Chi cerca «ufficio virtuale USA» dall'Italia trova soprattutto due cose. Pagine in inglese piene di sigle, e offerte italiane di domiciliazione a Milano o a Roma che con l'America non c'entrano niente. In mezzo resta la domanda vera, quella che si fa chi ha un'azienda a Bologna e clienti a Boston: cosa compro, esattamente, e come funziona da qui?
Proviamo a rispondere senza giri di parole. Siamo un ufficio virtuale a Miami, quindi non siamo imparziali. Ma Le diciamo anche cosa un ufficio virtuale non fa, perché è la parte che di solito manca.
Cos'è un ufficio virtuale negli USA
Un ufficio virtuale è un indirizzo commerciale in un edificio per uffici, con qualcuno che riceve la Sua posta e Gliela mostra a distanza. Lei non ci lavora dentro. Lo usa come recapito americano della Sua azienda: sul sito, sulle fatture, nei contratti, sui biglietti da visita.
Il cuore è la posta. Ogni busta che arriva viene registrata, fotografata e pubblicata in un'app. Da lì decide Lei cosa farne. Intorno a questo nucleo, a seconda del piano, si aggiungono altri servizi: un numero di telefono americano che fa squillare il Suo telefono, la ricezione dei pacchi, una sala riunioni quando passa in città.
E la casella postale virtuale? È la stessa cosa nella sua versione essenziale: indirizzo e posta. Non è un'alternativa di serie B. Da noi il piano Indirizzo è esattamente una casella postale virtuale, ed è da lì che parte la maggior parte delle aziende. Quando serve di più, lo stesso indirizzo diventa un ufficio virtuale completo. Le differenze con un indirizzo di casa o una P.O. Box le trova nel nostro confronto tra le opzioni.
Come funziona, dall'Italia
Si fa tutto online, e di solito ci vuole meno di quanto si teme.
- Sceglie il piano e paga con addebito mensile o annuale. L'indirizzo e il numero di casella Le vengono assegnati subito.
- Firma il modulo 1583. L'USPS, il servizio postale degli Stati Uniti, chiede questo modulo prima che un'azienda privata possa ricevere posta a Suo nome. Carica due documenti, uno con foto (il passaporto italiano va bene) e uno che provi il Suo indirizzo. Poi firma in una breve videochiamata con un notaio online, dal telefono o dal computer. Il notaio è incluso. I dettagli, con le trappole tipiche per chi vive in Italia, sono nella guida sul modulo 1583 USPS.
- Usa l'indirizzo. Quando il modulo è approvato, l'indirizzo è pronto per il sito, le fatture e i documenti.
- Gestisce la posta dall'app. Per ogni busta sceglie: aprire e scansionare, inoltrare, tenere per il ritiro o distruggere.
Un dettaglio che dall'Italia fa piacere. Miami è sei ore indietro, quindi una lettera registrata nel pomeriggio americano compare nell'app quando da noi è sera. La mattina dopo, col caffè, sa già cosa Le è arrivato.
Perché l'indirizzo ha il «#» e un numero
Il nostro indirizzo si scrive così:
Al posto di 1234 c'è il Suo numero di casella. Quel «#» non è un vezzo, e per capirlo serve una sigla: CMRA.
CMRA sta per commercial mail receiving agency. È il nome che le poste americane danno a un'azienda privata che riceve la posta per i suoi clienti e la tiene in una casella con un numero, o la rispedisce (USPS). «Ufficio virtuale» e «casella postale virtuale» sono nomi commerciali. Per l'USPS, siamo tutti CMRA. Ed è per questo che ogni cliente firma il modulo 1583.
Il manuale postale americano, il Domestic Mail Manual, sezione 508, chiede che la posta indirizzata ai clienti di una CMRA riporti la sigla «PMB» (private mailbox, casella privata) oppure il simbolo «#», seguiti dal numero della casella. Noi usiamo il «#».
