Ha scelto un indirizzo a Miami per la Sua azienda e ha pagato. Poi arriva una richiesta che non si aspettava: firmare il modulo 1583 USPS davanti a un notaio. Il primo istinto, per chi vive in Italia, è chiamare il notaio sotto casa. Si fermi un attimo. Per questo modulo un notaio italiano non va bene, e scoprirlo dopo aver pagato la parcella è una beffa che vorremmo risparmiarLe.
Il modulo non è difficile. Ma ha regole precise su chi firma, su quali documenti valgono e su davanti a chi si firma. Le spieghiamo una alla volta, con parole semplici. È informazione generale, non consulenza legale. E le regole possono cambiare, quindi per ogni punto Le lasciamo il link alla fonte ufficiale.
Che cos'è il modulo 1583 USPS
Partiamo dalle sigle. L'USPS è il servizio postale degli Stati Uniti, le poste americane. Il PS Form 1583 è un modulo di autorizzazione: con la Sua firma, permette a un'azienda privata di ricevere la posta a nome Suo.
Quell'azienda privata, nel linguaggio delle poste americane, si chiama CMRA (commercial mail receiving agency). In pratica è un'attività che riceve le lettere per i suoi clienti, le custodisce in una casella con un numero o le rispedisce. La definizione è dello stesso USPS. «Ufficio virtuale» e «casella postale virtuale» sono solo nomi commerciali. Per le poste, sono tutte CMRA.
Senza il modulo firmato e verificato, la CMRA non può consegnarLe nulla. Anzi, la posta indirizzata a una persona che non compare in nessun modulo torna all'ufficio postale, come prevede il manuale postale, sezione 508. Il manuale postale è il regolamento ufficiale delle poste americane.
La CMRA conserva una copia dei Suoi documenti e li carica in un archivio dell'USPS.
Chi firma, se la posta è per una società
Qui nasce un equivoco frequente. Il modulo lo compila sempre una persona, anche quando la posta sarà indirizzata alla Sua LLC (la società americana). Se le lettere arriveranno a nome dell'azienda, la persona indica anche il nome della società, il suo indirizzo e dove è registrata, per esempio la contea e lo Stato americano. Lo spiega il Postal Bulletin 22624, il bollettino ufficiale delle poste.
Per una società firma un rappresentante, che scrive anche il suo ruolo, come chiede il modulo stesso. Il modulo prevede la firma di una persona. Non dice se debbano firmare tutti i soci.
Se altre persone riceveranno posta allo stesso indirizzo, per esempio un socio o una collaboratrice, vanno elencate nel modulo. E ognuna deve poter mostrare due documenti d'identità, se richiesti.
Un dettaglio che fa perdere giorni: nome e indirizzo sul modulo devono essere identici a quelli dei documenti. Se non coincidono, la domanda viene respinta. «Giuseppe» sul passaporto e «Beppe» sul modulo non vanno d'accordo.
I documenti: due, e non due qualsiasi
Servono due documenti. Il primo ha la Sua foto. Il secondo dimostra dove abita. L'elenco completo è nel manuale postale, sezione 608 e nella pagina dell'USPS sui documenti accettati.
Documenti con foto accettati:
- passaporto statunitense o estero
- patente o carta d'identità rilasciata da uno Stato o da un territorio degli Stati Uniti
- alcuni documenti americani specifici, come la green card o la tessera militare
Per chi vive in Italia la scelta è semplice: il passaporto. La carta d'identità e la patente italiane non compaiono nell'elenco.
Documenti che provano l'indirizzo:
- contratto d'affitto o di mutuo
- polizza assicurativa della casa o dell'auto
- certificato di registrazione del veicolo o di iscrizione elettorale
- il Form I-94, un documento americano di ingresso nel paese
E poi c'è quello che non vale. Tessera della previdenza sociale americana, certificato di nascita, carte di credito, qualsiasi documento solo digitale. E le bollette. Dal 22 gennaio 2023 le poste americane non le accettano più (Postal Bulletin 22613). In Italia la bolletta della luce è la prova di residenza per eccellenza. Qui non serve.
