Il modulo SS-4 sembra un questionario innocuo. Una pagina, righe numerate, qualche casella. Poi arriva alla riga 4a, poi alla 5a, e si accorge che Le chiedono due indirizzi diversi, con regole diverse. Quale indirizzo scrivere nel modulo SS-4, se la Sua LLC, la società americana, è in Florida e Lei vive a Milano? Da questa scelta dipende dove arriverà la lettera che conferma il Suo numero fiscale. Ed è una lettera che, come vedremo, non si può ristampare.
Prima, due parole per orientarsi. L'IRS è il fisco americano, l'equivalente della nostra Agenzia delle Entrate. L'EIN è il numero fiscale della società, un po' come la partita IVA per un'azienda italiana. E il modulo SS-4 è il modulo con cui si chiede l'EIN all'IRS.
Quello che segue è informazione generale su come è fatto il modulo, non consulenza fiscale. Per le scelte che toccano le tasse serve un consulente fiscale abilitato negli Stati Uniti.
Come si chiede l'EIN dall'estero
Forse ha letto che l'EIN si chiede online in pochi minuti. Per chi vive fuori dagli Stati Uniti, di solito, non è così. Se la società non ha una residenza legale, una sede principale o un ufficio principale negli Stati Uniti, la domanda online non è disponibile. Lo scrive la pagina dell'IRS sull'EIN. In pratica la porta online resta chiusa anche a chi non ha un SSN o un ITIN, i due numeri fiscali americani delle persone.
Restano tre strade, con i dati di ottobre 2026:
- Telefono: 267-941-1099, a pagamento, dal lunedì al venerdì dalle 6 alle 23 ora di New York. Chi chiama deve essere autorizzato a ricevere l'EIN e saper rispondere alle domande del modulo.
- Fax: 304-707-9471 dall'estero. Se indica un numero di fax per la risposta, ci vogliono circa 4 giorni lavorativi.
- Posta: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Circa quattro settimane.
In tutti e tre i casi, prima compila il modulo SS-4. E una cosa da togliersi subito dalla testa: per avere l'EIN non serve un ITIN. Lo spieghiamo più sotto, alla riga 7b.
L'indirizzo nel modulo SS-4: righe 4a e 4b
La riga 4a del modulo SS-4 è l'indirizzo postale, cioè dove l'IRS Le spedirà le lettere. Può essere una via con il numero civico oppure una casella postale (P.O. box, la casella che si affitta all'ufficio postale). La riga 4b contiene città, Stato e codice postale. Un indirizzo fuori dagli Stati Uniti è ammesso, e il nome del paese va scritto per intero: «Italy», non «IT».
Delle due righe, questa è quella che conta di più. Perché è lì che l'IRS spedisce la prima lettera importante, il CP575 (IRS). Il CP575 è la lettera ufficiale che conferma il Suo EIN. Banche e piattaforme di pagamento possono chiederglielo.
Ecco il problema: l'originale non viene riemesso. Se va perso, l'IRS manda al suo posto un'altra lettera, la Letter 147C, che conferma il numero. Da quest'estate, chi usa il Business Tax Account (l'area online dell'IRS per le imprese) può anche scaricare una copia digitale del CP575, che le banche accettano (IRS, novità 2026). Ma meglio non dover contare sui piani di riserva.
Quindi, cosa scrivere alla riga 4a? Le scelte sensate sono due.
Il Suo indirizzo in Italia. È legittimo. Ma il CP575, e tutta la posta dell'IRS che seguirà, attraverserà l'oceano con i tempi della posta internazionale.
Un indirizzo postale negli Stati Uniti. Per esempio quello di un servizio che riceve la posta per Lei, scritto con «#» o «PMB» e il numero della Sua casella. Visto che la riga 4a accetta perfino una casella postale, la struttura del modulo lascia pensare che vada bene anche un indirizzo così. Nessuna pagina dell'IRS che abbiamo trovato lo dice in modo esplicito, ed è giusto che Lei lo sappia. Il vantaggio è la velocità. La busta arriva a Miami, qualcuno la fotografa e Lei la vede sul telefono.
