono e di WhatsApp, indirizzo di fatturazione, lingua preferita e dati di accesso.
• Verifica dell'identità e Modulo 1583 dell'USPS: le informazioni richieste dal modulo per Lei e per ogni destinatario, e le copie di due documenti d'identità per ogni persona che firma, come passaporto, patente di guida o carta d'identità nazionale. Riceviamo anche il verbale della Sua autenticazione notarile online.
• Dati di pagamento: i dati della carta sono raccolti dal nostro processore di pagamento, Stripe. Noi vediamo solo dati limitati, come il tipo di carta e le ultime quattro cifre, non il numero completo.
• Dati per il versamento degli assegni: se il Suo piano include il versamento degli assegni, i dati della banca e del conto che ci fornisce per i versamenti.
• Istruzioni e messaggi: le Sue istruzioni sulla posta, le Sue impostazioni per l'inoltro delle chiamate, le prenotazioni e tutto ciò che ci invia via email, WhatsApp, telefono o tramite il Suo account.
• Dati obbligatori: l'USPS richiede il Modulo 1583 e i due documenti d'identità prima che possiamo ricevere posta per Lei, quindi senza di essi non possiamo fornire il servizio di posta. I dati dell'account sono necessari per gestire il Suo account e fatturarLe i servizi. Tutto il resto è facoltativo. Il nostro fornitore di autenticazione notarile online registra la firma in video e ne conserva la registrazione come previsto dalla legge sul notariato.

Dati che raccogliamo nel fornire i servizi

• Dati sulla posta: per ogni articolo registriamo e fotografiamo l'esterno, compresi nomi e indirizzi di mittente e destinatario, timbri postali e numeri di tracciamento.
• Contenuto della posta: quando ci chiede di aprire e scansionare un articolo, creiamo un'immagine del suo contenuto, che può includere informazioni finanziarie, legali, mediche o altre informazioni sensibili. Usiamo quel contenuto solo per fornirLe la scansione che ha richiesto, e mai per altro. Vediamo il contenuto anche quando dobbiamo ispezionare un articolo danneggiato o sospetto.
• Conversazioni su WhatsApp: i messaggi che invia al nostro numero WhatsApp, le nostre risposte e il nome del Suo profilo WhatsApp.
• Dati sulle chiamate: per il Suo numero di Miami, i numeri di chi chiama, orari e durata delle chiamate, e i messaggi in segreteria lasciati da chi chiama.
• Visite: nomi, orari delle visite e prenotazioni quando Lei o i Suoi ospiti visitano l'edificio.
• Attività dell'account: richieste di scansione, inoltro o distruzione della posta, con data e ora.

Dati raccolti sul nostro sito web

• Dati sul dispositivo e sull'utilizzo: il nostro fornitore di hosting, Cloudflare, riceve informazioni tecniche come indirizzo IP, browser e pagine richieste, per erogare e proteggere il sito web.
• Tag delle campagne pubblicitarie: se arriva da un annuncio o da un link con tag, il sito salva quei tag (per esempio i tag UTM o gli identificatori di clic di Google e Meta) nella memoria locale del Suo browser, così sappiamo quale campagna L'ha portata da noi e possiamo trasmetterli alla nostra pagina di iscrizione.
• Preferenze: il sito ricorda nella memoria locale se ha chiuso il suggerimento della lingua, e la Sua scelta sulla privacy.
• Analisi e pubblicità: usiamo Google Analytics, il Meta Pixel e Microsoft Clarity per capire come viene usato il sito, quali pagine e annunci portano visitatori e come migliorare il sito. Clarity registra come i visitatori scorrono e cliccano, con i campi di testo oscurati. Questi strumenti usano cookie e ricevono il Suo indirizzo IP, i dati del dispositivo e del browser, le pagine che visita e i pulsanti su cui clicca. Google e Meta possono usare queste informazioni per misurare i nostri annunci e per mostrarli a chi ha visitato il sito.
• Le Sue scelte: se si trova fuori dagli Stati Uniti, nessuno di questi strumenti viene caricato finché non fa clic su "Accetto". Negli Stati Uniti sono attivi per impostazione predefinita, e chiunque può disattivarli. Se il Suo browser invia un segnale Global Privacy Control, lo trattiamo come "Rifiuto". Chiunque può cambiare la propria scelta in qualsiasi momento con "Scelte sulla privacy" in fondo a ogni pagina. Funzionano anche le impostazioni sulla privacy del browser e i blocchi degli annunci.
• Caratteri e mappe: il nostro carattere tipografico viene fornito dal nostro stesso sito web. La mappa nella pagina del nostro indirizzo si carica da Google solo quando fa clic per mostrarla.

