Chi decide di aprire una LLC in Florida dall'Italia, di solito, ha un'idea precisa in testa. Clienti americani da fatturare, un prodotto da vendere negli Stati Uniti, un socio a Miami. La costituzione è la parte facile. Un modulo online su Sunbiz, il registro delle società della Florida, e $125 di diritti. Poi la LLC esiste. E Lei è a Bergamo, sei ore avanti rispetto a Miami, con una lista di cose da fare scritte in un inglese che sembra pensato per scoraggiare.
Una LLC (limited liability company) è una società a responsabilità limitata di diritto americano. Questa guida è per il momento subito dopo averla costituita. La sequenza generale, valida da qualunque paese, è nella guida su cosa fare dopo aver aperto una LLC in Florida. Qui ci concentriamo su quello che cambia quando si parte dall'Italia: orari, documenti, posta, banca. È informazione generale, non consulenza legale o fiscale.
Aprire una LLC in Florida dall'Italia: il commercialista viene prima
Lo mettiamo in cima apposta. Sul lato fiscale italiano non diamo indicazioni, e non dovrebbe prenderle da un servizio di posta: ne parli con un commercialista che conosca le società estere, prima di cominciare a fatturare con la LLC.
Il resto di questa guida riguarda la parte americana. Quella la conosciamo bene.
L'EIN, chiamando dall'Italia
L'EIN è il numero fiscale della LLC negli Stati Uniti, un po' come la partita IVA. Anche se, a dirla tutta, una partita IVA americana non esiste, come spieghiamo nella guida su cos'è l'EIN. Lo rilascia l'IRS, il fisco americano. Senza una base negli Stati Uniti non si chiede online (IRS). Restano telefono, fax o posta. Il telefono è la strada più rapida, e qui il fuso orario gioca a Suo favore.
La linea internazionale dell'IRS, 267-941-1099, risponde dal lunedì al venerdì dalle 6 alle 23 ora di New York. Per buona parte dell'anno, in Italia, corrisponde alla fascia che va da mezzogiorno alle 5 del mattino. Quindi può chiamare dopo pranzo, con calma, senza puntare la sveglia all'alba.
Come si fa, in pratica:
- Scarica e compila il modulo SS-4, il modulo di domanda dell'EIN.
- Chiama dall'Italia componendo 001 e poi il numero. La chiamata è a pagamento.
- Risponde alle domande dell'operatore leggendo dal modulo. Chi chiama deve essere autorizzato a ricevere l'EIN.
Se preferisce il fax, il numero per chi è fuori dagli Stati Uniti è 304-707-9471. La risposta arriva in circa 4 giorni lavorativi, se indica un fax di ritorno. Per posta servono circa quattro settimane. Sono i dati di ottobre 2026.
Due dettagli sul modulo, visti dall'Italia. Se alla riga 4a mette il Suo indirizzo italiano come indirizzo postale, scriva il paese per intero, «Italy». E alla riga 7b, se non ha né SSN né ITIN (i numeri fiscali americani delle persone) e non ha i requisiti per averli, scrive «foreign» o «N/A». Il codice fiscale italiano non è uno dei numeri che quella riga chiede. La guida su quale indirizzo scrivere nel modulo SS-4 spiega il resto riga per riga.
Il modulo 1583 con documenti italiani
Se sceglie un indirizzo postale negli Stati Uniti presso un servizio che riceve la posta per Lei, dovrà firmare il modulo 1583. È un'autorizzazione delle poste americane, l'USPS: permette a quell'azienda di ricevere le lettere a Suo nome. Ed è qui che le abitudini italiane ingannano più spesso.
Il notaio. In Italia il notaio è una figura solida, e viene naturale pensare a lui. Ma per il modulo 1583 la firma va fatta davanti al servizio di posta, di persona o in videochiamata dal vivo, oppure davanti a un notaio abilitato negli Stati Uniti (Federal Register, 2024). Un notaio italiano non rientra.
Il documento con foto. Il passaporto italiano va bene, perché le poste americane accettano i passaporti esteri. La carta d'identità e la patente italiane, invece, non compaiono nell'elenco (USPS).
