Busque el nombre de su LLC en Sunbiz y mire lo que aparece. Para muchos dueños de pequeñas empresas en Florida, ahí está la puerta de su casa. La calle, el número de apartamento, todo. Y no se queda en Sunbiz. Hay sitios web que copian esos registros, así que la dirección que usted escribió en cinco minutos al abrir la empresa puede seguirla durante años.
Sunbiz es el sitio oficial del estado de Florida donde se registran las LLC (la forma de empresa más común en Estados Unidos) y donde cualquiera puede consultarlas gratis, sin cuenta. Florida decidió que los registros de empresas sean públicos, y eso no va a cambiar. Lo que sí puede cambiar es qué dirección va en cada línea. Algunas se cambian en minutos. Una es de verdad complicada, y se lo vamos a decir sin rodeos.
Esto es información general, no asesoría legal. Si su caso es poco común, vale la pena consultar a un abogado en Florida.
Dónde puede aparecer la dirección de su casa
- Dirección principal (principal office). El lugar desde donde realmente se dirige el negocio.
- Dirección postal (mailing address). Adonde el estado envía la correspondencia de su LLC.
- Dirección del agente registrado. El agente registrado es la persona o empresa que recibe demandas y notificaciones legales para su LLC. Si usted se nombró a sí mismo, aparece su dirección.
- Dirección del gerente o miembro autorizado. El informe anual incluye al menos una persona con autoridad para manejar la empresa, con nombre, cargo y dirección (s. 605.0212).
Hay una quinta que casi nadie recuerda. Florida trata el correo electrónico que usted le da al estado como registro público (División de Corporaciones). Use un correo de la empresa, no el personal.
Paso a paso para sacarla de su registro
Este es el orden que nosotros seguiríamos. La parte en línea casi siempre se hace de una sola vez.
- Búsquese. Escriba el nombre de su LLC en Sunbiz y abra el registro. Anote cada línea donde aparece su casa: dirección principal, postal, agente registrado, gerentes y el correo al final.
- Tenga lista la nueva dirección. Antes de mover la línea postal necesita un lugar donde llegue la correspondencia del estado. Sirve una dirección comercial, un coworking o una oficina real. Tenga a mano la forma exacta en que se escribe, con el número de suite o de buzón si lo tiene.
- Cambie la dirección postal y la principal. Entre el 1 de enero y el 1 de mayo, hágalo dentro de su informe anual y no le cuesta nada extra. En cualquier otro momento se hace con un informe anual enmendado, que cuesta $50 para una LLC. Lo explicamos en nuestra guía del informe anual.
- Cambie la dirección del gerente. Si solo quiere corregir la dirección que aparece junto a su nombre, Sunbiz tiene una página aparte para personas que ya figuran en el registro (cambio de dirección del gerente).
- Cambie el correo. También es público. Ponga uno de la empresa en el mismo trámite.
- Resuelva la línea del agente registrado, si es usted. Es un trámite aparte, con su propia tarifa, y significa nombrar a un servicio de agente registrado con dirección en Florida. Más abajo lo explicamos.
- Avísele al IRS. El IRS, la agencia de impuestos de Estados Unidos, no lee Sunbiz. Se le avisa con el Formulario 8822-B, que explicamos al final.
Sunbiz dice que los cambios en línea se publican en minutos. Después abra su registro otra vez y revise línea por línea, porque basta con olvidar un campo.
La dirección postal: la fácil
Florida permite que la dirección postal sea un apartado postal, una dirección comercial o incluso una dirección en otro país (instrucciones de Sunbiz). Poner aquí una dirección comercial es lo más normal del mundo. Si hoy aparece su casa en esta línea, es lo primero que conviene cambiar.
La dirección del gerente: más fácil de lo que parece
Muchos dueños creen que esta línea exige la dirección de la casa porque se trata de una persona. No es así. Las páginas de ayuda de Sunbiz para el informe anual aceptan incluso un apartado postal para los gerentes (ayuda del informe anual). Una dirección comercial sirve perfectamente.
