Correspondência americana tem um jeito próprio de chegar. Envelope branco, janelinha de plástico, nenhum aviso antes. Pode ser um extrato do banco, um contrato assinado por um cliente ou uma carta do governo com prazo de resposta. E a sua empresa está lá, enquanto você está aqui, entre uma reunião em São Paulo e o almoço de domingo em Belém.
A pergunta que todo mundo faz é simples: como esse papel chega até mim? A resposta tem quatro paradas, e na maior parte das vezes o envelope nem precisa atravessar o oceano. Abaixo está cada uma, com o que custa e o que a gente controla, e também o que não controla.
Antes de tudo: a carta precisa achar a sua caixa
Uma carta só chega à sua conta se vier com o endereço certo: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido do seu número de caixa de correspondência, Miami, FL 33137. Sem o número, não há como saber de quem ela é.
E ela precisa estar no nome de alguém que está no seu PS Form 1583. Esse formulário é a autorização de uma página que o USPS, o correio dos Estados Unidos, exige para que uma empresa particular receba correspondência em nome de outra pessoa. Nele entram você, a sua empresa e quem mais vai receber cartas ali. Correspondência para quem não está no formulário não é aceita. Se um sócio novo entrou, inclua o nome dele antes que as cartas comecem a chegar. O guia do Form 1583 explica como fazer tudo online, sem cartório.
Depois, avise quem manda as cartas. O banco, os clientes e, se a sua empresa é uma LLC (a forma mais comum de empresa pequena nos EUA) na Flórida, o Sunbiz, o site oficial de empresas do estado. O IRS, a Receita Federal americana, tem um cadastro separado, e o caminho para mudar o endereço nele está em carta do IRS morando no Brasil.
Parada 1: a foto do envelope
A carta chega a Miami pelo correio ou por courier. Nossa equipe recebe no prédio, registra e fotografa o envelope por fora. A foto aparece na sua conta no mesmo dia do registro.
Parece pouco, mas é a parte que mais muda a rotina. Pela foto você vê o remetente e o tamanho do envelope, e decide o que fazer sem abrir nada. Propaganda você reconhece de longe. Um envelope do banco com cara de cartão, também.
Parada 2: a digitalização
Quando você quer ler o conteúdo, pede para abrir e digitalizar. A nossa equipe abre a carta e o arquivo aparece na sua conta para você ler no computador ou no celular.
- Plano Endereço: cada abertura e digitalização custa $2,50 por envelope, até 10 páginas.
- Planos Empresa e Executivo: 20 aberturas e digitalizações por mês no Empresa e 50 no Executivo. Depois, $2,50 por envelope, até 10 páginas.
- Envelopes com muitas folhas: em qualquer plano, cada página além da décima custa $0,20.
- Correspondência jurídica e do governo: digitalizada sem custo, em qualquer plano.
Nossa opinião: para quem mora no Brasil, a digitalização resolve quase tudo. Você lê a carta, encaminha o PDF para o contador e responde o que precisar. O original fica guardado em Miami, e cartas ficam guardadas sem custo por 30 dias, tempo de sobra para decidir se ele vai fazer falta. Depois disso, cada carta custa $1 por dia.
Parada 3: o reenvio para o Brasil
Às vezes alguém quer o papel em si. Um cartão do banco, um documento original que um órgão pediu, um contrato com assinatura a caneta que você quer guardar. Aí você pede o reenvio pelo app e informa o endereço, em qualquer país.
O custo tem duas partes:
- O frete da transportadora, que depende do peso, do destino e do serviço escolhido.
- O manuseio. $5 por envio, em qualquer plano, cobrados junto com o frete antes do envio.
Antes de confirmar, você vê o valor total. Se achar caro, cancela e deixa para depois, sem surpresa na fatura.
Quanto tempo leva? Sendo honesto, não dá para prometer. Depende da transportadora, do serviço que você escolher e da passagem pela alfândega brasileira, e nada disso está nas nossas mãos. O que a gente controla é o que acontece dentro do prédio.
Uma dica que economiza: cada envio paga o próprio frete. Então, em vez de mandar uma carta por semana, junte as que precisam ir em papel e mande tudo de uma vez.
E os pacotes?
Pacotes são outra conversa. O plano Endereço recebe só cartas e envelopes. O Empresa recebe até 5 pacotes por mês e o Executivo até 15, de até 25 lb (cerca de 11 kg) e 24 polegadas (uns 61 cm) no lado mais longo. Pacotes com cobrança na entrega ou com imposto de importação pendente são recusados se não vierem pré-pagos.
Se um pacote seguir para o Brasil, ele entra no país como qualquer encomenda internacional, pelas regras da Receita Federal brasileira. Não vamos arriscar números sobre impostos aqui, porque eles mudam e dependem do caso. Quem pode orientar é o seu contador.
E um aviso: o endereço não é para compras pessoais nem para mercadoria de revenda. Se era isso que você procurava, leia endereço nos EUA para empresa ou para compras?.
As cartas do governo merecem atenção especial
O IRS conversa com as empresas quase sempre por carta, e muitas trazem prazo. Por isso a correspondência do governo é digitalizada sem custo: para que ninguém deixe um aviso fechado por causa de uma taxa.
Quando a foto mostrar um remetente do governo, peça a digitalização no mesmo dia e mande o arquivo para o contador. Não espere para juntar com outras cartas num envio. O prazo corre do mesmo jeito enquanto a carta espera fechada. O guia carta do IRS morando no Brasil mostra quais cartas importam para uma LLC e o que acontece quando uma se perde.
Um mês na prática
Imagine a Marina, um caso hipotético. Ela mora em Fortaleza e tem uma LLC na Flórida que presta consultoria para empresas americanas. Num mês comum, chegam seis cartas.
Duas são propaganda, e a equipe recicla sem custo depois de postar a foto. Uma é do IRS, e ela digitaliza no mesmo dia, sem custo, e manda para o contador. Duas são do banco: um extrato, que ela digitaliza, e um envelope com o cartão novo, que ela deixa guardado. A última é um contrato assinado por um cliente de Chicago, que ela quer em papel.
No fim do mês, ela pede um envio só, com o cartão e o contrato juntos. Vê o frete na tela, confirma, e pronto. No plano Endereço, o mês ficou assim: uma digitalização de $2,50 (a do IRS saiu sem custo) e um manuseio de $5. São $7,50, mais o frete.
Se você for a Miami
A correspondência também pode esperar por você. Dá para retirar em pessoa no prédio, em horário comercial, e assim não paga frete nenhum. Vale combinar a viagem com o prazo de 30 dias em que as cartas ficam guardadas sem custo. Depois dele, cada carta guardada custa $1 por dia.
Por onde começar
Se você ainda não tem o endereço, endereço comercial nos EUA para a sua empresa mostra o que vem em cada plano. Para o passo a passo do cadastro até a primeira carta, leia escritório virtual em Miami: como funciona para quem mora no Brasil. E se quiser fazer a conta de quanto tudo isso custa num ano, veja quanto custa ter um endereço comercial nos EUA.