Die LLC ist gegründet, die Bestätigung aus Florida liegt in Ihrem E-Mail-Eingang, und die Bank fragt als Erstes nach der EIN. Also öffnen Sie das SS-4 Formular als PDF. Eine Seite, viele Kästchen, und gleich zwei Zeilen, die nach einer Adresse fragen. Welche Adresse gehört wohin? Und darf da überhaupt etwas aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz stehen?
Gehen wir das in Ruhe durch. Es sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Für alles, was über die Adressen hinausgeht, ist ein US-Steuerberater die richtige Adresse.
Ein paar Begriffe vorweg
Die LLC ist die amerikanische Gesellschaftsform, die Sie gegründet haben, grob vergleichbar mit einer GmbH.
Der IRS (Internal Revenue Service) ist die Bundessteuerbehörde der USA. Für Ihre LLC ist er so etwas wie das Finanzamt.
Die EIN (Employer Identification Number) ist die Steuernummer Ihrer Firma beim IRS. Trotz des Namens brauchen Sie sie auch ohne Angestellte. Banken und Zahlungsanbieter fragen danach, und der IRS ordnet damit alles zu, was Ihre Firma betrifft.
Das SS-4 ist das Antragsformular für die EIN. Sie finden es als PDF beim IRS, mit einer ausführlichen Anleitung dazu.
Ohne US-Steuernummer geht's nicht online
Viele Ratgeber zeigen einen bequemen Online-Antrag. Der ist für die meisten Gründer aus dem Ausland aber gesperrt. Haben Sie weder einen Wohnsitz noch ein Hauptbüro in den USA, können Sie den Online-Antrag nicht nutzen. So steht es auf der EIN-Seite des IRS.
Es bleiben drei Wege, alle mit dem SS-4 Formular:
- Telefon: +1 267 941 1099. Die Nummer ist nicht gebührenfrei und von Montag bis Freitag von 6 bis 23 Uhr Ostküstenzeit besetzt. In Mitteleuropa heißt das grob: ab Mittag bis in die frühen Morgenstunden. Wer anruft, muss berechtigt sein, die EIN entgegenzunehmen, und die Fragen zum Formular beantworten können. Legen Sie das ausgefüllte SS-4 also neben das Telefon.
- Fax: +1 304 707 9471 für Anträge von außerhalb der USA. Wenn Sie eine Faxnummer für die Antwort angeben, dauert es etwa vier Werktage.
- Post: an EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Rechnen Sie mit etwa vier Wochen.
Eine ITIN brauchen Sie für die EIN übrigens nicht. Die ITIN ist eine Steuernummer für Privatpersonen, die keine US-Sozialversicherungsnummer (SSN) bekommen können. Die EIN dagegen gehört der Firma.
Zeilen 4a und 4b: die Postanschrift
Hier tragen Sie ein, wohin der IRS Ihre Briefe schicken soll. Das Formular nennt das „Mailing address“ und lässt ausdrücklich eine Straße oder ein Postfach (P.O. Box) zu. Zeile 4a ist die Straße, Zeile 4b Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl.
Das ist die wichtigste Adresse auf dem ganzen Formular. Denn an diese Anschrift schickt der IRS das CP575. Das ist der Brief, der Ihnen die EIN schriftlich bestätigt, und Banken fragen gern danach. Den Originalbrief stellt der IRS nicht neu aus. Wer ihn verliert, bekommt später nur ein Ersatzschreiben, den Letter 147C, so erklärt es der IRS auf seiner Seite zum CP575.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Eine Adresse zu Hause. Das ist erlaubt. Schreiben Sie das Land dann vollständig aus, also nicht „DE“ oder „AT“. Der Nachteil liegt auf der Hand: Briefe aus den USA sind Wochen unterwegs.
- Eine Postanschrift in den USA. Mit einer Geschäftsadresse wie unserer stünde in Zeile 4a zum Beispiel „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #1234“ und in Zeile 4b „Miami, FL 33137“. Ihre echte Briefkastennummer ersetzt natürlich die 1234.
Ob eine Adresse mit „#“ oder „PMB“ (Private Mailbox, also ein privater Briefkasten bei einem Postannahmedienst) in Zeile 4a stehen darf, sagt der IRS in keinem Dokument, das wir gefunden haben. Wenn hier aber sogar ein Postfach erlaubt ist, passt nach unserem Verständnis auch eine Geschäftsadresse mit Briefkastennummer. Das ist unsere Lesart, keine Aussage des IRS.
