Vous venez de choisir une adresse à Miami pour votre société. Vous pensiez avoir fini. Et voilà qu'on vous demande un « formulaire USPS 1583 », signé, avec deux pièces d'identité et un notaire. Depuis Bordeaux, Montréal ou Abidjan, la première réaction est presque toujours la même : faut-il prendre l'avion ?
Non. Mais il vaut mieux comprendre ce que l'on signe, et pourquoi. Ce guide reprend tout depuis le début, sans supposer que vous connaissez quoi que ce soit à la poste américaine.
Précision utile : c'est de l'information générale, pas un avis juridique.
Le formulaire USPS 1583, c'est quoi ?
L'USPS, c'est la poste américaine (United States Postal Service). Le PS Form 1583 est l'un de ses formulaires. C'est une autorisation d'une page qui permet à une entreprise privée de recevoir du courrier à votre place.
Cette entreprise privée a un nom dans le jargon de la poste : une CMRA, pour Commercial Mail Receiving Agency. En clair, c'est une société qui reçoit le courrier de ses clients, le garde dans une boîte à leur nom ou le leur réexpédie. Vous payez cette société, pas la poste. Un bureau virtuel comme Prima est une CMRA.
Pourquoi tant de formalités pour une boîte aux lettres ? Parce que la poste veut savoir qui se trouve derrière chaque boîte. Sans formulaire 1583 à votre nom, la règle ne laisse aucune marge : la CMRA doit rendre votre courrier à la poste avec la mention « non distribuable ». La lettre de l'IRS, le fisc américain, que vous attendiez ne vous parviendrait donc jamais.
Qui remplit le formulaire quand c'est pour une société ?
Le demandeur est toujours une personne, jamais une société. Si votre courrier est adressé à votre LLC (la société à responsabilité limitée américaine que vous avez créée), vous remplissez le formulaire à votre nom. Puis vous y ajoutez les informations de la société : son nom, son adresse et l'endroit où elle est enregistrée, c'est-à-dire l'État américain et le comté, ou le pays. Pour une LLC créée en Floride, c'est la Floride.
Quand le formulaire concerne une société, un dirigeant signe en indiquant son titre dans la société. Ces règles viennent du bulletin officiel de la poste.
Et si votre associée ou votre assistant doit aussi recevoir du courrier à cette adresse ? Son nom doit figurer sur le formulaire, et cette personne doit pouvoir présenter deux pièces d'identité si on les lui demande. Le courrier adressé à quelqu'un qui n'apparaît sur aucun formulaire 1583 repart à la poste.
Les deux pièces d'identité
C'est ici que la plupart des dossiers coincent. La poste demande deux pièces, et chacune a un rôle précis.
La première prouve qui vous êtes. Elle doit avoir une photo. Votre passeport fait parfaitement l'affaire, même s'il n'est pas américain, car la liste officielle cite expressément les passeports étrangers. Hors des États-Unis, c'est le choix le plus sûr.
La seconde prouve où vous habitez. C'est elle qui pose problème. La liste officielle cite un bail, un acte de propriété ou un document de prêt immobilier, une carte d'électeur, un certificat d'immatriculation de véhicule (votre carte grise), une assurance habitation ou automobile, ou le formulaire I-94, le document d'entrée sur le territoire américain.
Et voici le piège pour les francophones. Chez nous, le justificatif de domicile par excellence, c'est la facture d'électricité. Pas pour la poste américaine. Les factures d'électricité, de gaz ou d'eau ne sont plus acceptées depuis le 22 janvier 2023. Les actes de naissance, les cartes bancaires, les cartes de sécurité sociale américaines et toute pièce numérique (sur votre téléphone, par exemple) sont refusés eux aussi.
Deux règles de plus :
- Une deuxième pièce avec photo ne remplace pas le justificatif d'adresse. Deux passeports ne font pas un dossier complet.
- Un permis de conduire ne peut jouer qu'un seul des deux rôles, jamais les deux.
Il reste une zone grise, et autant vous la dire franchement. Les textes officiels ne précisent pas si un justificatif d'adresse émis hors des États-Unis, comme un bail lyonnais ou une attestation d'assurance belge, est toujours accepté. Si vous avez un doute sur votre document, posez la question avant la signature plutôt qu'après.
