Nach der Messe liegen 40 Visitenkarten auf dem Schreibtisch. Drei Interessenten aus Ohio, Georgia und Texas haben schon nachgefragt, einer will ein Angebot bis Freitag. Und in der nächsten Geschäftsleitungssitzung fällt der Satz, den jeder Mittelständler kennt: „Sollten wir nicht eine Tochter in den USA gründen?“
Vielleicht. Aber vielleicht noch nicht jetzt. Eine eigene Gesellschaft in den USA bedeutet Gründung, Steuerberatung auf zwei Kontinenten, Buchhaltung, ein Bankkonto und jemanden, der sich kümmert. Das lohnt sich, wenn der Markt da ist. Ob er da ist, wissen die meisten Firmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu diesem Zeitpunkt aber schlicht noch nicht. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie mit einer Geschäftsadresse in den USA vorher testen können und wo diese Abkürzung endet. Wie immer gilt: allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Adresse, Niederlassung, Tochtergesellschaft: drei verschiedene Dinge
Im Gespräch geht das schnell durcheinander, deshalb vorweg.
Eine Tochtergesellschaft ist eine eigene Firma in den USA, die Ihrem Unternehmen gehört. Sie wird in einem bestimmten Bundesstaat gegründet, hat eigene Pflichten und eigene Steuern.
Eine Niederlassung ist ein Teil Ihres Unternehmens, der vor Ort tätig ist, mit eigenem Standort und meist eigenen Leuten. Was daraus rechtlich und steuerlich folgt, ist eine Frage für Ihren Anwalt und Ihren Steuerberater.
Eine Geschäftsadresse ist eine Straßenadresse, an der jemand Ihre Post annimmt und Ihnen zeigt. Mehr nicht. Bei uns lautet sie „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer, Miami, FL 33137.
Deshalb ganz deutlich: Eine Adresse in Miami ist keine Tochtergesellschaft und keine Niederlassung. Sie gründet nichts, sie meldet nichts an, und Ihre GmbH bleibt genau das, was sie ist. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft Ihnen ein Gefühl statt einer Leistung.
Was Sie mit einer US-Adresse testen können
Gerade weil die Adresse so wenig verändert, eignet sie sich gut für einen Test. Sie kostet wenig, Sie können sie jeden Monat kündigen, und Sie lernen trotzdem etwas Echtes.
Ob US-Einkäufer anders reagieren. Ein Einkäufer in Atlanta liest auf Ihrer Website eine Postleitzahl in Baden-Württemberg und denkt an Zoll, Zeitverschiebung und Ärger mit der Reklamation. Eine Adresse in Miami auf der Kontaktseite für US-Kunden, auf der Visitenkarte für die nächste Messe und in der E-Mail-Signatur senkt diese Schwelle ein Stück. Ob sie das bei Ihren Kunden tut, sehen Sie an den Anfragen.
Ob die Korrespondenz funktioniert. Angebote, Bestellungen, unterschriebene Verträge, Rechnungen von US-Lieferanten. Unser Team nimmt die Post im Gebäude an, fotografiert jeden Umschlag und stellt das Foto noch am Tag der Erfassung in Ihre App. Was Sie lesen müssen, scannen wir. Was Sie im Original brauchen, schicken wir Ihnen auf Anfrage weiter, nach Deutschland, Österreich oder in die Schweiz. Wie das im Einzelnen läuft, steht in Wie kommt meine Post aus Miami zu mir?
Wie Verträge aussehen. Vertragspartner bleibt Ihre GmbH mit ihrer Adresse zu Hause. Die Adresse in Miami steht daneben als Postanschrift für die USA. So merken Sie früh, ob US-Kunden mit einem deutschen, österreichischen oder Schweizer Vertragspartner leben können oder ob sie auf eine US-Firma bestehen. Das ist eine der wichtigsten Antworten, die Ihr Test liefern kann.
Wie bezahlt wird. Manche US-Kunden zahlen noch per Scheck. Den sehen Sie als Foto in der App und lassen ihn weiterleiten. Im Tarif Executive reichen wir bis zu 10 Schecks im Monat bei Ihrer Bank ein, allerdings nur auf ein US-Konto auf den Namen des Zahlungsempfängers. Ohne US-Konto bleibt also die Weiterleitung.
