Abre el PDF, llega a la línea 4a y se queda mirando la pantalla. "Mailing address". Dos renglones más abajo, la 5a: "Street address (if different)". Su LLC existe desde hace una semana, usted vive en Caracas y no tiene claro cuál de sus direcciones va en cada línea. Ni si un error ahí le va a complicar la vida dentro de un mes.
Vale la pena detenerse, porque esa dirección es adonde llegará la carta con el número de su empresa. Aquí le explicamos qué dirección poner en el formulario SS-4, cómo lo pide alguien que no vive en Estados Unidos y qué hacer si después se muda. Es información general, no asesoría tributaria. Para decisiones de impuestos, hable con un contador en Estados Unidos.
Qué son el IRS, el EIN y el SS-4
El IRS (Internal Revenue Service) es la agencia de impuestos del gobierno federal de Estados Unidos. Es el equivalente al SAT en México o a la DIAN en Colombia.
El EIN (Employer Identification Number) es el número con el que el IRS identifica a su empresa. Piense en él como el RFC o el NIT de su LLC. Lo va a necesitar para abrir una cuenta bancaria, para cobrar y para casi cualquier trámite con el gobierno federal.
El SS-4 es el formulario con el que se pide ese número (formulario SS-4). Tiene una página y pide, entre otras cosas, dos direcciones.
Una aclaración que evita confusiones. El EIN no es el ITIN. El ITIN es un número de impuestos para personas que no pueden obtener un número de Seguro Social, y se pide con otro formulario, el W-7 (IRS sobre el ITIN). El EIN es para la empresa. No necesita un ITIN para pedir el EIN.
Línea 4a y 4b: la dirección postal
La línea 4a es la dirección postal, es decir, adonde el IRS le va a mandar cartas. El formulario acepta ahí una calle o un apartado postal (un P.O. box, una casilla en la oficina de correos). La línea 4b completa la ciudad, el estado y el código postal.
Puede ser una dirección fuera de Estados Unidos. El formulario lo permite, siempre que escriba el nombre del país completo, sin abreviaturas. Por ejemplo, "Venezuela" y no "VE".
Pero piense en el recorrido del sobre. Una carta del IRS hacia Maracaibo o Asunción depende del correo internacional y de que alguien la reciba en la puerta. Puede tardar. Puede perderse.
La otra opción es una dirección comercial en Estados Unidos que reciba y escanee el correo. Estas direcciones llevan el símbolo "#" o las letras "PMB" (Private Mailbox, buzón privado) seguidos de un número de buzón. No hemos encontrado ningún documento del IRS que diga si las acepta o no. Como la línea 4a acepta incluso un apartado postal, todo indica que una dirección así puede servir como dirección postal. Pero es una deducción nuestra, no una regla publicada.
Línea 5a y 5b: la dirección física, solo si es distinta
La línea 5a pide la dirección física del negocio, el lugar donde de verdad funciona, y solo si es distinta de la postal. El formulario es directo: "Don't enter a P.O. box". No ponga un apartado postal. La 5b repite ciudad, estado y código postal.
¿Puede ir aquí una dirección de oficina virtual? El IRS no lo dice. No encontramos ninguna indicación oficial en un sentido ni en el otro, y preferimos decírselo antes que adivinar.
Nuestra opinión: en la 5a ponga el lugar desde donde realmente dirige el negocio. Si trabaja desde su oficina en Guadalajara, esa es su dirección física. Y si la dirección postal y la física son la misma, deje la 5a en blanco.
Un ejemplo hipotético. Andrés hace consultoría de software desde Medellín. En la 4a pone su dirección comercial en Miami, para que la carta del EIN llegue a un equipo que la escanea. En la 5a pone su oficina en El Poblado, donde trabaja todos los días. Es una forma coherente de llenarlo, aunque cada caso tiene sus matices.
Línea 7a y 7b: la persona responsable
La línea 7a pide la "responsible party", la persona responsable. Es quien controla la empresa, y siempre tiene que ser una persona, no otra empresa. Si la LLC es suya, normalmente es usted.
La 7b pide el número de esa persona: su número de Seguro Social (SSN), su ITIN o un EIN. ¿Y si no tiene ninguno? Si usted es extranjero, no tiene SSN ni ITIN y no califica para obtenerlos, el IRS indica escribir "foreign" o "N/A" en esa línea (instrucciones del SS-4, personas responsables).
Cómo se pide si vive fuera: no hay formulario en línea
Esta parte sorprende a casi todos. Si su empresa no tiene residencia legal, lugar principal de negocios ni oficina principal en Estados Unidos, no puede usar la solicitud en línea del IRS (página del EIN). Le quedan tres caminos:
- Por teléfono, al 267-941-1099. No es una línea gratuita. Atienden de lunes a viernes, de 6 a. m. a 11 p. m., hora del Este de Estados Unidos (la hora de Miami). Quien llama debe estar autorizado para recibir el EIN y para responder las preguntas del formulario, así que tenga el SS-4 lleno al lado.
- Por fax, al 304-707-9471 si envía desde fuera de Estados Unidos. Si incluye un número de fax para la respuesta, tarda unos 4 días hábiles.
- Por correo, a EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Calcule unas 4 semanas.
Si se defiende en inglés al teléfono, esa es la vía más directa. Si no, el fax es un buen punto medio.
La carta que confirma el EIN: el CP575
Cuando el IRS le asigna el EIN, envía una carta llamada aviso CP575 a la dirección postal del SS-4 (IRS sobre el CP575). Es la prueba oficial de que su empresa tiene ese número, y bancos y plataformas suelen pedirla.
Guárdela bien. El original no se vuelve a emitir. Si la pierde, el IRS le envía en su lugar otra carta, la 147C. Desde el verano de 2026, quienes usan la Business Tax Account (la cuenta en línea de empresas del IRS) también pueden descargar una versión digital del CP575, que los bancos aceptan (novedades del IRS).
Por eso la línea 4a importa tanto.
Si cambia de dirección después
Para avisar al IRS de una nueva dirección postal, un nuevo lugar de negocios o una nueva persona responsable, se usa el Formulario 8822-B (Formulario 8822-B). El cambio de persona responsable hay que informarlo dentro de 60 días. Se envía en papel y el IRS calcula entre 4 y 6 semanas para procesarlo. Lo explicamos con calma en nuestra guía sobre cómo recibir cartas del IRS viviendo fuera de EE. UU.
Ojo, cambiarla en el IRS no la cambia en Florida. El estado lleva su propio registro, como explicamos en las tres direcciones de una LLC en Florida.
Dónde encaja Prima
Prima no tramita el EIN ni da asesoría de impuestos. Lo que sí le da es una dirección postal en Miami para la línea 4a: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón. Cuando llega la carta del IRS, nuestro equipo la recibe en el edificio, le toma una foto al sobre y usted la ve en la app. El correo legal y del gobierno se escanea sin costo.
Antes de usarla, necesita firmar el Formulario 1583 del USPS, la autorización que permite a una empresa recibir su correo, y se notariza en línea desde su país. Los planes empiezan en $39 al mes, y puede compararlos aquí. Si todavía está armando el orden de los trámites, empiece por qué hacer después de abrir una LLC en Florida.