Wie kommt meine Post aus Miami zu mir? Scans, Weiterleitung, Pakete

Das ist die Frage, die fast jeder stellt, bevor er bucht. Die Adresse in Miami ist schön und gut. Aber Sie sitzen in Graz, und der Brief liegt über 8.000 Kilometer entfernt auf einem Tisch. Wie kommt der zu Ihnen?

Kurz gesagt: meistens gar nicht, und das ist auch gut so. Sie sehen ihn. Erst als Foto des Umschlags, dann, wenn Sie wollen, als Scan des Inhalts. Nur was Sie wirklich in der Hand halten müssen, reist über den Atlantik. Hier der ganze Weg, Schritt für Schritt, mit den Zahlen von Prima Offices.

Bevor der erste Brief kommt: das Formular 1583

Die US-Post (USPS, der United States Postal Service) erlaubt niemandem, einfach Post für Sie anzunehmen. Erst unterschreiben Sie ein kurzes Formular, das PS Form 1583. Damit erlauben Sie uns, Ihre Post zu empfangen. Sie laden zwei Ausweisdokumente hoch und unterschreiben in einem Videocall bei einem Online-Notar, der in jedem Tarif enthalten ist. Wie das genau läuft, steht in USPS Form 1583 ausfüllen.

Ab der Freigabe lautet Ihre Adresse „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer, Miami, FL 33137. Die Nummer muss auf jeder Sendung stehen. Ohne sie können wir einen Brief Ihrem Konto nicht zuordnen.

Der Weg eines Briefes

1. Unser Team nimmt die Post an Werktagen im Gebäude am Biscayne Boulevard an.
2. Wir erfassen jede Sendung und fotografieren den Umschlag von außen.
3. Das Foto erscheint noch am Tag der Erfassung in Ihrer App. Sie sehen Absender, Empfänger und Poststempel.
4. Sie entscheiden: öffnen und scannen, weiterleiten, zur Abholung aufbewahren oder schreddern.

Das Foto allein beantwortet oft schon die halbe Frage. Ein Umschlag vom Department of the Treasury, Internal Revenue Service ist etwas anderes als die fünfte Werbung für eine Firmenkreditkarte. Die Werbung lassen Sie schreddern, ohne dass sie je das Land verlässt.

Scannen: der Brief auf Ihrem Bildschirm

Wenn Sie wissen müssen, was drinsteht, öffnen wir den Umschlag und scannen den Inhalt in Ihr Konto.

• Tarif Adresse ($39 im Monat): Jeder Inhaltsscan kostet $2,50 pro Umschlag, bis zu 10 Seiten.
• Tarif Business ($89 im Monat): 20 Inhaltsscans im Monat inklusive, im Tarif Executive ($199 im Monat) sind es 50. Danach kostet jeder Scan $2,50.
• Mehr als 10 Seiten in einem Umschlag: Jede weitere Seite kostet in jedem Tarif $0,20.
• In jedem Tarif: Rechtliche und behördliche Post scannen wir kostenlos. Ein Brief vom IRS (der US-Steuerbehörde) kostet Sie also auch im Tarif Adresse nichts.

Reicht der Tarif Adresse? Für eine kleine LLC, die vor allem Post von Behörden und ein paar Rechnungen bekommt, meistens ja. Die Behördenpost ist kostenlos, und drei gescannte Rechnungen kosten Sie $7,50 im Monat. Wer Verträge, Schecks und Kundenpost über Miami laufen lässt, fährt mit Business entspannter. Die Preise oben sind die von heute, alle Details stehen auf der Preisseite.

Weiterleiten: wenn Sie das Original brauchen

Manchmal braucht es Papier. Ein Original mit Stempel, eine Karte, ein Dokument, das ein Amt zu Hause sehen will. Dann schicken wir die Sendung weiter, an jede Adresse der Welt, also auch nach Deutschland, Österreich oder in die Schweiz.

• In jedem Tarif: Sie zahlen das Porto des Zustellers plus $5 Bearbeitungsgebühr pro Sendung.
• Nur auf Anfrage: Wir leiten weiter, wenn Sie es in der App anfordern, nicht nach festem Zeitplan.

Sie sehen die vollen Kosten, bevor Sie bestätigen, und wir berechnen sie, bevor wir die Sendung verschicken. Unser Rat: Sammeln Sie, was nicht eilt. Ein Umschlag mit fünf Briefen kostet weniger Porto als fünf einzelne. Und ob bei Ihnen zu Hause Zoll oder Einfuhrabgaben anfallen, regelt Ihr Land, nicht wir.

Abholen und aufbewahren

Sind Sie in Miami, holen Sie Ihre Post während der Geschäftszeiten persönlich bei uns ab. Briefe bewahren wir 30 Tage kostenlos auf. In der Zeit entscheiden Sie in Ruhe, was damit passiert. Danach kostet jeder Brief $1 pro Tag.

Pakete: nur in den Tarifen Business und Executive

Der Tarif Adresse ist ein virtueller Briefkasten für Briefe und Großbriefe. Pakete nehmen wir ab dem Tarif Business an.

• Wie viele: bis zu 5 im Monat im Tarif Business, bis zu 15 im Tarif Executive. Eine Gebühr für zusätzliche Pakete gibt es nicht. Liegen Sie aber zwei Monate in Folge darüber, bitten wir Sie, in einen höheren Tarif zu wechseln.
• Wie groß: bis 25 lb (etwa 11 kg) und 24 Zoll (etwa 61 cm) an der längsten Seite. Pakete von 25 bis 50 lb (etwa 11 bis 23 kg) nehmen wir an, wenn Sie uns vorher Bescheid geben, für $10 Bearbeitung. Schwerere Sendungen, Paletten und Fracht lehnen wir ab.
• Wie lange: im Tarif Business 14 Tage kostenlos, im Tarif Executive 30 Tage. Bei Kartons über 12 × 12 × 12 Zoll (etwa 30 cm pro Seite) sind es 7 Tage. Danach kostet jedes Paket $2 pro Tag.
• Was nicht geht: Nachnahme und Pakete mit offenen Einfuhrabgaben, es sei denn, sie sind vorab bezahlt. Dazu eine Liste verbotener Waren, etwa Gefahrstoffe, Alkohol, Medikamente auf Rezept und Bargeld.

Und ganz wichtig: Wir sind kein Lager. Kein Warenbestand, kein Dropshipping, keine Retouren von Online-Marktplätzen. Wer Ware in den USA lagern will, braucht ein Fulfillment-Lager. Und wer privat in US-Shops bestellt, ist bei einem Weiterleitungsdienst für Einkäufe besser aufgehoben.

Welche Post wirklich zählt

Ehrlich gesagt ist das meiste, was an eine Firmenadresse kommt, unwichtig. Ein paar Absender sind es nicht. Der IRS schreibt Ihrer LLC (der US-Gesellschaftsform, grob vergleichbar mit einer GmbH) auf Papier, und manche dieser Briefe setzen Fristen. Der Bundesstaat Florida schickt Post an die Postanschrift Ihrer LLC. Gerade solche Briefe wollen Sie am selben Tag sehen, nicht in drei Wochen. Warum, erklärt IRS-Post im Ausland empfangen.

Was die Adresse sonst kann und was nicht, steht auf der Seite Geschäftsadresse in den USA für Ihr Unternehmen.