Kleine Sendungen. Im Tarif Business nehmen wir bis zu 5 Pakete im Monat an, etwa ein Musterteil, das ein Interessent zurückschickt, oder Unterlagen eines Partners. Im Tarif Business kommt auch eine Telefonnummer in Miami mit Anrufweiterleitung dazu. Und wer zum Kundentermin nach Florida fliegt, findet im Tarif Executive 4 Stunden Besprechungsraum im Monat im selben Gebäude.
Unser Rat: Legen Sie vor dem Start fest, was Sie messen wollen. Wie viele Anfragen kommen aus den USA, aus welchen Bundesstaaten, wie viele werden zu Aufträgen, und woran scheitern die anderen? Nach einigen Monaten haben Sie Zahlen statt Vermutungen. Das ist ehrlicher als jede Präsentation, die eine Tochtergesellschaft schönrechnet.
Was eine Adresse nicht testen kann
Lieferung und Service vor Ort. Wir sind kein Lager. Kein Warenbestand, kein Versand an Ihre Kunden, keine Ersatzteile im Regal. Wenn Ihre Kunden schnelle Lieferung aus den USA erwarten, brauchen Sie einen Logistikpartner, und genau das ist oft der Punkt, an dem eine Gesellschaft vor Ort sinnvoll wird.
Mitarbeiter in den USA. Eine Adresse stellt niemanden ein. Wer jemanden in den USA beschäftigen will, steht vor Fragen zu Arbeitsrecht, Steuern und Visa, die Sie mit Fachleuten klären.
Einen Registered Agent. Das ist eine Person oder Firma in einem Bundesstaat, die offizielle Zustellungen für eine US-Gesellschaft annimmt, etwa eine Klage. Jede US-Gesellschaft braucht einen. Diesen Service bieten wir nicht an.
Ein Bankkonto. Jede Bank und jeder Zahlungsanbieter hat eigene Regeln, und manche lehnen Adressen von Postannahmediensten als Firmenadresse ab. Was einzelne Anbieter selbst dazu schreiben, steht in US-Geschäftskonto der LLC: welche Adresse?
Einen Eintrag bei Google Maps. Die Adresse gehört auf Ihre Website und in Ihre Dokumente, nicht auf die Karte.
Und noch etwas, das gern übersehen wird: Zölle und Produktvorschriften hängen an der Ware, nicht an Ihrer Postanschrift. Eine Adresse in Miami ändert nichts daran, was an der Grenze passiert.
Wann der nächste Schritt fällig wird
Irgendwann zeigt Ihr Test, dass es ernst wird. Typische Zeichen: Große Kunden verlangen einen US-Vertragspartner. Sie wollen jemanden vor Ort einstellen. Ware soll aus einem Lager in den USA kommen. Oder Sie brauchen ein US-Bankkonto für die eigene Firma.
Dann ist die Zeit für Steuerberater und einen Anwalt mit US-Erfahrung gekommen. Marktdaten und Länderinformationen zu den USA sammelt Germany Trade & Invest, die Außenwirtschaftsagentur des Bundes. Und die Adresse? Die kann bleiben. Gründen Sie später eine LLC (die US-Gesellschaftsform, grob vergleichbar mit einer GmbH), dient dieselbe Adresse in Miami als Postanschrift für Behördenpost und den IRS, die US-Steuerbehörde. Wie das aussieht, zeigt Adresse für Ihre US-LLC. Ihre Briefköpfe müssen Sie dafür nicht neu drucken.
So starten Sie
- Tarif wählen. Adresse für $39, Business für $89 oder Executive für $199 im Monat, das sind die Preise von heute. Bei jährlicher Zahlung gibt es 2 Monate gratis, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, und monatlich kündigen Sie online. Alles auf der Preisseite.
- Online anmelden. Das dauert ein paar Minuten, Ihre Briefkastennummer bekommen Sie direkt nach der Zahlung.
- Formular 1583 erledigen. Die US-Post (USPS, der United States Postal Service) verlangt dieses kurze Formular, bevor jemand Post für Sie annehmen darf. Sie laden zwei Ausweisdokumente hoch und unterschreiben per Video bei einem Online-Notar, der in jedem Tarif enthalten ist. Details in USPS Form 1583 ausfüllen.
- Post empfangen. Ab der Freigabe sehen Sie jeden Umschlag als Foto in der App.
Was die Adresse sonst kann und was nicht, steht auf der Seite Geschäftsadresse in den USA für Ihr Unternehmen.