Dernier point, et il compte : les informations du formulaire doivent correspondre exactement à vos pièces. Même nom, même adresse. Si votre passeport dit « Marie-Claire Dubois » et le formulaire « Marie Dubois », le dossier peut être refusé.
La signature : ce qui a changé en 2024
Votre premier réflexe sera peut-être d'appeler le notaire du quartier. Mauvaise idée, même avec le meilleur notaire.
Un mot d'abord sur la notarisation. Aux États-Unis, un notaire (notary public) n'a pas le rôle d'un notaire français ou québécois. Pour ce formulaire, il vérifie votre identité et atteste que c'est bien vous qui signez.
Depuis une règle de la poste entrée en vigueur le 1er mai 2024, vous avez deux façons de signer :
- Devant la CMRA elle-même, en personne ou par vidéo en direct avec son responsable ou un employé autorisé.
- Devant un notaire habilité aux États-Unis, c'est-à-dire par un État américain, un territoire américain ou le district de Columbia.
La conséquence est nette. Un notaire français, belge, suisse, québécois ou sénégalais ne convient pas pour ce formulaire. La règle demande une habilitation américaine.
Comment ça se passe chez Prima, étape par étape
Voici ce que vous faites concrètement, depuis chez vous :
- Vous choisissez votre formule et vous recevez votre adresse au 2125 Biscayne Blvd, « 2125 Biscayne Blvd, Suite 300 # » suivi de votre numéro de boîte aux lettres.
- Dans votre compte, vous remplissez le formulaire 1583 : vos informations, celles de votre société et les personnes qui recevront du courrier.
- Vous téléversez vos deux pièces d'identité, par exemple votre passeport et votre bail.
- Vous signez par vidéo devant un notaire en ligne, toujours depuis votre compte. Prévoyez une bonne connexion et une pièce calme.
- Une fois le dossier validé, nous pouvons recevoir votre courrier.
La notarisation en ligne est incluse dans toutes les formules, d'Adresse à Executive. C'est notre façon de faire, pas une obligation que la poste impose à toutes les CMRA. Les formules démarrent à $39 par mois, et tout est détaillé sur la page des tarifs.
Après la signature : ce qui peut vous rattraper
Le formulaire ne dort pas dans un tiroir. La CMRA enregistre vos informations et des copies de vos pièces dans une base de données de la poste. Puis, quatre fois par an, au plus tard les 15 janvier, 15 avril, 15 juillet et 15 octobre, elle doit certifier que chaque dossier est à jour et qu'aucune pièce n'a expiré.
Pour vous, cela veut dire une chose simple. Si votre passeport expire, il faudra refaire un formulaire 1583 avec le nouveau. Même chose si vous changez de nom, d'adresse personnelle ou si vous ajoutez quelqu'un. Notez la date d'expiration de votre passeport dans votre agenda. Ça vous évitera une mauvaise surprise.
Le jour où vous fermez la boîte
Quand vous résiliez, la CMRA inscrit la date de fin dans la base de la poste. Ni elle ni vous ne pouvez déposer un changement d'adresse auprès de la poste.
Selon le règlement postal américain (DMM 508), la CMRA doit ensuite réexpédier votre courrier pendant six mois, avec un nouvel affranchissement, vers l'adresse indiquée sur votre formulaire. Sauf si vous y renoncez par écrit, par exemple dans le contrat de service. Après ces six mois, le courrier important repart à la poste avec la mention « non distribuable ».
Le vrai conseil, donc : avant de fermer, changez votre adresse auprès de l'IRS, de Sunbiz (le registre officiel des sociétés de Floride) et de votre banque. Notre guide pour recevoir le courrier de l'IRS depuis l'étranger explique comment faire, et celui sur l'adresse du formulaire SS-4, qui sert à demander le numéro fiscal de la société, montre où cette adresse apparaît.
Et si vous venez de créer votre LLC, notre guide après la création d'une LLC aux USA remet chaque démarche dans l'ordre. Et si vous vous demandez dans quel champ de Sunbiz cette adresse peut figurer, lisez peut-on utiliser un bureau virtuel comme adresse de sa LLC en Floride ?.