Wer zum ersten Mal nach einer Geschäftsadresse in den USA sucht, landet schnell in einem seltsamen Teil des Internets. Auf der einen Seite Angebote, die „Ihr Büro in New York ab heute“ versprechen. Auf der anderen Seite Foren, in denen jemand schreibt, so eine Adresse sei doch nur ein Briefkasten. Und irgendwo dazwischen sitzen Sie, in Köln, Linz oder Basel, und wollen eigentlich nur wissen: Was bringt mir das, und was nicht?
Beides stimmt ein bisschen. Eine Geschäftsadresse in den USA ist im Kern ein Briefkasten mit Menschen dahinter. Das ist weniger glamourös als ein eigenes Büro. Aber für die meisten Firmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ist es genau das, was sie brauchen. Hier die ehrliche Version. Wie immer: allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was eine Geschäftsadresse in den USA eigentlich ist
Sie bekommen eine Straßenadresse in einer US-Stadt. Ein Unternehmen vor Ort nimmt dort Ihre Post an, zeigt sie Ihnen online und schickt sie auf Wunsch weiter. Sie selbst sind nie da, und das müssen Sie auch nicht.
Die US-Post, der USPS (United States Postal Service), hat für solche Unternehmen einen eigenen Namen. Ein privates Unternehmen, das Post für seine Kunden annimmt, heißt dort CMRA, kurz für Commercial Mail Receiving Agency. So beschreibt es der USPS selbst. Ob sich der Anbieter virtuelles Büro, virtueller Briefkasten oder Postannahmedienst nennt, ist Marketing. Für die US-Post sind sie alle ein CMRA. Auch wir.
Damit ein CMRA Ihre Post annehmen darf, unterschreiben Sie ein kurzes Formular der US-Post, das PS Form 1583. Sie brauchen dafür zwei Ausweisdokumente und eine bestätigte Unterschrift. Bei uns geht das per Video mit einem Online-Notar. Die Einzelheiten stehen in USPS Form 1583 ausfüllen.
Warum ein „#“ in Ihrer Adresse steht
Bei uns lautet Ihre Adresse „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer, Miami, FL 33137. Die Raute ist Pflicht. Das Regelwerk der US-Post, das Domestic Mail Manual, verlangt bei Adressen eines CMRA die Angabe „PMB“ (Private Mailbox) oder „#“ mit der Nummer des Kunden. So steht es im Domestic Mail Manual, Abschnitt 508.
Für Sie hat das zwei praktische Folgen. Erstens: Schreiben Sie die Briefkastennummer überall dazu. Post ohne Nummer können wir Ihrem Konto nicht zuordnen. Zweitens: Die Nummer macht für jeden erkennbar, dass es eine Adresse eines Postannahmedienstes ist. Wir finden das richtig so. Eine Adresse, die etwas vortäuscht, fliegt früher oder später auf.
Und noch ein Wort zur Sprache, weil es im Deutschen so leicht durcheinandergeht. Ein Postfach ist in den USA eine „P.O. Box“, ein Fach in einer Postfiliale, ohne Straßenadresse, in das nur die US-Post selbst zustellen darf. Das ist etwas anderes. Bei uns haben Sie eine Straßenadresse mit Briefkastennummer, und wir nehmen auch Sendungen von privaten Zustellern an.
Was sie bringt
Ihre Post kommt innerhalb der USA an. Ein Brief vom IRS (der US-Steuerbehörde) oder vom Bundesstaat Florida braucht nach Deutschland gern Wochen, wenn er überhaupt ankommt. An eine Adresse in Miami bleibt er im Inland, ohne Atlantik dazwischen. Bei uns sehen Sie jeden Umschlag noch am Tag der Erfassung als Foto in der App, und rechtliche und behördliche Post scannen wir kostenlos. Warum das bei IRS-Briefen um echtes Geld gehen kann, erklärt IRS-Post im Ausland empfangen.
