Quelque part, une enveloppe officielle attend que quelqu'un l'ouvre. Elle vient de l'IRS. Elle est adressée à votre LLC. Et vous, vous êtes à Marseille, à Genève ou à Douala, sans savoir qu'elle existe. Recevoir le courrier de l'IRS depuis l'étranger, c'est exactement ça : faire en sorte que cette enveloppe ne reste pas sans lecteur.
Commençons par les mots. L'IRS (Internal Revenue Service) est le fisc fédéral américain. Une LLC est une société à responsabilité limitée américaine, un type de société que beaucoup de fondateurs étrangers créent en Floride ou ailleurs. Et quand l'IRS veut dire quelque chose à votre LLC, il écrit par la poste, à l'adresse postale qu'il a dans ses dossiers.
Une précision : ce guide est de l'information générale, pas un conseil fiscal. Pour vos obligations précises, parlez à un comptable ou à un fiscaliste américain.
Pourquoi ces lettres comptent
On pourrait penser que le fisc écrit rarement à une petite LLC. Peut-être. Mais les rares lettres qu'il envoie sont justement celles qu'il ne faut pas rater.
La première lettre : le CP575. Quand l'IRS attribue un EIN à votre société (le numéro qui l'identifie auprès du fisc), il envoie une lettre de confirmation appelée CP575, à l'adresse postale indiquée sur votre demande. L'original ne peut pas être réémis. En cas de perte, l'IRS envoie à la place une Letter 147C. Les sociétés inscrites au compte en ligne de l'IRS pour les entreprises (Business Tax Account) peuvent aussi télécharger une version numérique du CP575.
Les avis (notices). Ce sont des lettres numérotées que l'IRS envoie pour signaler un problème, poser une question ou réclamer un document. Beaucoup donnent une date limite pour répondre.
Le contexte du formulaire 5472. En règle générale, une LLC à associé unique détenue par une personne étrangère doit déposer chaque année un formulaire 5472, une déclaration d'information envoyée au fisc. Si elle ne le fait pas, la pénalité prévue est de $25 000 par formulaire et par année. Et si le formulaire n'est toujours pas déposé 90 jours après un avis de l'IRS, $25 000 de plus s'ajoutent par période de 30 jours, sans plafond.
Relisez la dernière phrase. Les 90 jours partent de l'avis. Pas du jour où vous l'ouvrez.
Ce qui se passe quand une lettre se perd
Rien, d'abord. C'est bien le problème. Une lettre non lue ne fait aucun bruit.
Imaginons un fondateur fictif, Karim, à Casablanca. Il a mis l'adresse d'un cousin à Orlando sur sa demande d'EIN. Le cousin déménage. Personne ne prévient l'IRS. Un avis arrive à l'ancienne adresse, repart ou finit dans une pile. Karim l'apprend des mois plus tard, quand le délai est passé depuis longtemps.
Ce scénario est inventé. Mais chaque morceau est banal : un proche qui déménage, une boîte que personne ne relève, un courrier international qui met des semaines. Les délais de l'IRS, eux, continuent de courir pendant ce temps.
Vos options, sans enjoliver
Il n'y a pas de solution parfaite. Il y a des compromis.
Votre adresse à l'étranger
Le formulaire SS-4, celui qui sert à demander l'EIN, accepte une adresse postale hors des États-Unis, avec le nom du pays écrit en entier. C'est gratuit et simple. En revanche, le courrier international peut prendre du temps, et vous ne pouvez pas faire grand-chose si une lettre se perd en route. Nous détaillons ce formulaire dans notre guide sur l'adresse à indiquer sur le SS-4.
Un proche aux États-Unis
Gratuit aussi, et ça marche tant que tout le monde reste en place. Mais vous dépendez de sa disponibilité, il voit votre courrier fiscal, et le jour où il déménage, vous êtes le dernier informé.
Une adresse postale américaine avec numérisation
C'est le rôle d'un bureau virtuel. Une équipe reçoit votre courrier, vous montre chaque enveloppe et ouvre et numérise ce que vous demandez. Ça coûte un abonnement, et il faut remplir le formulaire USPS 1583, l'autorisation que la poste américaine exige avant qu'une entreprise reçoive du courrier pour vous. En échange, quand une lettre de l'IRS arrive à Miami, vous voyez l'enveloppe le jour où elle est enregistrée et vous demandez sa numérisation depuis votre téléphone.
Et le registered agent ? C'est la personne ou la société en Floride qui reçoit officiellement les documents juridiques au nom de votre LLC, comme une assignation en justice. Son rôle est différent. L'IRS écrit à l'adresse postale qu'il a dans ses dossiers, celle de votre SS-4 ou de votre dernier changement d'adresse. Si vous voulez qu'il écrive ailleurs, c'est cette adresse-là qu'il faut changer.
Changer l'adresse que l'IRS a dans ses dossiers
L'outil principal s'appelle le formulaire 8822-B. Il sert à signaler un changement d'adresse postale, de lieu d'activité ou de responsable de la société. Le responsable, c'est la personne physique qui contrôle réellement la LLC. S'il change, vous avez 60 jours pour le signaler.
Voici comment ça se passe, concrètement :
- Téléchargez le formulaire 8822-B sur le site de l'IRS. À notre connaissance, l'IRS ne propose pas de l'envoyer en ligne.
- Remplissez-le avec votre EIN, l'ancienne adresse et la nouvelle.
- Signez-le et envoyez-le par la poste. Si votre ancienne adresse était en Floride, il part à Ogden, dans l'Utah, au code postal 84201, selon la page « Where to file » de l'IRS. Pour une ancienne adresse hors des États-Unis, l'ancienne version du formulaire indiquait aussi Ogden. Vérifiez la page avant d'envoyer.
- Patientez. L'IRS compte 4 à 6 semaines de traitement.
Il existe d'autres voies, selon l'IRS : une déclaration écrite et signée, un appel ou un rendez-vous avec vérification d'identité, ou la nouvelle adresse indiquée sur votre prochaine déclaration. Le 8822-B reste la plus simple à suivre.
Un détail qui a son importance. Quand vous changez d'adresse auprès de l'IRS, pensez aussi à Sunbiz, le registre officiel des sociétés de Floride, et à votre banque. Notre guide sur les trois adresses d'une LLC en Floride explique où chacune se modifie.
Comment ça marche chez Prima
Votre adresse s'écrit « 2125 Biscayne Blvd, Suite 300 # » suivi de votre numéro de boîte aux lettres. Notre équipe dans l'immeuble du 2125 Biscayne Blvd reçoit le courrier les jours ouvrés, photographie chaque enveloppe et l'ajoute à votre compte le jour de son enregistrement. Vous décidez ensuite : ouvrir et numériser, faire suivre ou détruire.
Le courrier juridique et administratif est numérisé gratuitement, quelle que soit la formule. Une lettre de l'IRS ne vous coûte donc rien, même avec la formule Adresse, où les autres numérisations sont à $2,50 par enveloppe. Les lettres sont gardées 30 jours sans frais, ce qui vous laisse le temps de décider, puis c'est $1 par lettre et par jour. Les formules démarrent à $39 par mois et sont détaillées sur la page des tarifs.
Ce que nous ne faisons pas : répondre à l'IRS à votre place, préparer vos déclarations ou vous dire quoi déposer. Pour ça, il vous faut un professionnel. Et si vous venez de créer votre société, notre guide après la création d'une LLC aux USA vous donne l'ordre des démarches.