Você contratou um endereço em Miami, pagou, recebeu o número da sua caixa e achou que estava tudo pronto. Aí aparece um pedido estranho: "preencha o Form 1583 e reconheça a assinatura". Você está em Campinas, nunca ouviu falar desse formulário, e a primeira coisa que vem à cabeça é o cartório da esquina. Calma. Não é o cartório. E a pergunta "Form 1583, o que é?" tem uma resposta bem simples.
O USPS, que é o correio dos Estados Unidos, exige um formulário chamado PS Form 1583. É uma autorização de uma página que permite que uma empresa particular receba correspondência no seu nome. Sem ela, a carta que chega para você em Miami volta para o correio. Com ela, alguém recebe o envelope por você e você vê a foto dele no celular.
É informação geral, não consultoria jurídica. As regras são do USPS e podem mudar, então confira a fonte oficial se o seu caso tiver alguma particularidade.
Por que o correio americano quer saber quem você é
Nos EUA, a empresa que recebe correspondência para outras pessoas tem um nome oficial: CMRA, sigla em inglês para "agência comercial de recebimento de correspondência". Na prática, é uma empresa particular, como a Prima, que recebe as cartas do carteiro e guarda ou reenvia para o cliente. O USPS define a CMRA assim e cobra dela um controle rígido de quem é cada cliente.
O motivo é simples. Um endereço que recebe cartas em nome de terceiros poderia ser usado para golpe. Por isso o correio quer o nome de uma pessoa de verdade, dois documentos e uma assinatura confirmada para cada caixa. E se não houver formulário para alguém, a regra manda devolver a carta dessa pessoa ao correio.
Form 1583: o que é e o que ele pede
O Form 1583 é curto. Mas cada campo precisa bater com os seus documentos, letra por letra.
- Quem pede é sempre uma pessoa física. Mesmo que a correspondência vá para a sua LLC, a empresa americana que você abriu, quem preenche e assina é você.
- Os dados da empresa entram junto. Se as cartas vão chegar no nome da LLC, você informa o nome dela, o endereço e onde ela foi registrada (por exemplo, Flórida).
- Quem mais vai receber cartas ali. Seu sócio, por exemplo. Cada pessoa listada pode ter que mostrar dois documentos também.
- Uma assinatura confirmada. É aqui que entra o notário, que explicamos daqui a pouco.
Se for uma empresa, um diretor ou representante assina e informa o cargo, como mostra o formulário oficial.
Se o passaporte diz "Maria Fernanda Souza Lima" e você escreve "Maria F. Lima", o pedido pode ser recusado. E qualquer mudança depois, inclusive um documento que venceu, exige um formulário novo, segundo o boletim oficial do USPS.
Quais documentos servem (e por que a conta de luz não serve)
Você precisa de dois documentos. Um com foto, que prova quem você é. Outro que prova onde você mora. A lista oficial está na página de documentos aceitos do USPS.
Documento com foto. Vale um destes:
- passaporte americano ou estrangeiro (o seu passaporte brasileiro serve)
- carteira de motorista ou documento de identidade emitido por um estado americano
- green card, o cartão de residente permanente dos EUA
- matrícula consular (um documento emitido por consulados), cartão NEXUS (de viajantes frequentes entre EUA e Canadá) ou identidade militar americana
Documento que prova o endereço. Vale um destes:
- contrato de aluguel
- escritura ou contrato de financiamento do imóvel
- cartão de registro de eleitor ou de registro do veículo
- apólice de seguro da casa ou do carro
- formulário I-94, o registro de entrada nos EUA
Agora a parte que surpreende quem vem do Brasil. Aqui, comprovante de residência quase sempre é conta de luz, água ou telefone. Para o USPS, não. Contas de consumo deixaram de ser aceitas em 22 de janeiro de 2023. Também não valem cartão de crédito, certidão de nascimento, cartão do Social Security (o número de seguridade social americano) nem documento digital, como a CNH no aplicativo.
Mais duas regras. Um segundo documento com foto não substitui o comprovante de endereço. E uma carteira de motorista só pode cumprir um dos dois papéis, nunca os dois ao mesmo tempo.
Sendo bem honesto: a regra oficial não diz com clareza como um estrangeiro comprova o endereço com um documento do próprio país. Se você tiver dúvida sobre o seu documento, pergunte pelo WhatsApp antes de enviar.
Assinatura: cartório brasileiro não vale
Aqui está o erro mais caro. Muita gente imprime o formulário, vai ao cartório, reconhece firma e manda escaneado. Não funciona.
Uma regra do USPS de 2024, publicada no Federal Register (o diário oficial do governo americano), diz que a assinatura pode ser confirmada de dois jeitos:
- Na frente de um funcionário da CMRA, pessoalmente ou por vídeo ao vivo, com áudio.
- Diante de um notário público com licença de um estado americano, de um território dos EUA ou de Washington, D.C.
Notário público, nos EUA, é uma pessoa autorizada pelo estado a confirmar que quem assina é mesmo quem diz ser. O papel lembra o do tabelião que reconhece firma. Mas o cartório brasileiro, por mais oficial que seja, não tem licença americana. Então ele não serve para o Form 1583, e nem notários de outros países.
E a notarização online? É quando um notário com licença americana atende você por vídeo e confirma a assinatura na tela. A regra do USPS não cita essa modalidade pelo nome. Mas o que ela exige é a licença americana, e um notário licenciado atendendo por vídeo se encaixa na redação. É o processo da Prima, não uma exigência do correio para todo mundo.
Como funciona na Prima, passo a passo
Tudo acontece na sua conta, pelo computador ou pelo celular. Nada de imprimir.
- Você escolhe o plano e paga. O endereço e o número da sua caixa são atribuídos na hora, no formato "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido do número.
- Você preenche o Form 1583 na própria conta, com os dados da LLC, se for o caso.
- Você envia as fotos dos dois documentos, por exemplo o passaporte e o contrato de aluguel.
- Você entra numa chamada de vídeo com um notário online, mostra o documento e assina na tela. A notarização está incluída em todos os planos, sem taxa à parte.
- Nossa equipe confere o formulário e aprova. Daí em diante, cada envelope que chega é fotografado e aparece no app, e você decide se quer abrir e digitalizar, reenviar ou descartar.
O que cada plano inclui está na página de preços. Os planos começam em $39 por mês.
Depois de aprovado: a parte que ninguém conta
O Form 1583 não é "assinou, esqueceu". A cada trimestre, a CMRA precisa confirmar ao USPS que todos os formulários estão em dia e que nenhum documento venceu. São quatro datas por ano (15 de janeiro, 15 de abril, 15 de julho e 15 de outubro), segundo a regra publicada em 2023. Na prática: quando o passaporte vencer, você faz um formulário novo.
E se um dia você encerrar a caixa? A regra do USPS, no manual postal (DMM, seção 508), manda a CMRA reenviar sua correspondência por seis meses, com nova postagem, para o endereço que você indicou no formulário. Você pode abrir mão disso por escrito. Depois disso, as cartas voltam para o correio.
E agora?
Com o formulário aprovado, o endereço passa a servir para a correspondência da empresa. Para saber onde usá-lo, leia posso usar um escritório virtual como endereço da LLC na Flórida?. Se ainda vai pedir o EIN, o número da empresa no IRS (a Receita Federal americana), veja qual endereço colocar no Form SS-4. E o roteiro completo, em ordem, está em o que fazer depois de abrir uma LLC na Flórida.