El agente registrado: solo si es usted
Muchos dueños se nombran a sí mismos como agente registrado para ahorrar. Funciona, pero deja su dirección en el registro, y además tiene que ser una dirección de calle en Florida donde haya alguien presente, como mínimo de 10 a.m. a 12 del mediodía en días hábiles (s. 48.091).
Si prefiere no hacerlo, puede nombrar a un servicio de agente registrado. El cambio se hace en Sunbiz con su propio formulario y su propia tarifa. Prima no ofrece servicio de agente registrado, así que para esta línea necesitará otro proveedor.
La dirección principal: la zona gris
Esta es la línea difícil. La dirección principal es desde donde realmente se dirige el negocio, y Sunbiz dice, en mayúsculas, que "MUST BE A STREET ADDRESS". Nada de apartados postales.
¿Y si usted maneja la empresa desde un cuarto de su casa? La respuesta honesta es que, técnicamente, ese cuarto es su oficina principal. Una dirección de oficina virtual como la nuestra es una dirección de calle real, en un edificio real. Pero lleva un "#" y un número de buzón, como exige el correo de Estados Unidos (USPS) a los negocios que reciben correspondencia de otros, y no encontramos ninguna fuente oficial de Florida que diga si cuenta como dirección principal.
¿Qué hace la gente en la práctica? Algunos trabajan parte de la semana en un coworking o en una oficina real y ponen esa dirección, porque es cierta. Otros ponen una dirección de oficina virtual en la línea principal y en la postal, y asumen la zona gris. Nuestra opinión es simple: ponga el lugar que de verdad cumple la definición y, si tiene dudas, consulte a un abogado en Florida antes de presentar. Y recuerde que la mayor exposición suele estar en la línea postal, la del gerente y el correo, y esas dependen solo de usted.
Lo que no se puede borrar
Cambiar una dirección actualiza su registro actual. No borra el pasado. Sunbiz guarda imágenes de cada documento que usted presentó, así que un informe anual viejo con la dirección de su casa se puede seguir viendo. Es la parte frustrante, y por eso conviene cambiarla antes de su próximo trámite y no después.
Y hay una segunda capa. Muchos sitios web de datos de empresas copian los registros de Sunbiz, así que su dirección vieja puede seguir apareciendo en alguno de ellos. Muchos se actualizan con el registro del estado en su siguiente revisión, y algunos tienen un formulario para pedir la corrección. No podemos decirle qué tan rápido se pondrá al día cada uno. Pero una vez que Sunbiz está correcto, las copias tienen algo correcto que copiar.
Hay una excepción. La ley de registros públicos de Florida permite que ciertas personas, como policías y jueces en funciones o retirados y otras que la ley nombra, pidan que su dirección personal sea confidencial. El Departamento de Estado recibe esas solicitudes con el formulario DOS-119. La mayoría de los dueños de empresas no está en esos grupos.
Y después, el IRS
El IRS no lee Sunbiz. Para darle su nueva dirección postal o la nueva ubicación del negocio, se presenta el Formulario 8822-B, un formulario corto en papel. Luego vienen su banco, los clientes que le pagan, su sitio web y sus facturas.
Dónde encaja Prima
Prima le da a su LLC una dirección de calle en el 2125 de Biscayne Blvd, en Miami, que se escribe "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" más su número de buzón. Sirve para la línea postal y la del gerente sin ninguna zona gris. Nuestro equipo recibe su correspondencia en el edificio y usted ve la foto de cada sobre en la app. Antes de que podamos recibir correo a su nombre, el correo de Estados Unidos (USPS) exige un formulario corto llamado PS Form 1583, que usted firma en línea con un notario en una videollamada, incluido en todos los planes. Vea la dirección para su LLC en Florida o compare los planes. Para la línea del agente registrado, necesitará a otro proveedor.