Ancora due regole. Un secondo documento con foto non sostituisce quello con l'indirizzo. E la patente può valere per uno solo dei due ruoli, mai per entrambi.
Resta una zona grigia, e preferiamo dirlo. Le regole ufficiali non chiariscono se un documento italiano, per esempio un contratto d'affitto di Torino, basti a provare un indirizzo fuori dagli Stati Uniti. Le fonti non ufficiali si contraddicono. Prima di caricare qualcosa, chieda al servizio che ha scelto quale documento accetta.
Il notaio: perché quello italiano non va bene
Negli Stati Uniti un notary public, il notaio americano, è una figura molto più leggera del notaio italiano. Il suo lavoro principale è verificare l'identità di chi firma e confermare che la firma è sua.
Dal 1° maggio 2024 una nuova regola, pubblicata nel Federal Register (la gazzetta ufficiale americana) e inserita nel manuale postale il 14 luglio 2024, prevede due modi per firmare il modulo 1583:
- davanti al titolare o a un dipendente autorizzato della CMRA, di persona oppure in videochiamata dal vivo
- davanti a un notaio abilitato in uno Stato o in un territorio degli Stati Uniti, o nel Distretto di Columbia
Legga bene il secondo punto. Il notaio deve essere abilitato negli Stati Uniti. Un notaio italiano, o di qualsiasi altro paese, qui non rientra.
La regola non parla di notarizzazione online, cioè della firma davanti a un notaio americano in videochiamata. Chiede però solo che il notaio sia abilitato negli Stati Uniti, e non dice che debba trovarsi nella stessa stanza.
Come funziona online con Prima Offices
Da noi si fa tutto online, dal Suo account. Questo è il nostro procedimento, non un obbligo delle poste americane. In pratica:
- Compila il modulo 1583 con i dati Suoi e della società.
- Carica le foto dei due documenti, per esempio il passaporto e il contratto d'affitto.
- Si collega in videochiamata con un notaio americano, mostra il passaporto alla telecamera e firma in digitale.
- Noi controlliamo il modulo. Quando lo approviamo, l'indirizzo è pronto.
La notarizzazione online è inclusa in ogni piano, Indirizzo, Business ed Executive, senza costi a parte. Il Suo indirizzo si scrive «2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #» seguito dal numero di casella che Le assegniamo. Il simbolo «#» non è un vezzo. Le poste americane chiedono «#» o «PMB» (private mailbox, casella privata) per gli indirizzi delle CMRA. Trova i piani nella pagina dei prezzi e l'edificio nella pagina dell'indirizzo a Miami.
Dopo la firma: il passaporto che scade
Il modulo non si firma una volta per sempre. Ogni tre mesi, entro il 15 gennaio, il 15 aprile, il 15 luglio e il 15 ottobre, la CMRA deve confermare all'USPS che tutti i moduli sono aggiornati e che nessun documento è scaduto (Federal Register, 2023).
Per Lei significa una cosa pratica. Quando il passaporto scade, o cambia qualche dato, serve un nuovo modulo 1583. Se scade tra pochi mesi, valuti di rinnovarlo prima di firmare.
Se un giorno chiude la casella
Anche questo lo decide il manuale postale. Quando il servizio finisce, la CMRA registra la data di chiusura. Né Lei né la CMRA possono chiedere alle poste un cambio di indirizzo.
Per sei mesi la CMRA deve rispedirLe la posta all'indirizzo indicato nel modulo, pagando una nuova affrancatura. Lei può rinunciare per iscritto, per esempio nel contratto di servizio. Ma anche con la rinuncia, in quei sei mesi la posta non può essere rifiutata né rimandata indietro su Sua richiesta. Dopo i sei mesi, le lettere importanti tornano all'ufficio postale.
Sei mesi sembrano tanti. Ma le lettere dell'IRS, il fisco americano, possono arrivare anche dopo. Per questo conviene aggiornare l'indirizzo ovunque prima di chiudere, come spieghiamo nella guida su come ricevere posta dell'IRS dall'estero. Se invece sta ancora decidendo dove usare l'indirizzo, legga posso usare un ufficio virtuale come indirizzo della mia LLC in Florida? e la guida su cosa fare dopo aver aperto una LLC in Florida.