Kann ich als Firma aus dem Ausland ein Postfach in den USA eröffnen?

Für eine P.O. Box müssen Sie mit zwei Ausweisdokumenten persönlich in die Filiale, und jemand muss die Post regelmäßig abholen. Aus Europa ist ein virtueller Briefkasten meistens praktischer.

Ist ein virtueller Briefkasten ein Postfach?

Nein. Ein Postfach ist ein Fach in einer Postfiliale ohne Straßenadresse, in das nur die US-Post liefert. Ein virtueller Briefkasten ist eine Straßenadresse mit Briefkastennummer, an die auch private Zusteller liefern.

Darf die Postanschrift meiner Florida LLC ein Postfach sein?

Ja. Florida erlaubt als Postanschrift ein Postfach. Eine Straßenadresse mit Briefkastennummer passt dort genauso, mit dem Vorteil, dass jemand Ihre Post annimmt und Ihnen zeigt.

Reicht ein Postfach fürs Impressum?

Nach Ansicht der IHK München und des Handelsverbands Schweiz nicht, weil eine Straßenadresse gefragt ist. Ob eine Adresse in Miami reicht, ist ebenfalls umstritten. Das entscheidet im Zweifel ein Anwalt.

Was kostet ein virtueller Briefkasten in den USA bei Prima Offices?

Heute $39 im Monat im Tarif Adresse, ohne Einrichtungsgebühr. Bei jährlicher Zahlung gibt es 2 Monate gratis.

Postfach USA für die Firma? Die Unterschiede

Vielleicht sind Sie hier gelandet, weil Sie nach den Vorteilen eines Postfachs gesucht haben, eines ganz normalen, für Ihre Firma in Dortmund, Salzburg oder St. Gallen. Dann gleich die ehrliche Antwort: Um ein Postfach bei der Post in Ihrem Land kümmert sich dieser Ratgeber nur am Rand. Dafür ist Ihre Postfiliale die richtige Adresse.

Aber vielleicht steckt hinter der Suche eine andere Frage. Sie haben Kunden in den USA, oder sogar eine LLC dort, und überlegen, ob ein Postfach in Amerika reicht. Genau darum geht es hier. Denn in den USA heißt Postfach etwas Bestimmtes, und daneben gibt es zwei Dinge, die im Deutschen gern durcheinandergeraten: der virtuelle Briefkasten und die Geschäftsadresse.

Erst mal zu Hause: was ein Postfach kann

Ein Postfach kennen Sie: ein Fach in der Postfiliale, in das Ihre Briefe statt in den Briefkasten an der Haustür kommen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Ihre Privatadresse muss nicht auf jedem Briefkopf stehen, die Post liegt sicher im Fach, und Sie holen sie ab, wann es Ihnen passt.

Die Grenze kennen viele erst, wenn es ums Impressum geht. Ein Postfach ist keine Straßenadresse. Die IHK München verlangt fürs Impressum eine Anschrift mit Straße, unter der Zustellungen möglich sind, und hält ein reines Postfach für nicht ausreichend. In der Schweiz sieht der Handelsverband das genauso. Die Einzelheiten, auch für Österreich, stehen in Impressum mit US-LLC: welche Adresse gehört hinein?

Diese Grenze zieht sich durch die ganze Geschichte. Und in den USA ist sie noch etwas schärfer.

Das Postfach in den USA: die P.O. Box

In den USA heißt das Postfach „P.O. Box“ und gehört dem USPS, dem United States Postal Service, also der US-Post. Im Prinzip funktioniert es wie bei uns. Für Firmen aus dem Ausland hat es aber drei Haken.

Nur die US-Post darf hineinliefern. Private Zusteller wie Kurier- und Paketdienste dürfen laut USPS nichts in eine P.O. Box legen. Schickt Ihnen ein Kunde Unterlagen per Kurier, kommen sie nicht an. Manche Postämter bieten an, das Fach zusätzlich mit der Straßenadresse der Filiale anzusprechen, damit auch private Zusteller liefern können. Das gibt es aber nicht überall.

Sie müssen persönlich hin. Wer eine P.O. Box eröffnet, bringt laut USPS ein Formular und zwei Ausweisdokumente in die Filiale, und zwar innerhalb von 30 Tagen nach der Reservierung. Dann gibt es die Schlüssel. Von Hamburg aus ist das schwierig.

Jemand muss die Post abholen. Eine P.O. Box zeigt Ihnen nicht, was drin liegt. Sie schickt nichts weiter und scannt nichts. Wer in Zürich sitzt, braucht also jemanden in der Nähe der Filiale, der regelmäßig vorbeischaut.

