Su empresa está en Estados Unidos. Usted no. Y allá el gobierno todavía escribe en papel.
El IRS, la agencia federal de impuestos, manda sus avisos por correo. El estado donde registró su LLC también. El banco le manda la tarjeta en un sobre, y algún cliente le va a enviar un contrato firmado a mano. Ninguno pregunta si usted vive en Cali, en Puebla o en Montevideo. Así que la pregunta no es si le va a llegar correo. Es quién lo recibe, cuándo se entera usted y qué puede hacer con él sin subirse a un avión.
Aquí le mostramos cómo funciona en Prima, desde que el cartero deja el sobre en Miami hasta que usted lo lee en el teléfono, lo recibe en su casa o pasa a buscarlo.
Antes del primer sobre
Hay dos cosas que se hacen una sola vez.
La primera es el PS Form 1583. El USPS, el servicio de correo de Estados Unidos, exige esta autorización de una página antes de que una empresa reciba correo a su nombre. Usted sube dos identificaciones y firma en una videollamada corta con un notario en línea, desde su casa. Está incluido en todos los planes, y lo explicamos paso a paso en el Formulario 1583 del USPS en español.
La segunda es escribir bien la dirección: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón, Miami, FL 33137. Ese número es lo que nos dice que el sobre es suyo. Si alguien lo omite, la carta no se puede asignar a su cuenta. Así que revise que aparezca en Sunbiz, en el IRS, en su banco y en sus facturas.
Y un detalle que se olvida con facilidad. El correo para una persona que no figura en su Formulario 1583 no se puede recibir y vuelve al correo. Si su socia también va a recibir cartas en esa dirección, agréguela desde el principio. Cada plan incluye un número de personas, y las adicionales cuestan $10 al mes.
Paso 1: llega el sobre y usted lo ve
Nuestro propio equipo recibe el correo en el edificio en días hábiles, venga del USPS o de un servicio de mensajería privado. Cada sobre se registra, se fotografía por fuera y la foto aparece en su cuenta el mismo día en que se registra.
En esa foto ve lo mismo que vería con el sobre en la mano: quién lo manda, a nombre de quién viene y si trae algún sello de urgencia. Con eso, la mayoría de las veces ya sabe si es importante o si es publicidad.
Paso 2: usted decide qué hacer
Nada pasa sin su orden. Tiene cuatro opciones.
Abrir y escanear
Es la que más se usa, y con razón. Abrimos el sobre, escaneamos el contenido y usted lee la carta en la app, en su teléfono o en su computadora.
- Plan Dirección: cada apertura y escaneo cuesta $2.50 por sobre, hasta 10 páginas.
- Planes Empresa y Ejecutivo: 20 aperturas y escaneos al mes en el plan Empresa y 50 en el Ejecutivo. Después, $2.50 por sobre, hasta 10 páginas.
- Sobres con muchas hojas: en todos los planes, cada página después de la décima cuesta $0.20.
- Correo legal y del gobierno: se escanea sin costo, en cualquier plan. Una carta del IRS entra en esta categoría.
Un caso hipotético. Camila vive en Barranquilla y tiene una LLC de diseño. Un jueves le aparece en la app un sobre del IRS. Pide el escaneo, lo lee esa misma semana, ve que le piden una respuesta antes de una fecha y se lo reenvía a su contador. Sin escaneo, ese papel habría tardado semanas en cruzar el Caribe.
Nuestra opinión: para casi todo, el escaneo basta. Los originales rara vez hacen falta.
Reenviar los originales
A veces sí hacen falta. La tarjeta de débito que le manda el banco no sirve escaneada, y algunos documentos se piden en original. Para eso está el reenvío. Le mandamos el correo a la dirección que usted indique, en cualquier país.
