Prima di comprare un indirizzo negli Stati Uniti, quasi tutti si fanno la stessa domanda, a volte un po' a bassa voce: ma è legale? Non è un trucco? E non c'è niente di strano a chiederselo. In Italia si sentono storie di sedi di comodo e società di carta, e un indirizzo a Miami per un'azienda di Brescia può sembrare, a prima vista, qualcosa del genere.
La risposta breve è sì, è legale. La risposta utile è più lunga, perché un indirizzo virtuale fa bene alcune cose e altre non le fa per niente. Le mettiamo in fila tutte e due, anche quelle che a noi non conviene dire.
Quello che segue è informazione generale, non consulenza legale o fiscale.
Perché è legale
Negli Stati Uniti un indirizzo virtuale non è una zona grigia. È una categoria prevista dalle poste. L'USPS, il servizio postale americano, chiama CMRA (commercial mail receiving agency) l'azienda privata che riceve la posta per i suoi clienti e la tiene in una casella con un numero, o la rispedisce (USPS). «Ufficio virtuale» e «casella postale virtuale» sono nomi commerciali. Per l'USPS, sono CMRA.
E le regole sono precise. Il manuale postale americano, il Domestic Mail Manual, sezione 508, stabilisce come si scrive l'indirizzo (con «PMB» oppure «#» e il numero di casella) e cosa deve fare la CMRA. Ogni cliente firma il modulo 1583, un'autorizzazione con cui permette alla CMRA di ricevere la posta a suo nome. E mostra due documenti, uno con foto e uno che provi dove abita davvero (USPS).
Quindi non c'è niente di nascosto. Le poste sanno chi riceve la posta a quell'indirizzo, e la posta per chi non è nel modulo torna indietro. Da noi l'indirizzo si scrive «2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #» seguito dal Suo numero di casella, e quel «#» dice a tutti, onestamente, che si tratta di una casella.
Cosa può farci, senza dubbi
Ecco gli usi per cui un indirizzo come il nostro è fatto.
- Sul sito, nella firma email e sui materiali di vendita. Listini in dollari, cataloghi, biglietti da visita, il badge della fiera di Las Vegas.
- Come recapito per clienti e fornitori americani. Contratti firmati, assegni, campioni (i pacchi con i piani Business ed Executive), corrispondenza commerciale. Lei vede la foto di ogni busta nell'app e decide se farla scansionare o inoltrare. Come funziona la posta fino in Italia lo spieghiamo nella guida sulla posta americana in Italia.
- Come indirizzo postale di una LLC in Florida. La LLC è la società a responsabilità limitata americana. Su Sunbiz, il sito dello Stato della Florida dove si registrano le società, l'indirizzo postale può essere perfino una casella postale (istruzioni di Sunbiz).
- Come indirizzo postale per l'IRS, il fisco federale americano, così le sue lettere arrivano a Miami invece di attraversare l'oceano.
- Come prova dell'indirizzo, dove la accettano. Con i piani Business ed Executive c'è un contratto di servizio da presentare. Ma decide sempre chi lo riceve, come vedremo.
Un'avvertenza per chi ha una società in Italia. Il codice civile chiede alle società iscritte nel registro delle imprese di indicare la sede negli atti, nella corrispondenza e sul sito (art. 2250 c.c.). L'indirizzo di Miami si aggiunge come recapito americano, non prende il posto della sede italiana. Come impaginare fatture e carta intestata lo chieda al Suo commercialista.
Cosa non può farci
Qui si evitano le delusioni. E sono limiti veri, non clausole scritte in piccolo.
Non è una residenza
Il nostro indirizzo è in un edificio per uffici. Non è una casa, e non può usarlo come indirizzo dove Lei abita, né negli Stati Uniti né altrove. Il paradosso è che per attivarlo deve proprio dimostrare dove vive: il modulo 1583 chiede un documento con il Suo indirizzo di residenza vero.
Non è un registered agent
Una LLC americana deve avere un registered agent, una persona o società nello Stato di registrazione che riceve gli atti legali, per esempio una citazione. In Florida serve un ufficio aperto con qualcuno presente in orari stabiliti (sezione 48.091). Non offriamo questo servizio. Le differenze tra indirizzo commerciale, sede principale e registered agent sono nella guida sulla domiciliazione negli USA.
Banche e piattaforme decidono da sole
Questo è il punto su cui si leggono più promesse sbagliate. Nessun indirizzo, il nostro compreso, garantisce che una banca o una piattaforma di pagamento La accetti. Ognuna ha le sue regole, e alcune escludono proprio gli indirizzi virtuali. Ecco cosa scrivono oggi, nero su bianco:
- Mercury, conti aziendali online, non accetta come indirizzo della società indirizzi virtuali, CMRA e centri di ricezione posta (Mercury).
- Stripe per un account normale chiede il luogo dove si svolge la maggior parte dell'attività ed esclude le caselle postali (Stripe). Per alcuni prodotti finanziari, come le carte aziendali, blocca anche gli indirizzi virtuali e dei servizi di posta (Stripe).
- Wise Business vuole come indirizzo operativo un luogo fisico, ed elenca gli uffici virtuali tra quelli non accettati (Wise).
- Shopify Payments scrive che non si possono usare caselle postali né caselle private (Shopify).
- PayPal conferma soltanto indirizzi fisici dell'attività (PayPal).
Per Amazon non abbiamo trovato una pagina ufficiale che parli di indirizzi virtuali, quindi non Le diciamo né sì né no. Per tutte le altre, il consiglio è semplice: lo chieda a loro prima. E dia a ognuno l'indirizzo che corrisponde alla realtà, spesso quello della Sua sede in Italia. I dettagli, piattaforma per piattaforma, sono nella guida sull'indirizzo per il conto bancario.
Non va su Google Maps
Le linee guida di Google per le schede delle attività non accettano caselle postali o caselle situate in un luogo dove l'attività non si svolge (Google). Il nostro indirizzo non può diventare la Sua scheda su Maps. Se qualcuno Le propone di farlo comunque, diffidi.
Non è un magazzino
Niente inventario, niente dropshipping, niente resi dei marketplace, niente merce da rivendere. Con Business ed Executive riceviamo pacchi entro limiti di peso e misura, ma sono quelli dell'azienda, non uno stock.
Non è una scelta fiscale
Un indirizzo a Miami non sposta la Sua azienda e non cambia dove paga le tasse. Non lo presentiamo mai così, e diffidiamo di chi lo fa. Per qualsiasi domanda fiscale, in Italia o negli Stati Uniti, il riferimento è il Suo commercialista. Se l'azienda è in Svizzera, il Suo fiduciario.
Una regola sola, per non sbagliare
Se dovessimo riassumere tutto in una frase, sarebbe questa: usi l'indirizzo di Miami per quello che è, un recapito americano dove la posta arriva davvero e qualcuno la gestisce. Per tutto ciò che chiede il luogo dove Lei vive o lavora, dia quel luogo.
Sembra prudenza eccessiva, lo sappiamo. Ma chi usa un indirizzo virtuale per sembrare qualcos'altro di solito se ne accorge nel momento meno comodo, quando una banca o una piattaforma chiede documenti che non tornano. Chi lo usa per quello che è, invece, non ha niente da spiegare.
Se vuole vedere come si inserisce nel lavoro di un'azienda italiana, la pagina dedicata è indirizzo negli USA per la Sua azienda italiana. E cos'è, in concreto, un ufficio virtuale lo trova nella guida all'ufficio virtuale negli USA.