Usted ya eligió una dirección comercial en Miami para su empresa. Pagó el primer mes. Y antes de que llegue la primera carta, le piden un papel con un nombre raro: el Formulario 1583. Pide dos identificaciones, una firma ante alguien autorizado y datos que deben coincidir letra por letra. Si vive en Monterrey o en Medellín, la pregunta es inmediata. ¿Cómo hago esto sin subirme a un avión?
Esta guía explica el formulario 1583 del USPS en español, paso a paso, para alguien que nunca ha tratado con el correo de Estados Unidos. Es información general basada en las reglas publicadas del USPS, no asesoría legal.
Primero, tres palabras que va a ver mucho
El USPS (United States Postal Service) es el servicio de correo público de Estados Unidos. Es el equivalente a Correos de México o a 4-72 en Colombia.
Una CMRA (Commercial Mail Receiving Agency, agencia comercial de recepción de correo) es una empresa privada que recibe el correo de sus clientes y se lo guarda o se lo reenvía (definición del USPS). Una oficina virtual que recibe cartas por usted, como Prima, es una CMRA.
El PS Form 1583 es una autorización de una página. Con ella, usted le dice al USPS: "esta empresa puede recibir mi correo". Sin ese papel firmado, el cartero no le entrega a la CMRA nada a su nombre.
Por qué es obligatorio
Si llega una carta para alguien que no tiene un Formulario 1583 en archivo, la CMRA debe devolverla a la oficina de correos con una nota que dice que no tiene autorización para recibirla (DMM 508, el manual de reglas del USPS). No hay atajo. Por eso su dirección empieza a recibir correo cuando el formulario está aprobado, no antes.
Quién lo firma si el correo es para su LLC
Una LLC es el tipo de empresa más común que abren los emprendedores extranjeros en Estados Unidos. Pero el formulario no lo firma la LLC. El solicitante siempre es una persona de carne y hueso: usted.
Si el correo va a llegar a nombre de la empresa, usted agrega en el formulario el nombre de la LLC, su dirección y dónde está registrada, por ejemplo el condado y el estado (Postal Bulletin 22624). Cuando se firma en nombre de una compañía, quien firma escribe también su cargo, como "Manager" o "Member".
Las demás personas que vayan a recibir correo ahí también se anotan, con sus dos identificaciones. Si su socio en Quito también va a recibir cartas ahí, inclúyalo desde el principio.
Y un detalle que causa muchos rechazos. El nombre y la dirección del formulario tienen que coincidir con sus documentos. Si su pasaporte dice "María Fernanda López Ríos" y usted escribe "María López", el formulario se rechaza.
Las dos identificaciones
El USPS pide dos documentos. Uno con foto, para saber quién es usted. Otro que pruebe dónde vive (lista de identificaciones del USPS, DMM 608.10).
Como identificación con foto sirven, entre otros:
- Pasaporte de Estados Unidos o de cualquier otro país
- Licencia de conducir o identificación emitida por un estado de EE. UU.
- Matrícula Consular
- Tarjeta de residente permanente (la "green card")
Como documento que prueba su domicilio:
- Contrato de arrendamiento, hipoteca o escritura
- Tarjeta de registro de votante o de vehículo
- Póliza de seguro de vivienda o de vehículo
- Formulario I-94, el registro de entrada a EE. UU.
El pasaporte resuelve el primero. El segundo es el que da trabajo.
Lo que ya no sirve
Las facturas de luz, agua o gas dejaron de aceptarse el 22 de enero de 2023 (Postal Bulletin 22613). Tampoco sirven la tarjeta del Seguro Social, el acta de nacimiento, las tarjetas de crédito ni ninguna identificación digital en el teléfono. Y no puede usar una segunda identificación con foto en lugar del comprobante de domicilio. Una licencia de conducir cuenta como uno de los dos documentos, nunca como los dos.
¿Y si su contrato de arrendamiento es de Bogotá o de Buenos Aires? Aquí preferimos ser honestos. El texto oficial no aclara si un documento de otro país sirve para probar el domicilio, y las fuentes no oficiales se contradicen. Pregunte qué documento le aceptan antes de subirlo, no después de un rechazo.
Notario de su país, no
Notarizar un documento significa firmarlo delante de un notario, una persona autorizada que confirma que usted es quien dice ser. Y aquí está la confusión más común en América Latina, con toda razón. En México, Colombia o Argentina, el notario es una figura importante, un abogado con fe pública. Parece lógico ir a la notaría de la esquina, firmar y mandar el escaneo.
No funciona. Desde la regla del USPS que entró en vigor el 1 de mayo de 2024, hay dos caminos válidos (Federal Register, el diario oficial del gobierno de EE. UU.):
- Firmar delante del dueño, el gerente o un empleado autorizado de la CMRA, en persona o por videollamada en vivo.
- Firmar ante un notario con licencia (comisión) de un estado o territorio de Estados Unidos, o del Distrito de Columbia.
El manual del USPS recogió ese texto el 14 de julio de 2024 (Postal Bulletin 22648). Un notario de su país, por respetable que sea, no tiene licencia en Estados Unidos. No califica.
La regla no menciona por nombre la notarización en línea. Lo que exige es que el notario tenga licencia en EE. UU. Y un notario así puede atenderlo por videollamada, esté usted donde esté.
Cómo se completa en línea con Prima
En Prima, todo pasa dentro de su cuenta, y la notarización está incluida en todos los planes. En la práctica, se ve así:
- Elige su plan y recibe su número de buzón.
- Llena el Formulario 1583 en pantalla, con su nombre exactamente como aparece en su pasaporte.
- Sube una foto de sus dos identificaciones.
- Se conecta a una videollamada con un notario en línea desde el teléfono o la computadora, muestra su pasaporte a la cámara y firma.
- Revisamos el formulario y, cuando lo aprobamos, su dirección queda lista: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón.
Puede hacerlo desde su casa en Lima o desde un café en Santiago. Eso sí, este es nuestro proceso, no una exigencia del USPS, que acepta las dos vías de arriba. Nosotros elegimos la que le evita viajar. Un consejo antes de empezar: si su pasaporte vence en dos meses, renuévelo primero.
Después de firmar, el formulario sigue vivo
Cada tres meses, a más tardar el 15 de enero, el 15 de abril, el 15 de julio y el 15 de octubre, la CMRA debe confirmar ante el USPS que todos sus formularios siguen al día y que ninguna identificación venció (Federal Register, 2023). Para usted, eso significa algo simple. Si su pasaporte vence o cambia cualquier dato, le van a pedir un formulario nuevo.
¿Y si un día cierra el buzón? Según el DMM 508, la CMRA anota la fecha de cierre y ninguna de las dos partes puede pedir al USPS un cambio de dirección. La regla del USPS es que la CMRA reenvíe el correo del ex cliente durante seis meses, con franqueo nuevo, salvo que el cliente renuncie a eso por escrito. Pasado ese plazo, el correo vuelve al USPS.
Lo que sigue
Con el 1583 aprobado, la dirección ya sirve para lo importante: la dirección postal de su LLC en Florida, la del formulario SS-4 cuando pide el EIN y la que recibe las cartas del IRS mientras usted vive fuera. Si acaba de constituir la empresa, vea qué hacer después de abrir una LLC en Florida. Conozca el edificio en 2125 Biscayne Blvd y los planes, desde $39 al mes, en la página de precios.