Irgendwo in den USA liegt ein Umschlag mit Ihrem Firmennamen darauf. Absender: Department of the Treasury, Internal Revenue Service. Vielleicht steht darin nur Ihre Steuernummer. Vielleicht eine Frist. Und Sie sitzen in Dresden und wissen nicht einmal, dass es diesen Brief gibt.
Genau das ist die Sorge vieler Gründer mit einer US-LLC, der amerikanischen Gesellschaftsform, die grob einer GmbH ähnelt. Darum geht es hier: wie Sie IRS-Post im Ausland empfangen, warum diese Briefe wichtiger sind als fast alles andere in Ihrem Briefkasten und was Sie tun, wenn sich Ihre Adresse ändert. Wie immer bei uns: allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.
Wer ist der IRS, und warum schreibt er Briefe?
Der IRS (Internal Revenue Service) ist die Bundessteuerbehörde der USA. Für Ihre LLC ist er das, was für Sie zu Hause das Finanzamt ist.
Und der IRS schreibt Briefe. Auf Papier. Er schickt sie an die Postanschrift, die er von Ihnen kennt. Das ist die Adresse aus Zeile 4a des SS-4 Formulars, mit dem Sie die EIN beantragt haben (die EIN ist die Steuernummer Ihrer Firma), oder die Adresse, die Sie ihm später mit dem Form 8822-B gemeldet haben. Wie Sie diese Zeilen ausfüllen, erklärt unser Ratgeber SS-4 Formular: welche Adresse gehört wohin?
Drei Arten von Briefen, auf die es ankommt
Das CP575. Das ist der Brief, mit dem der IRS Ihre EIN schriftlich bestätigt. Banken fragen oft genau nach diesem Schreiben. Der IRS stellt das Original nicht neu aus. Geht es verloren, bekommen Sie nur ein Ersatzschreiben, den Letter 147C. Seit Sommer 2026 lässt sich ein digitales CP575 außerdem im Business Tax Account herunterladen, dem Online-Konto für Firmen beim IRS, und Banken akzeptieren es laut IRS. Ob Sie als Gründer ohne US-Steuernummer Zugang zu diesem Konto bekommen, prüfen Sie am besten selbst. Darauf verlassen würden wir uns nicht. Mehr zum Brief selbst steht auf der Seite des IRS zum CP575.
Mitteilungen mit Fristen. Der IRS fragt nach, fordert Unterlagen an oder kündigt etwas an. Solche Briefe nennt man „Notices“. Viele davon setzen eine Frist. Und eine Frist ist nur dann fair, wenn der Brief rechtzeitig bei Ihnen ankommt.
Alles rund um das Form 5472. Hier wird es teuer. Gehört eine LLC mit nur einem Gesellschafter einer Person im Ausland, muss sie jedes Jahr das Form 5472 einreichen, zusammen mit einem vereinfachten Form 1120. Das steht in der Anleitung zum Form 5472. Wer das versäumt, riskiert laut IRS eine Strafe von $25.000 pro Formular und Jahr. Und wenn das Formular 90 Tage nach einer Aufforderung des IRS immer noch fehlt, kommen pro 30 Tage weitere $25.000 dazu, ohne Obergrenze.
Lesen Sie den letzten Satz ruhig zweimal. Diese Aufforderung kommt per Post. Liegt sie ungeöffnet in einem Briefkasten, den niemand leert, läuft die Uhr trotzdem. Wie Sie das Formular ausfüllen, ist eine Frage für einen CPA, einen in den USA zugelassenen Steuerberater. Wir sagen nur: Sorgen Sie dafür, dass der Brief Sie erreicht.
Was passiert, wenn ein Brief nicht ankommt
Meistens erst einmal gar nichts. Das ist ja das Tückische.
Ein Brief vom IRS an eine Adresse in Deutschland kann Wochen unterwegs sein. Manchmal kommt er gar nicht an. Und der IRS weiß nicht, dass Ihr Brief noch irgendwo zwischen zwei Sortierzentren liegt. Ob eine Behörde Verständnis dafür hat, dass ein Brief drei Wochen über den Atlantik gebraucht hat, würden wir nicht darauf ankommen lassen.
