Usted tiene un taller de muebles en Guadalajara, una agencia de software en Monterrey o una marca de mezcal en Oaxaca. Las ventas a Estados Unidos ya no son un experimento. Y un día el área de compras de un cliente en Houston le manda su formulario de proveedor, con una casilla que dice "US business address". Usted tiene dirección, claro. Con código postal de cinco dígitos, igual que allá. Solo que es mexicana.
Esta guía es para ese momento: por qué una dirección en Estados Unidos, cómo se consigue sin salir de México, cómo le llega el correo y qué no resuelve. Es información general, no asesoría legal ni fiscal.
Dos caminos, una misma pregunta
Su empresa es mexicana, una S.A. de C.V. o una S. de R.L., y vende a clientes de Estados Unidos. Solo quiere que sus clientes de allá tengan adónde mandarle contratos y cartas. Eso se puede. El USPS, el servicio de correo de Estados Unidos, permite que una empresa registrada en otro país reciba correo en una dirección comercial, con una persona que la represente en el trámite (Postal Bulletin del USPS).
Usted abrió, o va a abrir, una empresa en Estados Unidos. Casi siempre es una LLC (limited liability company), el tipo de empresa más común que abren los extranjeros allá. Y esa LLC necesita una dirección postal.
En los dos casos la pregunta es la misma: ¿quién recibe las cartas allá?
Miami, visto desde México
Para una empresa de Monterrey, Texas queda más cerca que Miami, y no vamos a fingir lo contrario. Pero a una dirección comercial no se va todos los días. Es donde alguien recibe su correo y se lo muestra, y eso funciona igual de cerca que de lejos.
Hay detalles que ayudan. México tiene un consulado general en la ciudad (Consulado General de México en Miami). Y desde que México eliminó el horario de verano en 2022 (Ley de los Husos Horarios), la Ciudad de México va una hora detrás de Miami de noviembre a marzo y dos horas detrás el resto del año. Cancún, en invierno, tiene la misma hora.
Dos palabras que confunden
Paquetería. En México, "dirección en Estados Unidos" suele sonar a eso: usted compra en una tienda de allá, el paquete llega a una bodega y luego a su casa. Es útil, pero es otro servicio. Una dirección comercial recibe las cartas de su empresa. Lo explicamos en casillero en Miami o dirección comercial.
Domicilio fiscal. En México esa frase tiene dueño, el SAT, la autoridad de impuestos. Una dirección en Miami no es su domicilio fiscal ni lo cambia. Y ese tema no nos toca a nosotros.
Qué dirección va en cada lugar
Si su LLC es de Florida, Sunbiz, el registro público de empresas del estado, le pide varias direcciones. La oficina principal es desde donde de verdad dirige el negocio, y Florida no exige que esté en el estado, así que su oficina en Polanco encaja ahí. La dirección postal es adonde el estado le escribe, y ahí una dirección comercial en Miami encaja bien. Y el agente registrado es una persona o empresa en Florida que recibe las demandas y los documentos legales. Prima no ofrece ese servicio, así que se contrata aparte. El detalle está en dirección comercial en Miami para su LLC.
Luego está el IRS, la agencia federal de impuestos de Estados Unidos. Le escribe en papel a la dirección postal que usted dio al pedir el EIN, el número que identifica a su empresa, y algunas cartas traen fecha límite. Lo contamos en cómo recibir cartas del IRS viviendo fuera de EE. UU.
Si su empresa es mexicana, la dirección va donde se la pida quien le compra, como el formulario de proveedor de aquel cliente en Houston o el pie de su sitio en inglés. Y la cláusula de avisos de sus contratos, que en inglés suele llamarse "Notices". Ahí conviene una dirección donde alguien abra el sobre.
El Formulario 1583, sin salir de México
Antes de recibir correo a su nombre, el USPS exige el PS Form 1583, una autorización de una página que firma una persona, con los datos de la empresa. Donde los mexicanos suelen tropezar:
- Su pasaporte mexicano sirve. La credencial del INE, que en México abre casi todas las puertas, no aparece en la lista del USPS (identificaciones aceptadas). La matrícula consular sí, por si usted o un socio viven en Estados Unidos.
- La segunda identificación tiene que probar dónde vive, como un contrato de arrendamiento o una póliza de seguro de su casa. El recibo de luz, el comprobante de domicilio de toda la vida, aquí no sirve. El USPS dejó de aceptar recibos de servicios en enero de 2023.
- Un notario mexicano no sirve. Desde 2024, el USPS acepta la firma ante la empresa que recibe su correo, en persona o por videollamada, o ante un notario con licencia en Estados Unidos (Federal Register).
En Prima, usted firma en una videollamada corta con un notario en línea, desde su teléfono, y está incluido en todos los planes. El paso a paso está en el Formulario 1583 del USPS en español.
Cómo le llega el correo a México
Su dirección queda así: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón, Miami, FL 33137. Nuestro propio equipo recibe el correo en el edificio, le toma una foto a cada sobre y usted la ve en la app el mismo día en que se registra. Después decide si lo escaneamos ($2.50 por sobre en el plan Dirección, 20 al mes incluidos en el plan Empresa y 50 en el Ejecutivo), si se lo reenviamos a México (el envío del transportista más $5, con el costo a la vista antes de confirmar), si lo guardamos o si lo destruimos. El correo legal y del gobierno se escanea sin costo.
Un caso hipotético. Mariana tiene un estudio de diseño en Querétaro y una LLC de Florida. Un lunes ve en la app un sobre del IRS. Pide el escaneo, lo lee en la tarde y se lo manda a su contador. Si ese sobre hubiera cruzado la frontera por correo, lo habría abierto semanas después.
¿Tiene la S.A. de C.V. y además una LLC? El plan Ejecutivo recibe el correo de hasta 3 empresas en una sola cuenta. Todo el recorrido está en cómo le llega el correo de su empresa si vive en otro país.
Lo que una dirección en Miami no resuelve
El SAT. Lo que usted o su empresa tengan que hacer ante el SAT por vender o tener una empresa en Estados Unidos es una pregunta para su contador. Hágala antes de facturar el primer dólar.
El banco. Cada banco y cada plataforma de pago fija sus reglas, y algunos no aceptan direcciones virtuales como dirección de la empresa. No le vamos a prometer que el suyo la acepte. Lea qué dirección usar para la cuenta bancaria de la LLC.
Su situación migratoria. No le da visa, residencia ni permiso de trabajo en Estados Unidos.
Las ventas. Una dirección no le consigue clientes. Le quita una excusa a quien ya quería comprarle.
Para ver cómo se arma lo mismo desde otro país, lea empresa en Estados Unidos desde Colombia.
Cuánto cuesta y cómo empezar
Con Prima, los precios de hoy son $39 al mes el plan Dirección, $89 el plan Empresa (agrega paquetes, un número de Miami con desvío de llamadas y un contrato de servicio como comprobante de dirección) y $199 el plan Ejecutivo (agrega depósitos de cheques y hasta 3 empresas). Los planes mensuales son mes a mes, sin contrato de permanencia. Con pago anual tiene 2 meses gratis, y no hay costo de activación. Los precios mensuales pueden cambiar con 30 días de aviso, así que confírmelos en la página de precios.
- Elija un plan y regístrese en línea, en minutos.
- Complete el Formulario 1583 y firme por videollamada.
- Cuando lo aprobamos, ponga la dirección en Sunbiz, en su web y en sus facturas, y empiece a recibir correo.
Vea qué incluye cada plan en dirección comercial en Estados Unidos para su empresa. Y si prefiere preguntar antes, nuestro equipo le contesta en español por WhatsApp.