Il nostro assistente su WhatsApp

Quando scrive al nostro numero WhatsApp, può risponderLe Nina, la nostra assistente di intelligenza artificiale, che nel primo messaggio Le dice di essere un'intelligenza artificiale. Funziona con Claude, un modello fornito da Anthropic. I Suoi messaggi e le nostre risposte vengono inviati ad Anthropic per generare le risposte e brevi riepiloghi per il nostro team, e Anthropic li tratta in qualità di nostro fornitore di servizi. In base ai suoi termini commerciali, Anthropic non li usa per addestrare i propri modelli. Le conversazioni sono conservate nei nostri sistemi su Cloudflare, e i membri del nostro team possono leggerle e rispondere personalmente. Cancelliamo le conversazioni 12 mesi dopo l'ultimo messaggio. Non invii su WhatsApp numeri di documenti d'identità, password, numeri di carta o coordinate bancarie.

Come usiamo i dati

• Per fornire i servizi: gestire il Suo account, trattare la Sua posta secondo le Sue istruzioni, inoltrare le chiamate, rispondere ai messaggi, gestire le prenotazioni, versare assegni e fornire documenti come prova dell'indirizzo.
• Per rispettare i requisiti dell'USPS e di legge: verificare l'identità, conservare i Moduli 1583, controllare le liste delle sanzioni e rispondere all'U.S. Postal Inspection Service e a provvedimenti legali validi.
• Per fatturarLe i servizi, compresi rinnovi, rimborsi, pagamenti non riusciti e chargeback.
• Per comunicare con Lei: notifiche sulla posta, messaggi sul servizio e sulla fatturazione, avvisi sui nostri termini o su questa informativa, e risposte alle Sue domande.
• Per proteggere le persone e i servizi: prevenire frodi e abusi, ispezionare articoli sospetti e tutelare il nostro personale, i clienti e l'edificio.
• Per migliorare il sito web e i servizi, e capire quali campagne ci portano clienti.
• Per promuovere i nostri servizi quando Lei ha dato il consenso o la legge lo consente. Può opporsi in qualsiasi momento.
• Per far valere i nostri diritti, riscuotere gli importi dovuti e accertare o difendere diritti in sede giudiziaria.

Basi giuridiche

Quando la legge del Suo paese ci chiede di avere una base giuridica (per esempio il GDPR nello Spazio economico europeo, il GDPR del Regno Unito, la legge svizzera o la LGPD brasiliana), ci basiamo su queste:

• Contratto: per aprire il Suo account, verificare la Sua identità, gestire la Sua posta, inoltrare le Sue chiamate, fatturarLe i servizi e inviarLe messaggi sull'account. Ne fanno parte la verifica e i documenti del Modulo 1583, perché le norme del Servizio postale degli Stati Uniti ne fanno una condizione del servizio di posta che Lei richiede.
• Legittimo interesse: per rispettare le leggi degli Stati Uniti che si applicano a noi (norme dell'USPS, sanzioni, obblighi fiscali e provvedimenti legali), prevenire frodi e abusi, mantenere sicuri il nostro edificio e i nostri sistemi, rispondere a chi ci scrive, migliorare il sito web e i servizi e inviare email ai nostri clienti su servizi analoghi (può opporsi in qualsiasi momento).
• Consenso: per gli strumenti di analisi e pubblicità al di fuori degli Stati Uniti, e per il marketing via SMS o WhatsApp. Può revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare quanto fatto in precedenza.
• Obbligo legale: quando una legge del Suo paese ci impone qualcosa (in Brasile, articolo 7, II, della LGPD).

