Sie haben eine Geschäftsadresse in Miami gebucht, die Bestätigung ist da, und dann steht da dieser Satz: Bevor wir Post für Sie annehmen dürfen, müssen Sie das USPS Form 1583 ausfüllen und beglaubigen lassen. Welches Formular? Und wer soll hier in Stuttgart etwas für die amerikanische Post beglaubigen?
Keine Sorge. Das klingt schlimmer, als es ist. In diesem Ratgeber erklären wir Schritt für Schritt, was hinter dem Formular steckt, welche Unterlagen Sie brauchen und wie Sie alles vom Schreibtisch zu Hause erledigen. Es sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Erst die Begriffe: USPS, CMRA und Form 1583
USPS steht für United States Postal Service. Das ist die US-Post, also das amerikanische Gegenstück zur Deutschen Post, zur Österreichischen Post oder zur Schweizerischen Post.
CMRA steht für Commercial Mail Receiving Agency. Gemeint ist ein privates Unternehmen, das Post für seine Kunden annimmt. Die US-Post liefert die Briefe dort ab, und das Unternehmen bewahrt sie auf oder schickt sie weiter. So beschreibt es der USPS selbst. Für die US-Post ist ein virtuelles Büro wie Prima Offices genau so ein CMRA.
PS Form 1583 ist ein kurzer Antrag der US-Post. Damit erlauben Sie einem CMRA, Post in Ihrem Namen anzunehmen. Ohne dieses Formular darf niemand Ihre Briefe für Sie behalten. Liegt für einen Empfänger kein Formular vor, geht seine Post an die US-Post zurück.
Klingt bürokratisch. Ist es auch. Aber der Gedanke dahinter leuchtet ein: Niemand soll einfach Post unter fremdem Namen abholen können.
Wer das Formular ausfüllt
Das Formular füllt immer ein Mensch aus, nie eine Firma. Das überrascht viele, ist aber logisch, denn die US-Post will wissen, wer hinter der Post steht.
Soll die Post an Ihre LLC gehen (die LLC ist die amerikanische Gesellschaftsform, die viele Gründer aus dem Ausland wählen, grob vergleichbar mit einer GmbH), tragen Sie zusätzlich den Namen der Firma ein, ihre Adresse und wo sie registriert ist. Bei einer Gesellschaft unterschreibt eine verantwortliche Person und gibt ihre Funktion an. So steht es im Formular selbst.
Und alle anderen Personen, die unter dieser Adresse Post bekommen sollen, stehen ebenfalls im Formular. Jede von ihnen muss auf Nachfrage zwei Ausweisdokumente vorlegen, wie es das Postal Bulletin 22624 beschreibt. Angenommen, Ihre Mitgründerin in Wien soll auch Briefe erhalten. Dann gehört sie mit aufs Formular.
Die zwei Ausweisdokumente
Hier stolpern die meisten. Die US-Post verlangt zwei Dokumente, und zwar zwei verschiedene Arten. Die Liste steht im Domestic Mail Manual, Abschnitt 608.10, dem Regelwerk der US-Post, und in den FAQ des USPS.
- Ein Ausweis mit Foto. Für Menschen außerhalb der USA ist das praktisch immer der Reisepass. Der ausländische Reisepass steht ausdrücklich auf der Liste. Einen europäischen Personalausweis nennt die Liste dagegen nicht. Nehmen Sie also den Pass.
- Ein Dokument, das Ihre Wohnadresse belegt. Auf der Liste stehen unter anderem ein Mietvertrag, Unterlagen zu einer Hypothek, eine Fahrzeugzulassung und eine Versicherungspolice für Wohnung oder Auto.
Was nicht zählt: Strom- und andere Versorgerrechnungen. Die hat die US-Post am 22. Januar 2023 von der Liste gestrichen, wie das Postal Bulletin 22613 festhält. Ebenfalls nicht akzeptiert werden Geburtsurkunden, Kreditkarten, die US-Sozialversicherungskarte und digitale Ausweise jeder Art.
Noch eine Falle: Ein zweiter Fotoausweis ersetzt den Adressnachweis nicht. Zwei Pässe ergeben also keinen gültigen Satz.
Und die Angaben müssen zusammenpassen. Name und Adresse im Formular müssen mit den Dokumenten übereinstimmen, sonst wird der Antrag abgelehnt. Steht im Pass „Thomas Andreas Müller“, schreiben Sie nicht nur „Thomas Müller“ ins Formular.
Eine Sache wissen wir ehrlich gesagt nicht sicher. Ob ein Mietvertrag aus Leipzig oder eine Versicherungspolice aus Bern als Adressnachweis reicht, regeln die offiziellen Texte nicht ausdrücklich. Fragen Sie im Zweifel vorher nach, bevor Sie etwas hochladen.
