Le formulaire est en anglais, plein de cases numérotées, et la ligne 4a vous attend : « Mailing address ». Deux lignes plus bas, la 5a demande une « Street address (if different) ». Faut-il mettre Miami ? Votre adresse à Toulouse ? Les deux ? C'est la question de l'adresse sur le formulaire SS-4 pour l'EIN, et elle mérite cinq minutes de réflexion avant d'appeler qui que ce soit.
Reprenons depuis le début, mot par mot.
L'IRS, c'est le fisc fédéral américain. L'EIN (Employer Identification Number) est le numéro qui identifie votre société auprès de lui. Votre banque, Stripe et vos clients américains vous le demanderont tôt ou tard. Et le SS-4 est le formulaire qui sert à demander ce numéro.
Une précision : ce guide explique un formulaire. Ce n'est pas un conseil fiscal. Pour votre situation, un comptable ou un fiscaliste américain reste la bonne personne.
Pourquoi l'adresse du SS-4 compte autant
Une fois votre EIN attribué, l'IRS vous envoie par la poste une lettre de confirmation appelée CP575. Elle part à l'adresse postale que vous avez indiquée sur le SS-4, selon l'IRS.
Gardez-la précieusement, c'est la preuve officielle de votre numéro. Et l'original ne peut pas être réémis : si vous la perdez, l'IRS vous envoie à la place une autre lettre, la Letter 147C. Bonne nouvelle quand même : les sociétés qui utilisent le compte en ligne de l'IRS pour les entreprises (Business Tax Account) peuvent désormais télécharger une version numérique du CP575, que les banques acceptent.
Bref, l'adresse de la ligne 4a décide où atterrit votre premier courrier officiel. Si c'est une adresse que personne ne relève, vous commencez mal.
Les adresses du SS-4, ligne par ligne
Le formulaire SS-4 distingue deux adresses.
Lignes 4a et 4b : l'adresse postale. C'est là que l'IRS vous écrit. La ligne 4a reçoit la rue et le numéro, ou une P.O. box (une boîte postale louée dans un bureau de poste). La ligne 4b reçoit la ville, l'État et le code postal. Une adresse postale à l'étranger est permise, à condition d'écrire le nom du pays en entier.
Lignes 5a et 5b : l'adresse physique, si elle est différente. C'est l'endroit où se trouve réellement l'activité. Le formulaire précise de ne pas y mettre de boîte postale.
Vous voyez la logique. L'une sert à vous écrire. L'autre dit où vous êtes.
Et une adresse de bureau virtuel, dans tout ça ?
Une adresse de bureau virtuel comme la nôtre est une adresse de CMRA. Une CMRA est une entreprise privée qui reçoit le courrier de ses clients, et ses adresses portent un numéro de boîte aux lettres après un « # ». Nous expliquons tout cela dans notre guide sur le formulaire USPS 1583, l'autorisation que la poste américaine exige avant qu'une entreprise reçoive du courrier à votre place.
Que dit l'IRS de ces adresses ? Rien, en fait. Nous n'avons trouvé aucune page officielle qui en parle. La structure du formulaire laisse penser qu'une telle adresse convient comme adresse postale, en ligne 4a, puisque cette ligne accepte même une boîte postale. Pour la ligne 5a, celle de l'adresse physique, la question reste ouverte.
Alors voici l'approche qui nous paraît la plus cohérente, à faire confirmer par un professionnel si vous avez un doute : l'adresse à Miami en ligne 4a pour recevoir le courrier, et l'adresse d'où vous dirigez vraiment la société en ligne 5a si elle est différente. Concrètement, pour une fondatrice qui gère sa LLC depuis Lyon, cela donnerait quelque chose comme ceci (le numéro de boîte et l'adresse lyonnaise sont des exemples) :
- Ligne 4a : 2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #1234
- Ligne 4b : Miami, FL 33137
- Ligne 5a : 12 rue des Lilas
- Ligne 5b : 69003 Lyon, FRANCE
Notre avis, au fond : déclarez la réalité. Une adresse postale sert à recevoir des lettres. Elle ne fait pas de vous une entreprise installée à Miami, et le formulaire ne vous demande pas de le prétendre.