La prova dell'indirizzo. Qui c'è la sorpresa più grossa. La bolletta della luce o del gas, che in Italia usiamo per dimostrare la residenza quasi ovunque, per le poste americane non vale più dal 22 gennaio 2023. Valgono, tra gli altri, un contratto d'affitto, un mutuo o una polizza assicurativa della casa o dell'auto. Se però un documento italiano di questo tipo basti a provare un indirizzo in Italia, le regole ufficiali non lo dicono. Meglio chiedere prima al servizio che sceglie.
Il passaporto in scadenza. Quando un documento scade serve un modulo nuovo. Se il passaporto scade tra pochi mesi, conviene rinnovarlo prima.
La guida completa è quella sul modulo 1583 USPS.
La posta tra Miami e l'Italia
La posta internazionale non è famosa per la sua velocità, in nessuna delle due direzioni. Una lettera dell'IRS spedita a casa Sua a Bergamo può impiegare settimane. E intanto un'eventuale scadenza corre.
Con un indirizzo postale a Miami cambia il ritmo. La busta viene registrata e fotografata in giornata. E con sei ore di differenza, una lettera registrata nel pomeriggio di Miami Le compare nell'app quando in Italia è già sera. Se Le serve leggerla, chiede di aprirla e scansionarla. Per la posta delle autorità pubbliche, IRS compreso, la scansione da noi è gratuita.
Abbiamo confrontato le opzioni nella guida su come ricevere posta dell'IRS dall'estero.
Banca e pagamenti dall'Italia
Qui un indirizzo italiano non è un ostacolo, anzi. Mercury, un conto aziendale online americano, per chi vive all'estero accetta come indirizzo della società un indirizzo internazionale verificabile, mentre rifiuta indirizzi virtuali e servizi di posta (Mercury). Wise accetta l'indirizzo di casa come indirizzo operativo e rifiuta gli uffici virtuali. Stripe, la piattaforma per incassare con carta, chiede il luogo dove si svolge davvero l'attività.
Quindi, se dirige la LLC dal Suo ufficio di Bergamo, la scelta più onesta, e secondo noi spesso la più semplice, è indicare quello, con documenti che lo dimostrino. Nessun indirizzo, il nostro compreso, garantisce l'apertura di un conto. Ne parliamo nella guida sull'indirizzo per il conto bancario della LLC americana.
Il calendario americano, visto dall'Italia
Due scadenze da segnare subito, con i dati di ottobre 2026.
La relazione annuale su Sunbiz. È un aggiornamento annuale dei dati della società, da fare anche se non è cambiato niente. Va presentata tra il 1° gennaio e il 1° maggio e costa $138,75. Per ricordarla: tra la Befana e il Primo Maggio. Ma attenzione, il 1° maggio da noi è festa, in Florida è un giorno qualunque. E dopo scatta una penale di $400 che lo Stato non può cancellare (Segreteria di Stato della Florida).
Il Form 5472. In generale, una LLC con un solo socio straniero presenta ogni anno all'IRS questo modulo informativo, insieme a una versione semplificata del Form 1120. La scadenza è il 15 aprile, se l'anno della società coincide con l'anno solare, con possibilità di proroga. La penale per un modulo mancante è di $25.000 (IRS). Lo segua con un consulente fiscale americano.
Lingua e orari, con noi
Preferiamo dirLe le cose come stanno. Su WhatsApp può scriverci in italiano, e il nostro assistente risponde in qualsiasi lingua. Il nostro team parla inglese, spagnolo e portoghese, e il numero di Miami dei piani Business ed Executive fa squillare il Suo telefono, quindi alle chiamate risponde Lei. Non Le promettiamo uno sportello in italiano, perché non lo abbiamo.
Dove si inserisce Prima Offices
Al 2125 di Biscayne Boulevard Le diamo un indirizzo che si scrive «2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #» seguito dal Suo numero di casella. Il nostro team riceve la posta e fotografa ogni busta, e la notarizzazione online del modulo 1583 è inclusa in ogni piano. Non siamo un registered agent (la persona in Florida che riceve gli atti legali per la LLC), non costituiamo società, non apriamo conti e non facciamo consulenza fiscale. I piani Indirizzo, Business ed Executive partono da $39 al mese, e li trova nella pagina dei prezzi. Per vedere come si presenta l'indirizzo e com'è l'edificio, c'è la pagina dell'indirizzo a Miami.