Non prendiamo decisioni che La riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o effetti analoghi significativi.

Come condividiamo i dati

Con fornitori di servizi che trattano i dati per nostro conto, in base a contratti che ne limitano l'uso:

• Innbocks, la piattaforma che gestisce il Suo account, registra la Sua posta e conserva scansioni, documenti d'identità e Moduli 1583
• Stripe, per elaborare i pagamenti
• Cloudflare, per ospitare e proteggere il sito web, inoltrare le email e conservare le conversazioni su WhatsApp
• Meta, per recapitare i messaggi WhatsApp
• Anthropic, per generare le risposte del nostro assistente su WhatsApp
• Google, Meta e Microsoft, per l'analisi del sito web e la misurazione degli annunci, come descritto sopra
• Il nostro fornitore di autenticazione notarile online, il fornitore del servizio telefonico e il fornitore di posta elettronica
• Consulenti professionali, come avvocati e commercialisti, vincolati da obblighi di riservatezza

USPS e autorità: forniamo i Moduli 1583 all'USPS come richiesto dalle sue norme e collaboriamo con l'U.S. Postal Inspection Service. Condividiamo i dati con le forze dell'ordine o con i tribunali quando lo richiede un provvedimento legale valido, o quando riteniamo in buona fede che sia necessario per prevenire una frode o proteggere la sicurezza di qualcuno. L'USPS usa le informazioni del Modulo 1583 in base alle proprie norme e all'informativa sulla privacy stampata sul modulo.

Su Sua indicazione: con i corrieri quando ci chiede di inoltrare la posta (comprese le informazioni doganali), con la Sua banca quando ci chiede di versare assegni e con chiunque ci chieda di inviare documenti.

Operazioni societarie: se siamo coinvolti in una fusione, un'acquisizione o una cessione di tutta o parte della nostra attività, i dati possono essere trasferiti nell'ambito di quell'operazione, nel rispetto di questa informativa.

Non vendiamo dati personali. A parte gli strumenti di analisi e pubblicità del sito descritti sopra, non li condividiamo con terzi per il loro marketing.

Servizi di terzi sul sito web

Se fa clic per mostrare la mappa nella pagina del nostro indirizzo, la carica Google Maps. I pulsanti WhatsApp La portano su WhatsApp. Questi servizi ricevono quindi il Suo indirizzo IP e possono impostare cookie propri in base alle proprie informative sulla privacy.

Per quanto tempo conserviamo i dati

• Modulo 1583 dell'USPS e documenti d'identità: finché il Suo servizio è attivo e, in seguito, per tutto il tempo richiesto dall'USPS e finché potrebbe ancora essere proposta una qualsiasi pretesa.
• Foto e scansioni della posta: finché il Suo account è attivo e fino a 90 giorni dopo la fine del servizio, così può scaricarle.
• Posta fisica: come descritto nei nostri Termini di servizio, in genere fino a 30 giorni dopo averLa avvisata.
• Documenti relativi ad account, fatturazione e versamento degli assegni: 7 anni dalla transazione, per finalità fiscali e contabili.
• Conversazioni su WhatsApp, messaggi in segreteria e registri delle chiamate: 12 mesi dopo l'ultimo messaggio o l'ultima chiamata, poi vengono cancellati.
• Analisi del sito web: fino a 12 mesi.
• Altre comunicazioni con noi: fino a 3 anni dopo la fine del servizio, o più a lungo se necessario per una controversia.

Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure di sicurezza amministrative, tecniche e fisiche ragionevoli, tra cui connessioni cifrate, accesso limitato al personale e ai fornitori che ne hanno bisogno, posta fisica custodita in un'area protetta e distruzione sicura dei documenti. Nessun sistema è completamente sicuro. Se una violazione dei dati riguarda i Suoi dati, informeremo Lei e le autorità come previsto dalla legge.

