Il primo cliente americano arriva quasi sempre per caso. Un post su LinkedIn, un collega che Le passa un contatto, una startup di Austin che ha visto il Suo portfolio. La call va bene, il budget c'è. Poi arriva l'email dell'ufficio acquisti con un link al «vendor portal», e lì le domande si fanno strane: «US business address», «Tax ID», «W-9 or W-8». E Lei, dal Suo studio di Bologna o di Bari, si chiede se per lavorare con loro debba avere qualcosa negli Stati Uniti.
La risposta onesta, anche se vendiamo indirizzi a Miami, è che spesso no. Moltissimi freelance italiani lavorano per clienti americani con la sola partita IVA, fatturando dall'Italia. Un indirizzo negli Stati Uniti aiuta in alcune situazioni precise, e vale la pena riconoscerle.
Quello che segue è informazione generale, non consulenza fiscale o legale. Per tutto quello che riguarda le tasse, ne parli con il Suo commercialista. Se lavora dalla Svizzera italiana, con il Suo fiduciario.
Quando un indirizzo negli USA non serve
Il caso più comune è questo. Lei fattura dall'Italia, con la Sua partita IVA e il Suo indirizzo italiano. Il cliente paga con un bonifico internazionale o tramite una piattaforma. Contratti e documenti viaggiano per email e si firmano online. Qui un indirizzo americano non aggiunge niente che il cliente stia davvero aspettando.
E quel «Tax ID» che compare nel portale? Per un professionista che non è americano, di solito la risposta è un modulo, non un numero. Il cliente Le chiede il W-8BEN, un modulo dell'IRS, il fisco federale americano, con cui Lei dichiara di essere una persona straniera. Se invece fattura come SRL, il modulo è il W-8BEN-E, la versione per le società (IRS).
Tre cose utili da sapere sul W-8BEN:
- Si consegna al cliente che La paga, non all'IRS. Lo compila, lo firma e lo carica nel portale o lo manda per email.
- Chiede il Suo numero fiscale del paese in cui risiede, per chi vive in Italia di solito il codice fiscale (istruzioni del W-8BEN).
- Se non lo consegna, il cliente può trattenere una parte del pagamento, fino al 30%, e versarla al fisco americano (IRS). Ecco perché gli uffici acquisti insistono.
E il W-9? È il modulo per le persone e le società americane (IRS). Se il portale Le propone il W-9 per default, non lo compili solo perché è il primo della lista. Se ha dubbi su quale modulo Le spetti, lo chieda al commercialista prima di firmare.
Il W-8BEN e l'indirizzo: una cosa da non sbagliare
Nel W-8BEN, alla riga 3, va il Suo indirizzo di residenza permanente, e il modulo esclude esplicitamente caselle postali e indirizzi «presso» altri (modulo W-8BEN). Quindi lì va la Sua casa o il Suo studio in Italia, non un indirizzo di Miami. Lo diciamo chiaramente perché è l'errore che vorremmo evitarLe: un indirizzo americano serve come recapito, non come residenza.
Quando invece aiuta davvero
Ci sono situazioni in cui un indirizzo negli Stati Uniti smette di essere un vezzo e diventa comodo.
Arriva posta di carta. Succede più di quanto si pensi. Alcune aziende americane pagano ancora con assegno. Uno studio legale Le manda un contratto originale da firmare a penna. Un cliente vuole spedirLe un campione, un prototipo, materiale per uno shooting. Se tutto questo deve attraversare l'oceano, passano settimane. Con un indirizzo a Miami, la busta arriva al nostro team nell'edificio e Lei vede la foto il giorno stesso. Poi decide se farla aprire e scansionare, inoltrare in Italia o tenerla lì.
Un modulo pretende un indirizzo americano. A volte il portale fornitori di una grande azienda ha i campi pensati solo per gli Stati Uniti: lo Stato obbligatorio, lo ZIP code (il codice postale americano) a cinque cifre. Spesso basta scrivere all'ufficio acquisti e il problema si risolve. A volte no, e allora un recapito americano per la corrispondenza sblocca la pratica. Resta il fatto che ogni azienda decide da sé cosa accettare.
Vuole sembrare vicino. Sul sito, nella firma email, sulla proposta commerciale, un recapito a Miami accanto a quello italiano dice al cliente che c'è un posto americano dove mandarLe le cose. Non cambia chi è Lei, e non deve sembrarlo. Sulle fatture restano la Sua partita IVA e il Suo indirizzo italiano. Come impaginarle lo chieda al commercialista.
Ha deciso di aprire una società americana. Qui l'indirizzo diventa quasi necessario. Lo Stato della Florida e l'IRS scrivono su carta, e quelle lettere hanno scadenze. Se aprire una LLC, la società a responsabilità limitata americana, Le convenga è una domanda per il Suo commercialista, non per noi. Ma se lo fa, le guide su come aprire una LLC in Florida dall'Italia e su cos'è l'EIN, il numero fiscale delle imprese negli Stati Uniti, Le mostrano dove entra in gioco l'indirizzo.
Cosa un indirizzo negli USA non fa
È la parte che a noi conviene meno dire. Ma se la sa prima, si risparmia delusioni.
- Non La rende un freelance americano. Lei resta un professionista che vive e lavora in Italia, con un recapito in più negli Stati Uniti.
- Non cambia le Sue tasse. Né in Italia né negli Stati Uniti. Su questo la parola è del commercialista.
- Non Le apre un conto americano. Banche e piattaforme di pagamento hanno regole proprie sugli indirizzi, e alcune non accettano le caselle private. Le regole che conosciamo sono nella guida sull'indirizzo per il conto bancario.
- Non incassa gli assegni al posto Suo. Li riceviamo e Glieli mostriamo. Per depositarli serve un conto americano intestato a chi riceve l'assegno.
Un modo semplice per decidere
Si faccia due domande. Nell'ultimo anno, quante buste dagli Stati Uniti Le sono arrivate, o si sono perse? E quanti clienti Le hanno chiesto un indirizzo americano senza accettare quello italiano?
Se la risposta è «quasi nessuna» e «nessuno», secondo noi non Le serve, almeno per ora. Tenga i $39 al mese. Se invece aspetta assegni, contratti originali o campioni, o se un cliente importante insiste, un indirizzo americano Le toglie un attrito vero. E se sta pensando a una società americana, conviene averlo pronto prima di compilare i primi moduli.
Se decide che Le serve
Da noi si comincia di solito dal piano Indirizzo, una casella postale virtuale a $39 al mese con i prezzi di oggi. L'indirizzo si scrive «2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #» seguito dal Suo numero di casella. Vede la foto di ogni busta, e ogni lettera che vuole leggere la apriamo e la scansioniamo per $2,50. Si iscrive online in pochi minuti, mese per mese e senza contratti lunghi. Prima di cominciare firma il modulo 1583, l'autorizzazione che l'USPS, il servizio postale americano, chiede per ricevere posta a Suo nome, in una breve videochiamata con un notaio online incluso nel piano.
Se poi arrivano pacchi o Le serve una prova dell'indirizzo, si passa al piano Business, $89 al mese, con lo stesso indirizzo. Tutti i dettagli sono nella pagina dei prezzi, e il quadro completo per chi lavora dall'Italia è nella pagina indirizzo negli USA per la Sua azienda italiana. Su WhatsApp può scriverci in italiano: il nostro assistente risponde in qualsiasi lingua, il team in inglese, spagnolo e portoghese.