Eine Postanschrift für Ihre LLC. Die LLC ist die US-Gesellschaftsform, die viele Gründer aus dem Ausland wählen, grob vergleichbar mit einer GmbH. In Florida darf die Postanschrift einer LLC sogar ein Postfach sein, eine Geschäftsadresse passt dort also ohne Weiteres. Welche Adresse in welches Feld gehört, steht in Hauptsitz, Postanschrift und Registered Agent in Florida.
Ihre Privatadresse bleibt privat. Sunbiz, das Firmenregister von Florida, ist öffentlich. Wer dort die eigene Wohnung einträgt, findet sie im Netz wieder. Mit einer Geschäftsadresse muss das nicht sein.
Eine Adresse für Kunden in den USA. Auf Website, Rechnungen und Verträgen wirkt eine Adresse in Miami für einen Einkäufer in Atlanta vertrauter als eine Postleitzahl in Oberösterreich. Das ist kein Trick, sondern schlicht ein Ort, an dem Ihre US-Post ankommt.
Sie kann mitwachsen. Unser Tarif Adresse ist ein virtueller Briefkasten, und für viele reicht der völlig. Wer mehr braucht, bekommt im Tarif Business eine Telefonnummer in Miami, die auf Ihrem eigenen Telefon klingelt, Paketannahme und einen Dienstleistungsvertrag als Adressnachweis. Die Adresse bleibt dabei gleich.
Was sie nicht bringt
Keinen Registered Agent. Jede LLC braucht einen Registered Agent, also eine Person oder Firma im Gründungsstaat, die offizielle Zustellungen wie eine Klage annimmt. In Florida muss das Büro dafür zu festen Zeiten besetzt sein. Eine Geschäftsadresse ersetzt das nicht, und wir bieten diesen Service nicht an.
Keine Niederlassung. Eine Adresse in Miami ist keine Tochtergesellschaft, keine Betriebsstätte und kein Firmensitz. Wer den US-Markt ernsthaft betreten will, braucht irgendwann mehr. Die Adresse ist ein guter erster Schritt, mehr nicht.
Keine Garantie bei Banken und Zahlungsanbietern. Jede Bank und jede Plattform setzt eigene Regeln, und manche schließen CMRA-Adressen als Firmenadresse ausdrücklich aus. Fragen Sie also zuerst dort nach. Was einzelne Anbieter selbst dazu schreiben, steht in US-Geschäftskonto der LLC: welche Adresse?
Keinen Eintrag bei Google Maps. Googles Richtlinien erlauben virtuelle Büros in der Regel nicht als Unternehmensstandort. Die Adresse gehört auf Ihre Website und in Ihre Dokumente, nicht auf die Karte.
Keine Paketweiterleitung für Einkäufe. Wer Turnschuhe aus einem US-Shop nach Hause schicken lassen will, ist bei einem Weiterleitungsdienst für Privatkunden besser aufgehoben. Wir sind kein Lager, und Retouren von Online-Marktplätzen nehmen wir nicht an.
Kein sicheres Impressum. Ob eine Adresse in Miami im Impressum Ihrer Website reicht, ist umstritten. Lesen Sie dazu Impressum mit US-LLC: welche Adresse gehört hinein? und lassen Sie einen Anwalt entscheiden.
Für wen sie sich lohnt
Wenn Sie eine LLC in den USA haben und deren Post zuverlässig lesen wollen, lohnt sie sich fast immer. Das Gleiche gilt, wenn Sie an Kunden in den USA verkaufen und eine Kontaktadresse dort möchten, oder wenn Ihre Wohnadresse nicht in einem öffentlichen Register stehen soll.
Weniger sinnvoll ist sie, wenn Sie mit der Adresse eine Prüfung bei einer Bank bestehen wollen. Oder wenn Sie eigentlich eine Niederlassung brauchen und hoffen, dass eine Adresse das abkürzt. Das tut sie nicht, und darüber sind wir lieber jetzt ehrlich.
Wie es bei uns konkret aussieht, mit Tarifen und Preisen, zeigt die Seite Geschäftsadresse in den USA für Ihr Unternehmen.