Utenti internazionali

Abbiamo sede negli Stati Uniti. Quando si iscrive o ci scrive da un altro paese, invia i Suoi dati direttamente a noi negli Stati Uniti. Anche i nostri principali fornitori li trattano negli Stati Uniti, e talvolta in altri paesi, in base a contratti che impongono loro di proteggerli. Le leggi sulla protezione dei dati degli Stati Uniti possono essere diverse da quelle del Suo paese. Quando la legge del Suo paese richiede una garanzia specifica per i trasferimenti, come le clausole contrattuali standard approvate nell'Unione europea o in Brasile, la utilizziamo.

Le Sue scelte e i Suoi diritti

Ovunque viva, può chiederci di accedere ai Suoi dati, di correggerli o di cancellarli, e può interrompere i messaggi promozionali in qualsiasi momento (link per annullare l'iscrizione, risposta STOP agli SMS, oppure comunicandocelo su WhatsApp o via email). Scriva a legal@primaoffices.com dall'indirizzo email del Suo account. Verificheremo la Sua identità e risponderemo entro 30 giorni, o prima se la legge lo richiede. Alcune richieste incidono sui servizi. Per esempio, non possiamo ricevere posta per Lei senza i Moduli 1583, e conserviamo ciò che la legge ci impone di conservare. Esercitare i Suoi diritti non comporterà alcun trattamento diverso nei Suoi confronti.

Spazio economico europeo, Regno Unito e Svizzera: può inoltre chiedere la limitazione del trattamento, chiedere una copia dei Suoi dati in formato portabile, opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (e sempre al marketing diretto), revocare il consenso in qualsiasi momento e proporre reclamo all'autorità di protezione dei dati del luogo in cui vive o lavora.

Brasile: ai sensi della LGPD (Legge n. 13.709/2018), può chiedere la conferma che trattiamo i Suoi dati, l'accesso, la rettifica, l'anonimizzazione, il blocco o la cancellazione dei dati non necessari, la portabilità, informazioni su con chi li condividiamo e sulla possibilità di negare il consenso, e può revocare il consenso. Daremo una risposta completa a una richiesta di accesso entro 15 giorni. Può contattare il nostro encarregado (vedi "Chi siamo") e proporre reclamo all'ANPD.

Canada e Québec: può accedere ai Suoi dati e correggerli e revocare il consenso, e proporre reclamo all'Office of the Privacy Commissioner of Canada o, in Québec, alla Commission d'accès à l'information.

Messico, Colombia, Argentina e resto dell'America Latina: può esercitare i Suoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione (in Messico, i diritti "ARCO") scrivendo a legal@primaoffices.com, e proporre reclamo all'autorità di protezione dei dati del Suo paese.

Stati degli USA: quando una legge statale sulla privacy si applica a noi, rispetteremo i diritti che prevede. Il nostro sito web tratta un segnale Global Privacy Control come una richiesta di opposizione (opt-out). Non risponde ai segnali "Do Not Track", che la maggior parte dei browser non invia più.

Dati di altre persone e minori

Se ci fornisce dati su altre persone, come altri destinatari del Suo account, conferma di esserne autorizzato e di averle informate di questa informativa. I nostri servizi sono destinati ad adulti e aziende; non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore ai 18 anni.

Modifiche e lingua

Possiamo aggiornare questa informativa e pubblicheremo la nuova versione con una nuova data. In caso di modifiche sostanziali, avviseremo via email i titolari di account almeno 30 giorni prima che entrino in vigore. Questa informativa è redatta in inglese e fornita in traduzione, anche in spagnolo, portoghese, francese, italiano e tedesco. Se le versioni differiscono, prevale la versione in inglese, salvo che la legge locale disponga diversamente.

Contatti

Prima Services LLC, che opera con il nome commerciale Prima Offices, 2125 Biscayne Blvd, Miami, FL 33137. legal@primaoffices.com