São onze da noite em Recife. O celular vibra em cima da mesa: "nova correspondência". Você abre o app e vê a foto de um envelope branco com o logo do IRS, que chegou em Miami naquela tarde. Ninguém precisou ligar para um primo em Orlando. Ninguém esqueceu a carta em cima da geladeira. Você toca em "digitalizar" e, quando a digitalização fica pronta, lê a carta inteira no computador, com um café do lado.
No fundo, é isso que um escritório virtual nos EUA faz por quem mora no Brasil. Abaixo está como funciona na prática, do cadastro ao dia em que você precisa do papel original em casa. E também o que ele não faz, porque essa parte evita muita dor de cabeça.
Um aviso antes: no Brasil, "escritório virtual" costuma ser um endereço fiscal para CNPJ, em São Paulo ou em qualquer outra cidade. Aqui o assunto é outro. É um endereço comercial em Miami para a empresa que você tem, ou vai ter, nos Estados Unidos.
Primeiro, o que é um escritório virtual nos EUA
É um endereço comercial com uma equipe por trás. A sua empresa usa o endereço no site, nas faturas e nos cadastros, as cartas chegam lá, e alguém recebe, registra e mostra cada uma para você.
O correio americano, o USPS, tem um nome oficial para quem faz esse trabalho: CMRA, sigla em inglês para uma empresa particular que recebe correspondência em nome dos clientes. Para o correio, tanto faz chamar de escritório virtual ou de caixa postal virtual. O serviço é o mesmo, e o que muda é o que vem junto, como telefone, pacotes e sala de reunião.
Passo 1: escolha o plano
São três. Os preços são os de hoje e ficam na página de preços.
- Endereço, $39 por mês. O endereço, a foto de cada envelope, aberturas e digitalizações a $2,50 por envelope e retirada em pessoa. Só cartas e envelopes.
- Empresa, $89 por mês. 20 digitalizações por mês, até 5 pacotes por mês, um número de Miami que toca no seu próprio telefone e contrato de serviço como comprovante de endereço.
- Executivo, $199 por mês. Depósito de cheques no seu banco nos EUA (até 10 por mês), 50 digitalizações por mês, até 15 pacotes, 4 horas de sala de reunião por mês e até 3 empresas na mesma conta.
Nossa opinião: para quem mora no Brasil e precisa receber as cartas do IRS e do estado da Flórida, o plano Endereço costuma bastar no começo. O Empresa passa a valer a pena quando chega muita correspondência, quando alguém pede um comprovante de endereço comercial ou quando você quer um telefone americano. Se quiser fazer a conta com calma, leia quanto custa ter um endereço comercial nos EUA.
Passo 2: o Form 1583, sem cartório
Logo depois de contratar, você faz o PS Form 1583. É uma autorização de uma página que o USPS exige para que uma empresa particular receba correspondência no seu nome. Sem ela, a carta volta para o correio.
Você vai precisar de dois documentos. Um com foto, e o passaporte brasileiro serve. Outro que prove onde você mora, e aqui mora a surpresa: o USPS não aceita conta de luz, água ou telefone desde janeiro de 2023. A lista oficial fala em contrato de aluguel, escritura e apólice de seguro da casa ou do carro, por exemplo. Ela não diz com clareza como um estrangeiro comprova o endereço com um documento do próprio país, então, se tiver dúvida, pergunte pelo WhatsApp antes de enviar.
E a assinatura? Não é no cartório. O USPS aceita a assinatura diante da própria empresa que recebe a correspondência ou diante de um notário com licença de um estado americano. Notário, nos EUA, é a pessoa autorizada pelo estado a confirmar que quem assina é mesmo quem diz ser. O tabelião brasileiro, por mais oficial que seja, não tem essa licença. Na Prima, você entra numa chamada de vídeo com um notário online com licença americana, mostra o passaporte e assina na tela. Está incluído em todos os planos.
O passo a passo completo, campo por campo, está no guia do Form 1583.
Passo 3: o seu número e onde usar o endereço
Com o formulário aprovado, o endereço é seu: "2125 Biscayne Blvd, Suite 300 #" seguido do seu número de caixa de correspondência, Miami, FL 33137. Escreva sempre com o número. Carta sem ele não tem como ser ligada à sua conta.
Daí em diante, ele vai para o site, as faturas e os contratos. Se você tem uma LLC na Flórida, pode entrar como endereço de correspondência no Sunbiz, o site oficial de empresas do estado. E se quiser que o IRS, a Receita Federal americana, mande as cartas para lá, o caminho é o Form 8822-B, que explicamos em carta do IRS morando no Brasil.
Passo 4: a carta chega, você vê a foto
A carta chega a Miami pelo correio, como qualquer outra. Nossa equipe recebe no prédio, registra o envelope e tira uma foto, que aparece na sua conta no mesmo dia do registro. Você vê o remetente e decide o que fazer:
- Abrir e digitalizar. A nossa equipe abre a carta e você lê o conteúdo digitalizado na sua conta. Carta jurídica e do governo é digitalizada sem custo.
- Reenviar. O original vai para o endereço que você indicar.
- Guardar para retirar. Útil se você vai a Miami em breve. As cartas ficam guardadas sem custo por 30 dias e, depois disso, custam $1 por carta por dia.
- Descartar. Para propaganda, que também chega.
Sendo honesto, o tempo que uma carta leva para chegar a Miami não depende da gente. Depende de quem mandou e do correio. O que a gente controla é o que acontece depois que ela entra no prédio.
Passo 5: quando você precisa do papel no Brasil
Na maior parte das vezes, a digitalização resolve. O original faz falta quando alguém pede o papel em si, e aí você pede o reenvio pelo app.
Em qualquer plano, o custo é o frete da transportadora mais $5 de manuseio por envio. Você vê o valor total antes de confirmar. Uma dica que economiza: como cada envio tem o seu frete, junte várias cartas e mande tudo de uma vez, em vez de uma por semana.
E se for um pacote, lembre que ele entra no Brasil como qualquer encomenda internacional, sujeito às regras da Receita Federal brasileira. Isso foge do nosso controle, e quem pode orientar sobre impostos é o seu contador.
O que um escritório virtual nos EUA não faz
Melhor saber agora do que descobrir depois.
- Não é agente registrado. A LLC da Flórida precisa de um agente registrado, a pessoa ou empresa que recebe processos judiciais em nome dela, com alguém no local em horário comercial. Não oferecemos esse serviço, nem abertura de LLC.
- Não garante conta em banco ou plataforma. Cada banco e cada plataforma tem a sua regra. A Mercury, por exemplo, diz que não aceita endereço virtual como endereço da empresa. Pergunte antes, e veja qual endereço usar para abrir conta da LLC.
- Não é redirecionador de compras. Não recebemos compras de lojas para mandar ao Brasil, nem estoque, dropshipping ou devoluções de lojas online.
- Não é residência. É um endereço comercial e não pode ser cadastrado no Google Maps como local da sua empresa.
- Não tem recepcionista. As ligações para o número de Miami tocam no seu próprio telefone, e quem atende é você. Em português, o nosso atendimento é pelo WhatsApp, com a Nina, nossa assistente virtual, a qualquer hora, e com a nossa equipe.
- Não substitui o contador. Imposto, aqui ou nos EUA, é conversa para um contador.
Se você quer ver o serviço inteiro numa página só, com os planos, está tudo em endereço comercial nos EUA para a sua empresa.