Wer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz eine US-LLC gründet, hört meistens zuerst den Namen eines Bundesstaats. Florida, weil man Miami kennt. Wyoming, weil es in Foren oft fällt. Delaware, weil große Konzerne dort sitzen. Über die Adresse denkt kaum jemand nach, bis das erste Formular sie verlangt. Und dann gleich mehrere.
Die gute Nachricht: Die Grundlogik ist in allen drei Staaten gleich. Es gibt eine Adresse für offizielle Zustellungen, eine für Post, einen Ort, von dem aus Sie wirklich arbeiten, und dann noch die Adressen, die IRS, Bank und Kunden sehen. Wer diese Rollen einmal auseinanderhält, füllt jedes Formular ruhiger aus.
Kurz vorweg: Die LLC (Limited Liability Company) ist die US-Gesellschaftsform, die viele Gründer aus dem Ausland wählen, grob vergleichbar mit einer GmbH. Was folgt, sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall ist ein Anwalt im Gründungsstaat die richtige Anlaufstelle.
Die vier Rollen einer Adresse
- Registered Agent: die Person oder Firma im Gründungsstaat, die offizielle Zustellungen für die LLC annimmt, etwa eine Klage. Ohne geht es nirgends.
- Postanschrift (Mailing Address): wohin der Bundesstaat schreibt.
- Hauptsitz (Principal Office): der Ort, von dem aus die LLC tatsächlich geführt wird.
- Die Bundesebene und der Alltag: die Postanschrift beim IRS, der US-Steuerbehörde, dazu die Adresse für Bank, Kunden, Website und Rechnungen.
Die ersten drei regelt der Bundesstaat. Die vierte nicht, und das ist der Teil, den viele vergessen.
Florida
Florida verlangt in den Articles of Organization, also der Gründungsurkunde, alle drei Adressen. So steht es in Abschnitt 605.0201 des LLC-Gesetzes. Und alle drei sind auf Sunbiz, dem Firmenregister des Bundesstaats, öffentlich einsehbar.
- Registered Agent: ein Büro in Florida unter einer Straßenadresse in Florida (Abschnitt 605.0113), an Werktagen mindestens von 10 bis 12 Uhr besetzt (Abschnitt 48.091).
- Postanschrift: darf laut Sunbiz sogar ein Postfach sein.
- Hauptsitz: muss eine Straßenadresse sein, darf aber außerhalb Floridas liegen. Ob eine Adresse mit Briefkastennummer dafür zählt, klärt keine offizielle Quelle, die wir gefunden haben.
Die ausführliche Version mit allen Feldern steht in Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida. Und warum wir beim Hauptsitz zur Vorsicht raten, erklärt Kann ich ein virtuelles Büro als Adresse meiner LLC in Florida nutzen?
Wyoming
Wyoming fragt im Formular für die Articles of Organization den Registered Agent, die Postanschrift und den Hauptsitz als getrennte Punkte ab. Beim Registered Agent sind die Hinweise des Secretary of State von Wyoming deutlich: Er braucht eine physische Adresse in Wyoming. Eine Abgabebox reicht nicht, und ein Postfach geht nur zusätzlich zu einer physischen Adresse.
Öffentlich ist auch hier einiges. Die Firmensuche von Wyoming zeigt zu einer Firma unter anderem Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent, und frühere Adressen erscheinen dort als Änderungen. Eine einmal eingetragene Wohnadresse kann also sichtbar bleiben, auch wenn Sie sie später ersetzen.
Ob Wyoming eine Adresse mit Briefkastennummer als Hauptsitz akzeptiert, klärt keine offizielle Quelle, die wir gefunden haben. Dieselbe Frage wie in Florida also, und dieselbe ehrliche Antwort: Tragen Sie ein, von wo aus Sie die Firma tatsächlich führen.
Delaware
Auch Delaware verlangt laut der Division of Corporations von jeder Firma einen Registered Agent mit einer physischen Büroadresse in Delaware. Das Büro muss zu normalen Geschäftszeiten geöffnet sein, um Zustellungen anzunehmen. Sitzt Ihre Firma nicht selbst in Delaware, brauchen Sie dafür jemanden vor Ort.