Noch schlimmer ist eine alte Adresse. Angenommen, Sie haben die EIN vor zwei Jahren mit der Adresse eines Bekannten in Orlando beantragt. Der Bekannte ist inzwischen umgezogen. Der IRS schreibt weiter an die alte Adresse, denn eine neue hat ihm niemand gemeldet.
Ihre Möglichkeiten, IRS-Post im Ausland zu empfangen
1. Eine Postanschrift zu Hause. Das ist erlaubt, wenn Sie im SS-4 das Land vollständig ausschreiben. Es kostet nichts extra. Aber Sie zahlen mit Zeit, und bei Fristen ist Zeit das Einzige, was zählt.
2. Freunde oder Verwandte in den USA. Funktioniert, solange die Person da ist, Ihre Post öffnet und Ihnen Bescheid gibt. Und solange sie nicht umzieht, verreist oder die Lust verliert. Für ein Unternehmen ist uns das zu wackelig.
3. Eine Geschäftsadresse in den USA mit Scanservice. Die Briefe kommen innerhalb der USA an, jemand nimmt sie in Empfang, und Sie sehen sie am Handy. So arbeiten wir bei Prima Offices am 2125 Biscayne Boulevard in Miami. Ihre Adresse lautet „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer. Unser Team fotografiert jeden Umschlag und stellt das Foto noch am Tag der Erfassung in Ihr Konto. Rechtliche und behördliche Post scannen wir kostenlos, also auch Briefe vom IRS.
Damit wir Post für Sie annehmen dürfen, verlangt die US-Post vorher ein Formular, das PS Form 1583. Bei uns erledigen Sie es online, die Beglaubigung ist in jedem Tarif enthalten. Wie das abläuft, steht in USPS Form 1583 ausfüllen.
Ehrlich gesagt: Eine Adresse allein löst nichts. Sie müssen dem IRS diese Adresse auch mitteilen. Und Sie müssen in Ihr Konto schauen, wenn eine Benachrichtigung kommt.
Die Adresse beim IRS ändern: das Form 8822-B
Mit dem Form 8822-B melden Sie dem IRS eine neue Postanschrift, einen neuen Geschäftsort oder eine neue verantwortliche Person, die „Responsible Party“. So gehen Sie vor:
- Laden Sie das Formular als PDF herunter. Online einreichen lässt es sich nicht.
- Tragen Sie die alte und die neue Adresse ein, dazu den Namen der Firma und die EIN.
- Unterschreiben Sie und schicken Sie es per Post. Wohin, hängt vom Bundesstaat der alten Adresse ab. Für Florida geht es laut IRS nach Ogden, UT 84201. Für Absender außerhalb der USA nennt das Formular ebenfalls Ogden. Prüfen Sie die aktuelle Anschrift vor dem Versand.
- Rechnen Sie mit vier bis sechs Wochen Bearbeitungszeit.
Eine neue verantwortliche Person müssen Sie innerhalb von 60 Tagen melden. Es gibt auch andere Wege, eine Adressänderung mitzuteilen: ein unterschriebenes Schreiben, ein Anruf oder ein persönlicher Termin mit Identitätsprüfung, oder die neue Adresse in der nächsten Steuererklärung. Das erklärt der IRS im Tax Topic 157. Wir finden das 8822-B trotzdem am saubersten, weil es genau für diesen Zweck gemacht ist.
Und ganz wichtig: Sunbiz, das Firmenregister von Florida, und der IRS reden nicht miteinander. Ändern Sie Ihre Adresse bei Sunbiz, erfährt der IRS davon nichts. Mehr dazu in Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida.
Unsere Empfehlung
Entscheiden Sie einmal bewusst, wo Ihre IRS-Post ankommen soll, und tragen Sie diese Adresse dann überall gleich ein. Im SS-4, bei späteren Änderungen im 8822-B und, wenn Sie wollen, als Postanschrift bei Sunbiz. Welche Schritte nach der Gründung sonst noch anstehen, zeigt unser Ratgeber Florida LLC nach der Gründung.
Wenn Sie für Ihre IRS-Post eine Adresse in Miami möchten, finden Sie die Tarife ab $39 im Monat auf unserer Preisseite.