Hay un miedo muy concreto que conoce cualquiera que maneja una LLC desde América Latina. Pasan los meses, no llega nada, y en algún momento usted se pregunta: ¿y si el gobierno de Estados Unidos me mandó una carta que nadie abrió? No es paranoia. Es una duda razonable, porque la agencia de impuestos de ese país se comunica sobre todo por correo en papel, a la dirección que usted le dio.
Recibir cartas del IRS viviendo fuera de EE. UU. no es complicado. Pero exige decidir bien adónde van y quién las abre. En esta guía le explicamos qué cartas importan, qué pasa si se pierde una y qué opciones tiene. Es información general, no asesoría tributaria. Para saber qué debe presentar su empresa, hable con un contador en Estados Unidos.
Qué es el IRS y adónde le escribe
El IRS (Internal Revenue Service) es la agencia federal de impuestos de Estados Unidos, el equivalente al SAT en México o a la DIAN en Colombia. Deba o no impuestos su LLC en Estados Unidos, el IRS la conoce desde el día en que usted pidió su EIN, el número que identifica a la empresa ante el gobierno federal.
El IRS le escribe a la dirección postal que tiene en sus registros. Para una LLC nueva, es la que usted puso en la línea 4a del Formulario SS-4, el formulario con el que pidió el EIN. Lo explicamos línea por línea en qué dirección poner en el formulario SS-4. Si después la cambió con el Formulario 8822-B (más abajo hablamos de él), es la nueva.
Y un punto que confunde a muchos. No es la dirección que aparece en Sunbiz, el registro de empresas del estado de Florida. El estado y el IRS llevan listas separadas. Cambiar una no cambia la otra.
Las cartas que no puede perder
La confirmación del EIN
La primera carta importante es el aviso CP575, que confirma el número de su empresa. El IRS la envía a la dirección postal del SS-4, y el original no se vuelve a emitir. Si se pierde, el IRS manda en su lugar otra carta, la 147C (IRS sobre el CP575). Desde el verano de 2026, quienes usan la cuenta en línea de empresas del IRS pueden descargar una versión digital (novedades del IRS). Pero no cuente con eso como plan principal.
Los avisos con fecha
Muchas cartas del IRS piden una respuesta o un pago antes de una fecha. En inglés las llaman "notices". El problema es obvio cuando usted vive lejos: la fecha no espera a que el sobre cruce el continente.
El Formulario 5472, para entender lo que está en juego
Si usted es extranjero y el único dueño de una LLC, seguramente alguien le habló del Formulario 5472. Es un informe anual que estas empresas presentan al IRS junto con una versión simplificada del Formulario 1120. Vence en la misma fecha que el 1120, el 15 de abril si su año fiscal es el año calendario, y se puede extender con el Formulario 7004. No se puede presentar por internet: va por fax o por correo (instrucciones del 5472).
La multa por no presentarlo es de $25,000 por formulario y por año. Y si el IRS le manda un aviso y el formulario sigue sin presentarse 90 días después, se suman otros $25,000 por cada 30 días de retraso, sin tope (multas del IRS).
Lea otra vez esa última parte. La multa sigue creciendo a partir de un aviso que llega en papel. Si ese aviso se queda en un buzón que nadie revisa, el reloj corre igual.
No le vamos a explicar cómo llenar el 5472. Eso es trabajo de su contador. Lo que queremos es que entienda por qué una carta perdida puede salir muy cara.
Qué pasa cuando una carta se pierde
Un caso hipotético. Valentina tiene una LLC de diseño y vive en Lima. Cuando pidió el EIN, puso su dirección limeña en el SS-4. Meses después, el IRS le envía un aviso con una fecha límite. El sobre viaja en avión, pasa por la aduana, llega al correo local y espera en la portería de su edificio. Cuando por fin lo abre, quedan pocos días. O ya no queda ninguno.
Nada de eso es culpa de Valentina. Pero explicar después que el correo internacional es lento no siempre alcanza.
Sus opciones, con pros y contras
- Su dirección en su país. El SS-4 la permite, con el nombre del país escrito completo. Es gratis y es su dirección real. Pero depende del correo internacional y de que alguien reciba el sobre.
- Un familiar o amigo en Estados Unidos. Funciona mientras esa persona viva ahí, abra el correo y le avise a tiempo. Con los años, esos arreglos se enfrían.
- La dirección de su contador, si él o ella la ofrece para eso. Pregúntele antes de ponerla.
- Una dirección comercial que escanea el correo. Es una dirección en Estados Unidos donde un equipo recibe sus cartas, le toma foto a cada sobre y, si usted lo pide, lo abre y escanea el contenido. Usted lo lee en el teléfono, desde donde esté.
Nuestra opinión, con el sesgo declarado: para cartas con fecha límite, la cuarta es la más predecible. Pero cualquiera funciona si alguien la revisa de verdad, todos los meses.
Cómo cambiar la dirección ante el IRS
Para cambiar la dirección se usa el Formulario 8822-B. Sirve para tres cosas: una nueva dirección postal, un nuevo lugar de negocios o una nueva persona responsable de la empresa (Formulario 8822-B). Si cambia la persona responsable, tiene 60 días para avisar (personas responsables).
Paso a paso, se ve así:
- Descarga el formulario de la página del IRS y lo llena con la dirección vieja y la nueva.
- Lo firma.
- Lo envía en papel, por correo. No encontramos una forma de presentarlo por internet. Si su dirección anterior estaba en Florida, va a Ogden, UT 84201. Si estaba fuera de Estados Unidos, la versión de 2019 del formulario también indicaba Ogden, pero confirme la dirección vigente en la página de envío del IRS.
- Espera. El IRS calcula entre 4 y 6 semanas para procesarlo.
Hay otras vías: una carta firmada con sus datos, una llamada o una visita en persona con verificación de identidad, o poner la dirección nueva en su próxima declaración (tema 157 del IRS). Nosotros preferimos el 8822-B porque deja una constancia clara.
Y no olvide Florida. Cambiar la dirección en el IRS no la cambia en Sunbiz. Explicamos cómo hacerlo en las tres direcciones de una LLC en Florida.
Dónde encaja Prima
Prima le da una dirección postal en Miami: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón. Nuestro equipo recibe sus cartas en el edificio, fotografía cada sobre y la foto aparece en su cuenta el mismo día en que se registra. El correo legal y del gobierno se escanea sin costo.
Para activarla, firma en línea el Formulario 1583 del USPS, la autorización que exige el correo de Estados Unidos para que una empresa reciba su correspondencia. Los planes empiezan en $39 al mes, y puede ver los detalles en precios. Si su LLC es nueva, revise también qué hacer después de abrir una LLC en Florida.