Usted ya hizo lo difícil. Abrió la empresa, consiguió el primer cliente en Estados Unidos o está a punto. Y ahora un formulario le pide una dirección en ese país. No una dirección cualquiera: una de calle, con código postal de cinco números. Usted vive en Lima, en Quito o en Rosario, y no piensa mudarse. ¿Se puede?
Se puede, y es más simple de lo que parece. Le explicamos cómo tener una dirección comercial en Estados Unidos sin vivir allí, paso a paso, con lo que cuesta y con lo que no puede hacer. Es información general, no asesoría legal ni tributaria.
Qué es, exactamente
Una dirección comercial es una dirección de calle en Estados Unidos donde una empresa recibe el correo de la suya. Usted no vive ahí ni trabaja ahí. La empresa que le presta la dirección recibe sus cartas, le muestra cada sobre y hace con él lo que usted le pida.
Al final de la dirección va un número que lo identifica a usted, con "#" o "PMB" delante. Es una regla del USPS, el servicio de correo de Estados Unidos (manual del USPS, 508.1.8). En Prima se ve así: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido de su número de buzón, Miami, FL 33137.
Algunos lo llaman oficina virtual, otros buzón virtual. La diferencia está en qué es una oficina virtual en Miami.
Paso 1: tenga claro para qué la quiere
De esto depende todo lo demás. Una dirección comercial en Estados Unidos sirve muy bien para:
- La dirección postal de su LLC en Sunbiz, el registro público de empresas de Florida. Una LLC es el tipo de empresa más común que abren los extranjeros allá.
- Las cartas del IRS, la agencia federal de impuestos, que escribe en papel a la dirección que usted le dio. Lo contamos en cómo recibir cartas del IRS viviendo fuera de EE. UU.
- Su sitio web, sus facturas, sus contratos y la correspondencia de sus clientes.
Y sirve mucho menos para verificar su identidad ante un banco. Eso lo vemos al final, porque merece su propio espacio.
Paso 2: elija dónde
Lo que conviene revisar antes de pagar:
- Que sea una dirección de calle, no un apartado postal en la oficina de correos (un P.O. Box). Muchos formularios piden expresamente una dirección física.
- Quién recibe el correo. Un equipo propio en el edificio, o un mostrador de terceros.
- Cómo lo ve usted. Foto de cada sobre, escaneos, y cuántos incluye el plan.
- Cómo se firma el Formulario 1583 (el paso 3) y si cuesta aparte.
- En qué idioma le contestan cuando algo sale mal.
Nuestra opinión, con el sesgo declarado: para alguien que vive fuera, importa más quién abre el sobre que la dirección en sí.
Paso 3: firme el Formulario 1583 desde su casa
Antes de que alguien reciba correo a su nombre, el USPS exige el PS Form 1583, una autorización de una página que dice "esta empresa puede recibir mi correo". Lo firma usted y, si el correo va a nombre de su LLC, agrega los datos de la empresa.
Le van a pedir dos identificaciones. Una con foto, y aquí su pasaporte sirve, sea del país que sea. Otra que pruebe dónde vive, como un contrato de arriendo o una póliza de seguro de vivienda. Las facturas de luz o agua ya no se aceptan desde enero de 2023.
La parte que confunde: un notario de su país no sirve. Desde mayo de 2024, el USPS acepta la firma ante la empresa que recibe su correo, en persona o por videollamada, o ante un notario con licencia en Estados Unidos (Federal Register, el diario oficial del gobierno de EE. UU.). En Prima usted firma en una videollamada con un notario en línea, desde el teléfono, y está incluido en todos los planes. Todos los detalles están en el Formulario 1583 del USPS en español.
Paso 4: entienda cómo le llega el correo
Aquí está la diferencia entre una dirección útil y una que solo existe en papel.
En Prima, cuando llega una carta, nuestro equipo le toma una foto al sobre y usted la ve en la app. Entonces elige:
- Abrir y escanear. Lee la carta en el teléfono. En el plan Dirección cada escaneo cuesta $2.50 por sobre, hasta 10 páginas, y el plan Empresa incluye 20 al mes y el Ejecutivo 50. Después, cada uno cuesta $2.50. El correo legal y del gobierno se escanea sin costo.
- Reenviar. Le mandamos los originales a su país. En cualquier plan, usted paga el envío del transportista más $5 de manejo por envío, y ve el costo total antes de confirmar.
- Guardar para retiro, si va a pasar por Miami. Las cartas se guardan gratis 30 días, y después cuestan $1 por carta al día.
- Destruir lo que no le sirve, como la publicidad.
Un caso hipotético. A Martín, que vive en Rosario, le llega un aviso del IRS un martes. El martes mismo ve el sobre en la app, pide el escaneo y se lo manda a su contador. Sin escaneo, ese mismo sobre habría cruzado el continente y llegado semanas después.
Paso 5: póngala a trabajar
Con el formulario aprobado, la dirección ya sirve. Póngala como dirección postal en Sunbiz (Florida permite que la dirección postal sea incluso un apartado postal, así que una dirección comercial encaja bien), en su web y en sus facturas. Para que el IRS la use, debe ser la dirección postal de su solicitud del EIN, el número que identifica a su empresa ante el IRS, o informarla después con el Formulario 8822-B.
Si su LLC es de Florida, lea si una oficina virtual puede ser la dirección de su LLC. Ahí explicamos qué línea de Sunbiz admite qué dirección.
Cuánto cuesta
Con Prima, los precios de hoy son:
- Dirección, $39 al mes: la dirección, foto de cada sobre, escaneos a $2.50 por sobre, el Formulario 1583 en línea y retiro en persona. Solo cartas y sobres.
- Empresa, $89 al mes: 20 escaneos al mes, hasta 5 paquetes al mes, un número de Miami que suena en su propio teléfono y un contrato de servicio como comprobante de dirección.
- Ejecutivo, $199 al mes: depósito de cheques en su banco de EE. UU. (hasta 10 al mes), 50 escaneos al mes, más paquetes, horas de sala de reuniones y hasta 3 empresas.
Con pago anual tiene 2 meses gratis, y no hay costo de activación. Los precios pueden cambiar con el tiempo, así que confírmelos en la página de precios.
Lo que no puede hacer
Esta parte conviene leerla antes de pagar.
No es una residencia. Es la dirección de su empresa. No le da domicilio personal, visa ni residencia en Estados Unidos.
Los bancos y las plataformas deciden. Cada banco y cada plataforma de pago tiene sus propias reglas, y varios quieren la dirección real desde donde usted dirige el negocio, que muchas veces es su casa en su país. Mercury, una plataforma bancaria digital muy usada por fundadores extranjeros, dice expresamente que no acepta direcciones virtuales ni de buzones como dirección de la empresa (requisitos de Mercury). Pregunte antes de usarla ahí. Lo repasamos plataforma por plataforma en qué dirección usar para la cuenta bancaria de la LLC.
No es su agente registrado. El agente registrado es la persona o empresa en Florida que recibe los documentos legales de su LLC, como una demanda. Prima no ofrece ese servicio.
No cambia su situación con los impuestos de su país. Su domicilio fiscal ante el SAT, la DIAN o ARCA sigue donde está. Para eso, hable con su contador.
Por dónde empezar
Vea qué incluye cada plan y cómo se activa en dirección comercial en Estados Unidos para su empresa. Y si lo que buscaba era un casillero para traer compras, le ahorramos tiempo: es otro servicio, y lo explicamos en casillero en Miami o dirección comercial.