Zeilen 5a und 5b: die Straßenadresse
Zeile 5a fragt nach der Straßenadresse, aber nur, wenn sie von der Postanschrift abweicht. Daneben steht in Klammern: „Don't enter a P.O. box“. Ein Postfach ist hier also ausgeschlossen.
Und hier wird es interessant. Ob eine Adresse mit Briefkastennummer als Straßenadresse gilt, klärt der IRS nicht. Wir wissen es nicht, und wir würden misstrauisch, wenn Ihnen jemand das Gegenteil mit großer Gewissheit verkauft.
Unsere Meinung: Tragen Sie in Zeile 5a ein, von wo aus Sie das Geschäft tatsächlich führen. Sitzen Sie mit Laptop und Kaffee in Ihrem Büro in Graz, dann ist das die ehrliche Antwort. Die Adresse in Miami steht dann in Zeile 4a, wo die Briefe hingehören. Diese Trennung kennen Sie vielleicht schon aus Florida, wo zwischen Hauptsitz und Postanschrift unterschieden wird. Mehr dazu steht in Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida.
Stimmen Straßenadresse und Postanschrift überein, bleibt Zeile 5 leer.
Zeilen 7a und 7b: die verantwortliche Person
Die „Responsible Party“ ist die Person, die die Firma letztlich kontrolliert. Das muss ein Mensch sein, keine andere Firma. In Zeile 7a steht ihr Name, in Zeile 7b ihre SSN, ITIN oder EIN.
Haben Sie weder eine SSN noch eine ITIN und können Sie auch keine bekommen, schreiben Sie in Zeile 7b laut der Anleitung zum SS-4 „foreign“ oder „N/A“. Das ist kein Trick, sondern genau der Weg, den der IRS für Gründer aus dem Ausland vorsieht.
Wechselt die verantwortliche Person später, müssen Sie das dem IRS innerhalb von 60 Tagen melden. So steht es auf der Seite zu Responsible Parties.
Ein Beispiel
Nehmen wir an, Jana aus Freiburg hat eine LLC in Florida gegründet. Sie arbeitet von ihrem Büro in Freiburg aus und hat eine Geschäftsadresse in Miami gebucht. So könnte ihr SS-4 aussehen:
- Zeile 4a und 4b: die Adresse in Miami mit ihrer Briefkastennummer.
- Zeile 5a und 5b: ihre Büroadresse in Freiburg, mit „Germany“ ausgeschrieben.
- Zeile 7a: ihr eigener Name.
- Zeile 7b: „foreign“, weil sie keine SSN und keine ITIN hat.
Dann ruft sie an einem Dienstag um 15 Uhr deutscher Zeit beim IRS an, liest die Angaben vor und notiert sich die EIN. Das CP575 kommt einige Zeit später per Post nach Miami. Dort wird der Umschlag fotografiert, und sie öffnet den Scan auf dem Handy.
Ob Janas Lösung auch Ihre ist, hängt davon ab, wo Sie tatsächlich arbeiten. Das Beispiel zeigt nur, wie die Felder zusammenspielen.
Was das SS-4 nicht ist
Das SS-4 fragt noch nach vielen anderen Dingen, etwa nach der Art der Gesellschaft und ihrer steuerlichen Einordnung. Das sind Fragen für einen CPA, einen in den USA zugelassenen Steuerberater, und gegebenenfalls für Ihren Steuerberater zu Hause. Prima Offices beantragt keine EIN für Sie und berät nicht zu Steuern.
Wenn sich die Adresse später ändert
Adressen bleiben nicht für immer. Melden Sie eine neue Postanschrift oder einen neuen Geschäftsort dem IRS mit dem Form 8822-B. Wie das funktioniert und warum es so wichtig ist, dass IRS-Briefe Sie erreichen, lesen Sie in IRS-Post im Ausland empfangen. Und die ganze Reihenfolge nach der Gründung, von der EIN bis zum Jahresbericht, finden Sie in Florida LLC nach der Gründung.
Wenn Sie eine Postanschrift in Miami für Zeile 4a suchen, finden Sie unsere Tarife ab $39 im Monat auf der Preisseite.