In pratica, il numero dice al postino e al nostro team di chi è quella busta. Una lettera senza numero non si può abbinare al Suo account. Quindi lo scriva sempre, anche sul sito e nella firma email. E non lo trasformi in «Suite 1234»: non è un ufficio Suo dentro l'edificio, è la Sua casella.
C'è un rovescio della medaglia, ed è giusto conoscerlo. Proprio perché quel formato segnala una CMRA, alcune banche e piattaforme di pagamento lo riconoscono e non lo accettano come sede operativa dell'azienda. Ne parliamo con nomi e fonti nella guida sull'indirizzo per il conto bancario.
Quanto costa un ufficio virtuale negli USA
Le diamo i nostri prezzi di oggi, in dollari:
- Indirizzo, $39 al mese. È la casella postale virtuale: indirizzo con numero di casella, foto di ogni busta, apertura e scansione a $2,50 per busta (fino a 10 pagine), modulo 1583 con notaio online, ritiro di persona. Solo lettere e buste grandi.
- Business, $89 al mese. Tutto il piano Indirizzo, più 20 aperture e scansioni al mese (poi $2,50 l'una), pacchi fino a 5 al mese, un numero di Miami con inoltro delle chiamate al Suo telefono per 200 minuti al mese e un contratto di servizio come prova dell'indirizzo.
- Executive, $199 al mese. Tutto il piano Business, più il versamento degli assegni sul Suo conto bancario negli Stati Uniti (fino a 10 al mese), 50 aperture e scansioni al mese, pacchi fino a 15 al mese, 4 ore di sala riunioni al mese e fino a 3 aziende.
Non c'è costo di attivazione, e con il pagamento annuale ha 2 mesi gratis. Poi ci sono i costi variabili, che conviene guardare prima di scegliere. L'inoltro si fa su richiesta, con qualsiasi piano: paga l'affrancatura del corriere più $5 di gestione per spedizione, e vede il costo completo prima di confermare. Con il piano Indirizzo ogni apertura e scansione costa $2,50 a busta, fino a 10 pagine, e lo stesso prezzo vale con Business ed Executive oltre quelle incluse. Oltre le 10 pagine, con qualsiasi piano, si aggiungono $0,20 a pagina. La posta legale e quella delle autorità pubbliche la scansioniamo gratis.
I prezzi mensili possono cambiare, sempre con 30 giorni di preavviso. Il dettaglio aggiornato è nella pagina dei prezzi.
Quale scegliere? Secondo noi, se riceve qualche lettera al mese e nessun pacco, il piano Indirizzo basta e avanza. Il Business ha senso quando vuole un numero americano o deve ricevere campioni e documenti in scatola.
Cosa un ufficio virtuale non fa
Qui si evitano le delusioni.
- Non è una sede legale. Una LLC in Florida, la società a responsabilità limitata americana, deve avere un registered agent: una persona o una società in Florida che riceve gli atti legali in orario d'ufficio. Non offriamo quel servizio. Le differenze tra i vari indirizzi della LLC sono nella guida sull'ufficio virtuale come indirizzo della LLC.
- Non è un posto dove lavorare ogni giorno. Può prenotare una sala o un ufficio a giornata quando è a Miami, ma l'abbonamento non include una scrivania fissa.
- Non va su Google Maps. Le regole di Google in genere non permettono di indicare un ufficio virtuale come sede di un'attività su Maps.
- Non è un magazzino. Niente inventario, niente resi dei marketplace, niente merce da rivendere.
- Non risolve le tasse. Un indirizzo non è una scelta fiscale. Per le domande fiscali, il Suo commercialista.
E sulla lingua, la verità: su WhatsApp può scriverci in italiano e il nostro assistente risponde in qualsiasi lingua, mentre il team parla inglese, spagnolo e portoghese. Il numero di Miami fa squillare il Suo telefono, quindi alle chiamate risponde Lei.
Il passo successivo
Se ha un'azienda in Italia e vuole capire come un indirizzo a Miami si inserisce nel Suo lavoro con i clienti americani, la pagina dedicata è indirizzo negli USA per la Sua azienda italiana.