Prima o poi succede. Un cliente di Dallas, una banca o il modulo di una piattaforma Le chiede il «Tax ID» o l'«EIN». E Lei, con il riflesso di chi in Italia ha sempre avuto una partita IVA, cerca su Google «partita IVA americana». Trova risposte confuse, servizi a pagamento e qualche forum dove ognuno dice la sua.
Mettiamo un po' d'ordine. Non è complicato come sembra, e una volta capito cosa sia l'EIN si capisce anche quando non serve affatto.
Quello che segue è informazione generale, non consulenza fiscale. Per le scelte che toccano le tasse, in Italia o negli Stati Uniti, il riferimento resta il Suo commercialista.
La partita IVA americana non esiste
La partita IVA, in Italia, è prima di tutto il numero con cui un'impresa applica e versa l'IVA. Negli Stati Uniti quel pezzo manca. Il governo federale non applica né un'IVA né un'imposta nazionale sulle vendite, lo scrive anche il Dipartimento del Commercio americano. Esiste la sales tax, un'imposta sulle vendite, ma la decidono i singoli Stati e i comuni, con aliquote diverse da posto a posto.
Quindi un numero IVA americano non c'è. C'è invece un numero che identifica l'impresa davanti al fisco federale. Si chiama EIN, ed è quello che le persone di solito intendono quando dicono «partita IVA americana».
Cos'è l'EIN, in parole semplici
EIN sta per Employer Identification Number. Lo rilascia l'IRS, il fisco federale americano, un po' l'equivalente della nostra Agenzia delle Entrate. È un numero di nove cifre, scritto così: 12-3456789 (IRS).
Il nome inganna. «Employer» vuol dire datore di lavoro, ma l'EIN non è solo per chi ha dipendenti. Lo usano le società, le LLC (la società a responsabilità limitata americana), le associazioni e tanti altri. Serve all'IRS per riconoscere l'impresa nelle dichiarazioni e nelle lettere, e serve a banche e piattaforme per sapere con chi hanno a che fare.
E costa zero. L'IRS lo rilascia gratis (IRS). Se qualcuno Le chiede dei soldi, Le sta facendo pagare un servizio di compilazione, non il numero.
Due numeri che si confondono spesso con l'EIN:
- L'SSN, il numero di previdenza sociale, che hanno le persone che vivono e lavorano negli Stati Uniti.
- L'ITIN, un numero fiscale per le persone che hanno un motivo fiscale negli Stati Uniti ma non possono avere un SSN (IRS).
SSN e ITIN identificano persone. L'EIN identifica l'impresa. E per chiedere l'EIN non serve avere un ITIN, cosa che fa perdere settimane a molti.
Quando serve l'EIN
Secondo l'IRS serve, tra l'altro, se l'impresa ha dipendenti, se è una società di capitali o di persone, o se deve trattenere imposte su pagamenti a stranieri (IRS). Ma per chi ci legge dall'Italia i casi pratici sono più semplici.
Ha aperto una LLC o un'altra società americana. Qui l'EIN Le serve davvero, quasi sempre. La banca lo chiede per aprire il conto, le piattaforme di pagamento lo chiedono per attivare l'account, e l'IRS lo usa per tutto quello che la società gli manda. Una LLC con un solo socio straniero, per esempio, presenta ogni anno il Form 5472, una dichiarazione informativa che non si può saltare: la multa parte da 25.000 dollari (IRS). Cosa presentare e come lo decida con un consulente fiscale abilitato negli Stati Uniti.
Vende ai clienti americani dalla Sua azienda italiana, senza una società negli Stati Uniti. Di solito l'EIN non Le serve. Il cliente americano Le chiederà piuttosto un modulo W-8BEN-E, se fattura come SRL, o un W-8BEN, se fattura come persona con partita IVA. Sono moduli dell'IRS con cui Lei dichiara di non essere un soggetto americano, e si consegnano al cliente che paga, non all'IRS (IRS). Ne parliamo meglio nella guida per i freelance con clienti americani.