Eine P.O. Box hat trotzdem ihren Platz. Als Postanschrift einer LLC in Florida ist sie laut Sunbiz, dem Firmenregister des Bundesstaats, sogar ausdrücklich erlaubt. Nur wird sie eben nicht von selbst gelesen.

Der virtuelle Briefkasten

Hier wird es für Firmen im Ausland interessant. Ein virtueller Briefkasten ist eine Straßenadresse bei einem privaten Unternehmen, das Post für Sie annimmt. Bei der US-Post heißt so ein Unternehmen CMRA, kurz für Commercial Mail Receiving Agency. Es nimmt Ihre Post an, zeigt sie Ihnen online, scannt sie auf Wunsch und schickt sie weiter. Damit es das darf, unterschreiben Sie ein kurzes Formular der US-Post, das PS Form 1583. Was ein CMRA genau ist, erklärt Geschäftsadresse in den USA: was sie bringt und was nicht.

Die Unterschiede zur P.O. Box sind für Sie handfest:

Eine Straßenadresse statt einer Fachnummer, plus Ihre Briefkastennummer.
Auch private Zusteller liefern, weil es eine normale Adresse ist.
Kein Termin in einer Filiale. Das Formular 1583 lässt sich per Video unterschreiben.
Sie sehen Ihre Post von überall, als Foto und als Scan.

Genau das ist unser Tarif Adresse für $39 im Monat (Preis von heute): „2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #“ plus Ihre Briefkastennummer, Miami, FL 33137. Unser Team nimmt die Post im Gebäude an, Sie sehen jeden Umschlag noch am Tag der Erfassung als Foto in der App, und den Inhalt scannen wir auf Wunsch für $2,50 pro Umschlag. Für viele Firmen reicht das völlig, und wir finden, mehr muss man am Anfang auch nicht kaufen.

Ein Wort zur Sprache: Wenn wir „Briefkasten“ sagen, meinen wir diesen virtuellen Briefkasten, nicht den Kasten an Ihrer Haustür. Und wenn wir „Briefkastennummer“ sagen, meinen wir die Nummer, die Ihre Post Ihrem Konto zuordnet. Ein Postfach ist es nicht.

Die Geschäftsadresse, oder: der Briefkasten, der mitwächst

Jetzt die Überraschung. Für die US-Post ist eine Geschäftsadresse bei einem virtuellen Büro dasselbe wie ein virtueller Briefkasten, nämlich ein CMRA. Der Unterschied liegt in dem, was dahinter steht.

Bei uns bleibt die Adresse gleich, und es kommt Stück für Stück etwas dazu. Im Tarif Business ($89 im Monat) eine Telefonnummer in Miami, die auf Ihrem eigenen Telefon klingelt, Paketannahme und ein Dienstleistungsvertrag, den Sie als Adressnachweis vorlegen können. Im Tarif Executive ($199 im Monat) bis zu 10 Scheckeinreichungen im Monat auf Ihr eigenes US-Bankkonto und Stunden im Besprechungsraum im selben Gebäude. Sie wechseln den Tarif, nicht die Adresse auf Ihren Rechnungen.

Welche Lösung wofür

Mal ganz praktisch, nach Situation.

Sie wohnen in den USA oder haben dort jemanden, der zuverlässig abholt: Eine P.O. Box kann reichen, solange niemand eine Straßenadresse verlangt und keine Kuriere liefern.
Sie sitzen in Europa und wollen Ihre US-Post lesen: ein virtueller Briefkasten. Als Postanschrift Ihrer LLC, für den IRS (die US-Steuerbehörde) und für Kundenpost.
Sie brauchen dazu eine US-Nummer, Pakete oder einen Adressnachweis: dieselbe Adresse mit mehr Leistungen, also ein virtuelles Büro.
Sie brauchen einen Registered Agent: Das ist eine Person oder Firma im Gründungsstaat Ihrer LLC, die offizielle Zustellungen wie eine Klage annimmt. Das kann weder eine P.O. Box noch ein virtueller Briefkasten, und wir bieten es nicht an. Mehr dazu in Adresse für die US-LLC: welche Adresse wohin.

Eine Grenze gilt für alle drei. Banken und Zahlungsanbieter wollen meistens wissen, wo Ihr Geschäft tatsächlich stattfindet. Viele lehnen P.O. Boxes ab, manche auch virtuelle Adressen. Jede Bank und jede Plattform setzt eigene Regeln, fragen Sie also dort zuerst. Was einzelne Anbieter selbst schreiben, steht in US-Geschäftskonto der LLC: welche Adresse?

Wer alle Optionen nebeneinander sehen will, mit Privatadresse, Postfach und einem typischen Postdienst, findet sie im Vergleich.

Postfach, Briefkasten oder Geschäftsadresse: die Unterschiede in den USA