Funciona igual en todos los planes: usted pide el reenvío cuando lo necesita y paga el envío del transportista más $5 de manejo por envío. Ve el costo total antes de confirmar, y se cobra antes de que lo enviemos. Lo que nadie puede prometerle es cuánto tarda el envío en pasar la aduana de su país. Eso depende del transportista y del destino. Por eso conviene escanear primero y reenviar solo lo que de verdad necesita en papel, todo junto.
Guardar para retiro
Si viaja a Miami de vez en cuando, puede pasar a buscar su correo en persona, en horario laboral, en el 2125 de Biscayne Blvd. Las cartas se guardan gratis 30 días, y después cuestan $1 por carta al día. Si su próximo viaje es en tres meses, mejor escanee o reenvíe antes.
Destruir
La publicidad, las ofertas de tarjetas de crédito y los catálogos no tienen por qué ocupar espacio. Con un toque en la app los destruimos de forma segura. En el plan Dirección cuesta $2.50 por solicitud, hasta 10 páginas. Los planes Empresa y Ejecutivo incluyen 100 páginas destruidas al mes, y cada página adicional cuesta $0.20.
Paquetes: solo en los planes Empresa y Ejecutivo
El plan Dirección es solo para cartas y sobres. Los planes Empresa y Ejecutivo reciben paquetes, con estas reglas:
- Cuántos: hasta 5 al mes en el plan Empresa y hasta 15 en el Ejecutivo, sin cargo por exceso. Si se pasa del límite dos meses seguidos, le pediremos que mejore su plan.
- Tamaño: hasta 25 libras (unos 11 kilos) y 24 pulgadas (unos 61 centímetros) en el lado más largo. De 25 a 50 libras, solo con aviso previo y $10 de manejo. Lo más pesado, los pallets y la carga se rechazan.
- Cuánto tiempo se guardan: 14 días gratis en el plan Empresa y 30 en el Ejecutivo (7 días las cajas de más de 12 × 12 × 12 pulgadas). Después, $2 por paquete por día.
- Lo que no recibimos: inventario, dropshipping, devoluciones de tiendas en línea ni mercancía para revender. Tampoco paquetes contra reembolso o con aranceles pendientes, salvo que vengan prepagados.
Si lo que busca es traer a su país lo que compra en tiendas de Estados Unidos, eso es un casillero, y es otro servicio. Lo explicamos sin rodeos en casillero en Miami o dirección comercial.
Las cartas que no puede perder
No todo el correo pesa lo mismo. Las que más importan, para el dueño de una LLC que vive afuera, suelen ser estas:
- La confirmación del EIN, el número que identifica a su empresa ante el IRS. Llega una sola vez, en papel, a la dirección postal que usted dio al pedirlo.
- Los avisos del IRS con fecha límite. Algunos tienen multas que siguen creciendo mientras el sobre espera. Lo contamos con detalle en cómo recibir cartas del IRS viviendo fuera de EE. UU.
- Los recordatorios del estado, como el del informe anual de su LLC en Florida, que se presenta entre el 1 de enero y el 1 de mayo. Vea informe anual de la LLC en Florida.
- Las tarjetas y cartas del banco, si su banco le permite una dirección postal distinta de la que usó para verificarle.
Aquí el valor no está en la dirección. Está en que alguien abra el sobre a tiempo.
Cuánto cuesta
Con Prima, los precios de hoy son $39 al mes el plan Dirección (cartas y escaneos a $2.50 por sobre), $89 el plan Empresa (20 escaneos al mes, paquetes y un número de Miami que suena en su propio teléfono) y $199 el plan Ejecutivo (hasta 10 depósitos de cheques al mes, 50 escaneos al mes, más paquetes y horas de sala de reuniones). En todos los planes, cada reenvío cuesta el envío del transportista más $5. Con pago anual tiene 2 meses gratis, y no hay costo de activación. Los precios pueden cambiar con el tiempo, así que confírmelos en la página de precios.
Si todavía está decidiendo qué dirección usar, empiece por dirección comercial en Estados Unidos para su empresa. Y si su empresa es una LLC de Florida, vea dirección comercial en Miami para su LLC.