Righe 5a e 5b: l'indirizzo stradale, se è diverso
La riga 5a chiede l'indirizzo fisico dell'attività, se è diverso da quello postale. Il modulo aggiunge una nota secca: «Don't enter a P.O. box». Niente caselle postali. La riga 5b, come la 4b, è per città, Stato e codice postale.
Qui le cose sono meno chiare. Se un indirizzo con «#» o «PMB» valga come indirizzo stradale alla riga 5a, l'IRS non lo dice. E non lo diciamo nemmeno noi, perché non lo sappiamo.
Il nostro consiglio è più semplice e, crediamo, più solido. La riga 5a è il luogo da cui Lei lavora davvero. Se dirige la LLC dal Suo ufficio di Verona, l'indirizzo onesto è quello. Secondo noi conviene anche che sia coerente con quello che ha scritto su Sunbiz, il registro online delle società della Florida, dove si chiama principal office. Ne parliamo nella guida sui tre indirizzi della LLC in Florida.
Riga 7b: il responsible party, anche senza ITIN
Il responsible party è la persona che controlla davvero la società, di solito il socio unico. Deve essere una persona fisica, non un'altra società (istruzioni del modulo SS-4). Alla riga 7b va il suo numero fiscale americano.
E se non ce l'ha? Se è straniero, non ha né SSN né ITIN e non ha i requisiti per ottenerli, alla riga 7b scrive semplicemente «foreign» oppure «N/A». Non deve chiedere un ITIN per l'occasione.
L'ITIN è un numero fiscale per le persone che hanno un motivo fiscale negli Stati Uniti ma non possono avere un SSN. Di solito si chiede con il modulo W-7, insieme a una dichiarazione dei redditi (IRS). L'EIN invece identifica la società. Sono due cose diverse, e confonderle fa perdere settimane.
Un esempio, per vedere tutto insieme
Mettiamo che Lucia abbia una LLC in Florida per vendere consulenze a clienti americani, e la gestisca dal suo studio di Firenze. Ha anche un indirizzo postale a Miami. Potrebbe compilare così:
- righe 4a e 4b: l'indirizzo di Miami con il numero di casella, per ricevere il CP575 e le lettere successive
- righe 5a e 5b: il suo studio di Firenze, da cui lavora davvero
- riga 7b: «foreign», perché non ha né SSN né ITIN
Poi chiama il numero internazionale con il modulo davanti e risponde alle domande. Non è l'unica compilazione possibile, e non è una raccomandazione per il Suo caso. Serve solo a vedere come le righe si parlano.
E se l'indirizzo cambia
Succede. Un trasloco, un nuovo servizio di posta, un nuovo socio. All'IRS lo comunica con il Form 8822-B, il modulo per i cambi di indirizzo e di responsible party delle imprese. Un nuovo responsible party va comunicato entro 60 giorni. Il modulo è solo cartaceo, e l'IRS indica da 4 a 6 settimane per registrarlo. Trova tutti i dettagli nella guida su come ricevere posta dell'IRS dall'estero.
Dove si inserisce Prima Offices
Prima Offices non chiede l'EIN per Lei e non fa consulenza fiscale. Quello che facciamo è ricevere la posta al 2125 di Biscayne Boulevard, a Miami, fotografare ogni busta e pubblicarla nel Suo account il giorno in cui la registriamo. La scansione della posta delle autorità pubbliche, IRS compreso, è gratuita. Come si scrive l'indirizzo lo vede nella pagina dell'indirizzo a Miami, e i piani, da $39 al mese, nella pagina dei prezzi. Se ha appena costituito la LLC, la guida su cosa fare dopo aver aperto una LLC in Florida mette l'EIN al suo posto nella sequenza.