Unterschreiben: per Video, nicht beim Notar um die Ecke
Das Formular braucht Ihre Unterschrift, und jemand muss bestätigen, dass wirklich Sie unterschrieben haben. Seit einer Regel vom Mai 2024, die am 1. Mai 2024 in Kraft trat, gibt es dafür zwei Wege:
- Sie unterschreiben vor dem CMRA selbst. Entweder persönlich vor Ort oder in einem Live-Videocall mit Bild und Ton.
- Oder ein Notar beglaubigt Ihre Unterschrift. Ein Notar (Notary Public) ist in den USA jemand, der Ihre Identität prüft und bestätigt, dass Sie selbst unterschrieben haben. Er muss aber in einem US-Bundesstaat, einem US-Territorium oder in Washington, D.C. zugelassen sein.
Daraus folgt etwas, das viele Geld kostet: Ihr Notar in Deutschland, Österreich oder der Schweiz kann das Formular nicht gültig beglaubigen. Der Termin in der Kanzlei, die Gebühr, der Stempel, alles umsonst.
Die Regel nennt die Online-Beglaubigung per Video nicht beim Namen. Ein in den USA zugelassener Notar, der per Video beglaubigt, passt aber zum Wortlaut. Und genau so läuft es bei uns.
So läuft es bei Prima Offices, Schritt für Schritt
- Sie wählen einen Tarif. Ihre Adresse und Ihre Briefkastennummer bekommen Sie direkt nach der Zahlung.
- Sie füllen das Form 1583 in Ihrem Konto aus. Ihr Name, Ihre Wohnadresse, der Name Ihrer Firma.
- Sie laden Ihre zwei Dokumente hoch, also den Reisepass und den Adressnachweis.
- Sie unterschreiben in einem kurzen Videotermin bei einem Online-Notar. Ein Laptop mit Kamera reicht, einen Drucker brauchen Sie nicht.
- Wir prüfen das Formular. Sobald es freigegeben ist, nehmen wir Post für Sie an.
Die Online-Beglaubigung ist in jedem Tarif enthalten, ohne Aufpreis. Ihre Adresse schreiben Sie danach so: „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ und Ihre Briefkastennummer. Die Raute ist kein Schmuck. Die US-Post verlangt bei Adressen eines CMRA ein „#“ oder „PMB“ mit der Nummer, so steht es im Domestic Mail Manual, Abschnitt 508.
Was nach der Anmeldung noch kommt
Das Formular ist kein Papier, das man einmal ausfüllt und vergisst. Jedes Quartal, also bis zum 15. Januar, 15. April, 15. Juli und 15. Oktober, muss ein CMRA gegenüber der US-Post bestätigen, dass alle Formulare aktuell sind und kein Ausweis abgelaufen ist. Das steht in den Regeln von 2023.
Für Sie heißt das ganz praktisch: Läuft Ihr Reisepass ab, brauchen Sie ein neues Formular. Das Gleiche gilt, wenn Sie umziehen oder sich Ihr Name ändert. Tragen Sie sich das Ablaufdatum Ihres Passes am besten gleich in den Kalender ein.
Noch ein Detail für alle, die es genau wissen wollen: Briefe mit „Restricted Delivery“, also Sendungen, die nur an den Empfänger persönlich gehen dürfen, nimmt ein CMRA nur an, wenn Sie das in Feld 5 des Formulars schriftlich erlaubt haben.
Und wenn Sie den Dienst eines Tages beenden
Auch das regelt die US-Post. Nach dem Domestic Mail Manual, Abschnitt 508 schickt ein CMRA die Post eines ehemaligen Kunden noch sechs Monate lang mit neuem Porto an die Weiterleitungsadresse im Formular. Es sei denn, der Kunde verzichtet schriftlich darauf, etwa im Dienstleistungsvertrag. Danach geht die Post an die US-Post zurück. Einen Nachsendeantrag bei der US-Post stellen dabei weder Sie noch das CMRA.
Bevor Sie kündigen, sollten Sie also Ihre neue Adresse überall eintragen, wo es zählt, vor allem beim IRS, der US-Steuerbehörde. Wie das geht, steht in unserem Ratgeber IRS-Post im Ausland empfangen.
Wie es weitergeht
Mit dem Formular ist der Weg frei für alles andere. Welche Adresse in welches Feld Ihrer Florida LLC gehört, erklärt unser Ratgeber Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida. Und was nach der Gründung sonst noch ansteht, haben wir in Florida LLC nach der Gründung gesammelt. Die Tarife ab $39 im Monat finden Sie auf unserer Preisseite.