Un conseil pratique en plus. Si vous avez déjà indiqué une adresse postale sur Sunbiz, le registre officiel des sociétés de Floride, gardez la même sur le SS-4. Moins vous avez d'adresses différentes d'un document à l'autre, moins vous aurez de questions plus tard. Notre guide sur les trois adresses d'une LLC en Floride détaille ce qui va où.
La ligne 7b : le responsable de la société
Juste après les adresses, le formulaire demande le responsible party, c'est-à-dire la personne qui contrôle réellement la société. Ce doit être une personne physique, pas une autre société. Dans une LLC à un seul associé, c'est souvent vous.
La ligne 7a reçoit son nom. La ligne 7b demande son numéro fiscal américain : un SSN (le numéro de sécurité sociale américain) ou un ITIN (un numéro fiscal individuel pour les personnes qui ne peuvent pas avoir de SSN). Et si vous n'avez ni l'un ni l'autre ? Les instructions de l'IRS prévoient le cas : un responsable étranger qui n'a pas ces numéros et n'y a pas droit écrit « foreign » ou « N/A » sur la ligne 7b.
Si le responsable change un jour, il faut le signaler à l'IRS dans les 60 jours avec le formulaire 8822-B, le formulaire de changement que nous présentons plus bas.
Comment envoyer le SS-4 quand vous vivez à l'étranger
Voici la partie qui surprend le plus. Si vous n'avez ni résidence légale, ni lieu d'activité principal, ni bureau principal aux États-Unis, vous ne pouvez pas utiliser la demande en ligne. C'est écrit sur la page EIN de l'IRS. Il vous reste trois voies :
- Le téléphone. Composez le 267-941-1099 (ce n'est pas un numéro gratuit), du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de New York. Depuis Paris, cela tombe en général entre midi et 5 h du matin. La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l'EIN et pouvoir répondre aux questions du SS-4.
- Le fax. Depuis l'étranger, faxez le formulaire au 304-707-9471. Comptez environ 4 jours ouvrables si vous indiquez un numéro de fax pour la réponse.
- La poste. Envoyez-le à EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Comptez environ 4 semaines.
Pour le téléphone, un conseil tout bête : remplissez le SS-4 avant d'appeler et gardez-le sous les yeux. L'agent vous posera les questions du formulaire, en anglais. Si votre anglais vous inquiète, le fax est moins stressant.
Si l'adresse change plus tard
Vous déménagez, vous changez de bureau virtuel, vous voulez que le courrier de l'IRS arrive ailleurs ? Le SS-4 ne se refait pas. On utilise le formulaire 8822-B, qui signale un changement d'adresse postale, de lieu d'activité ou de responsable. Il s'envoie sur papier et l'IRS met 4 à 6 semaines à le traiter. Nous détaillons la marche à suivre dans notre guide pour recevoir le courrier de l'IRS depuis l'étranger.
Où Prima entre en jeu
Soyons clairs : Prima ne demande pas d'EIN pour vous et ne donne pas de conseil fiscal. Ce que nous faisons, c'est l'adresse postale de la ligne 4a, dans un immeuble de bureaux au 2125 Biscayne Blvd, à Miami. Votre adresse s'écrit « 2125 Biscayne Blvd, Suite 300 # » suivi de votre numéro de boîte aux lettres. Notre équipe sur place photographie chaque enveloppe, et le courrier juridique et administratif est numérisé gratuitement. Le jour où le CP575 arrive, vous voyez son enveloppe dans l'application. Les formules démarrent à $39 par mois, et les détails sont sur la page des tarifs.
L'EIN n'est que la première étape après la création. Pour la suite, notre guide après la création d'une LLC aux USA remet tout dans l'ordre.