Die kostenlose Firmensuche von Delaware zeigt unter anderem Name und Adresse des Registered Agent und das Gründungsdatum. Und jedes Jahr fällt für eine LLC eine Steuer an den Bundesstaat an, laut den Hinweisen der Division heute $400, fällig am 1. Juni.
Wenn die LLC in Florida arbeitet
Hier stolpern manche. Eine LLC aus Wyoming oder Delaware, die tatsächlich in Florida Geschäfte betreibt, braucht dort eine eigene Registrierung, das Certificate of Authority nach Abschnitt 605.0902. Darin stehen wieder Hauptsitz, Postanschrift und ein Registered Agent in Florida. Die Gebühr liegt heute bei $125. Ohne diese Registrierung kann die LLC laut Abschnitt 605.0904 vor Gerichten in Florida nicht klagen, ihre Verträge bleiben aber gültig.
Was als Geschäftstätigkeit in Florida zählt, ist eine juristische Frage. Ein Bankkonto allein zählt nach dem Gesetz nicht dazu. Und eine Postanschrift in Miami macht aus Ihrer LLC auch nicht automatisch eine Firma, die in Florida arbeitet. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einen Anwalt in Florida.
Die Adresse für den IRS
Der IRS ist eine Bundesbehörde, ihm ist der Gründungsstaat egal. Bei der Beantragung der EIN, der Steuernummer Ihrer Firma, trennt das Formular SS-4 zwei Zeilen. Zeile 4a ist die Postanschrift, dort ist sogar ein Postfach oder eine Auslandsadresse erlaubt. Zeile 5a ist die Straßenadresse, falls sie abweicht, und dort ist ein Postfach ausgeschlossen.
An die Postanschrift schickt der IRS die Bestätigung Ihrer EIN, das Schreiben CP575. Das Original stellt er laut IRS nicht neu aus. Ein guter Grund, dass dieser Brief an einem Ort ankommt, an dem ihn jemand annimmt und Ihnen zeigt. Ändert sich die Adresse später, melden Sie das mit dem Formular 8822-B. Sunbiz oder die Behörde Ihres Gründungsstaats geben das nicht an den IRS weiter. Wie IRS-Post Sie im Ausland erreicht, steht in IRS-Post im Ausland empfangen.
Bank, Zahlungsanbieter, Impressum
Hier hilft eine Adresse in den USA am wenigsten, egal aus welchem Staat die LLC kommt. Mercury, ein Online-Bankdienst für Unternehmen, akzeptiert laut seinen Anforderungen an die Firmenadresse keine virtuellen Adressen als Firmenadresse, aber eine überprüfbare Adresse im Ausland. Wise schließt virtuelle Büros als Geschäftsadresse ebenfalls aus und nimmt eine Wohnadresse an, so steht es in den Hinweisen von Wise. Jede Bank und jede Plattform setzt eigene Regeln, fragen Sie dort zuerst. Mehr dazu in US-Geschäftskonto der LLC: welche Adresse?
Fürs Impressum Ihrer Website gilt: umstritten, ein Anwalt entscheidet. Die Sichtweisen für Deutschland, Österreich und die Schweiz stehen in Impressum mit US-LLC: welche Adresse gehört hinein?
Wo eine Adresse in Miami passt
Ehrlich gesagt an mehr Stellen, als viele denken, und an weniger, als manche versprechen. Sie passt als Postanschrift Ihrer Florida LLC, als Postanschrift beim IRS, auf Website, Rechnungen und Verträgen. Und zwar egal, ob Ihre LLC in Florida, Wyoming oder Delaware eingetragen ist. Sie passt nicht als Registered Agent, und beim Hauptsitz sollten Sie eintragen, was der Wirklichkeit entspricht.
Bei uns lautet sie „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer, Miami, FL 33137. Unser Team nimmt die Post im Gebäude an, und Sie sehen jeden Umschlag noch am Tag der Erfassung als Foto in der App. Bevor wir Post für Sie annehmen dürfen, verlangt die US-Post (USPS, der United States Postal Service) ein kurzes Formular, das PS Form 1583. Sie unterschreiben es per Video bei einem Online-Notar, in jedem Tarif enthalten. Die Tarife beginnen heute bei $39 im Monat. Wie das für Ihre LLC konkret aussieht, zeigt die Seite Adresse für Ihre US-LLC.