Ci sono casi in mezzo, e non sono pochi. Una piattaforma che chiede un numero fiscale americano, un cliente che vuole il W-9 (il modulo per i soggetti americani) anche se Lei non lo è. Lì non improvvisi. Prima di scrivere un numero in un modulo americano, lo mostri al Suo commercialista.
Come si chiede dall'Italia, in breve
Si parte dal modulo SS-4, la domanda di EIN. Chi vive fuori dagli Stati Uniti e non ha una sede americana di solito non può chiederlo online (IRS). Restano telefono, fax e posta. Il telefono è la via più rapida, e il fuso orario aiuta: la linea internazionale dell'IRS risponde dalle 6 alle 23 di New York, cioè dall'ora di pranzo italiana fino a notte fonda.
Non ripetiamo qui tutti i passaggi. Li trova nella guida su quale indirizzo scrivere nel modulo SS-4, riga per riga, e in quella su come aprire una LLC in Florida dall'Italia.
Dove compare l'indirizzo, e perché conta
Qui entra in gioco la parte che conosciamo meglio, cioè la posta.
Nel modulo SS-4 ci sono due indirizzi. Alla riga 4a va l'indirizzo postale, quello dove l'IRS Le scriverà. Alla riga 5a va l'indirizzo fisico dell'attività, se è diverso, e lì una casella postale non è ammessa (modulo SS-4).
La riga 4a è quella che pesa di più. Perché è lì che arriva il CP575, la lettera ufficiale che conferma il Suo EIN. Banche e piattaforme possono chiedergliela, e l'originale non viene riemesso. Se va persa, l'IRS manda la Letter 147C, un'altra lettera di conferma (IRS). E dopo il CP575 arriveranno allo stesso indirizzo anche gli avvisi, le richieste e i promemoria dell'IRS, che scrive ancora molto su carta.
Le strade sono due. Può scrivere il Suo indirizzo in Italia, ed è legittimo, ma ogni lettera attraverserà l'oceano con i tempi della posta internazionale. Oppure può indicare un indirizzo postale negli Stati Uniti, dove qualcuno riceve la busta e Gliela fa vedere subito. Noi, per una società americana gestita dall'Italia, troviamo più comoda la seconda. Ma è una preferenza pratica, non una regola.
Se l'indirizzo cambia, lo si comunica all'IRS con il Form 8822-B. Come funziona, e cosa fare con le lettere dell'IRS quando si vive in Italia, lo spieghiamo nella guida su come ricevere posta dell'IRS dall'estero.
Cosa l'EIN non fa
Vale la pena dirlo, perché qui nascono parecchi equivoci.
- Non è un numero IVA. Non sostituisce la Sua partita IVA italiana e non c'entra con l'IVA sulle Sue fatture.
- Non dice dove l'impresa paga le tasse. È un numero di identificazione, niente di più. Dove e come si pagano le imposte lo valuta il Suo commercialista, e per la parte americana un consulente fiscale abilitato negli Stati Uniti.
- Non apre un conto in banca. Lo chiedono le banche, ma ognuna decide con le sue regole chi accetta.
- Non crea una società. Prima viene la società, poi l'EIN.
Dove si inserisce Prima Offices
Noi non chiediamo l'EIN per Lei e non facciamo consulenza fiscale. Facciamo una cosa più semplice: Le diamo un indirizzo a Miami, al 2125 di Biscayne Boulevard, dove il nostro team riceve la posta nell'edificio e fotografa ogni busta. Lei vede la foto nell'app il giorno in cui la registriamo. La posta dell'IRS e delle altre autorità pubbliche la apriamo e la scansioniamo gratis.
Il piano Indirizzo, una casella postale virtuale, costa $39 al mese con i prezzi di oggi. Si iscrive online in pochi minuti, mese per mese, senza contratti lunghi. I dettagli sono nella pagina dei prezzi, e il percorso pensato per chi lavora dall'Italia è nella pagina indirizzo negli USA per la Sua azienda italiana.